Какво точно мога да записвам в служебния досие на един служител?

Кои данни принадлежат на служебния файл и кои не

В служебния файл принадлежат данните, които са необходими за изпълнението на трудовото отношение: договорни данни, длъжност, заплата, данни за отсъствие и отпуск, оценки и преписка, свързана със служебното отношение. Данните, които не принадлежат там, са данни, които не служат за идентифицируема цел: бележки за личния живот на човек, мнения относно политически предпочитания, предположения за здравословното състояние, освен що е необходимо за управление на отсъствията, или копия на документ за самоличност, които се съхраняват по-дълго от времето, за което са поискани. Въпросът всеки път не е "може ли това случайно да е релевантно", а дали дадена информация е наистина необходима за конкретна, назована цел в рамките на трудовото отношение.

Това означава също, че файлът расте и се свива заедно с развитието: това, което е било релевантно при кандидатурата, може да стане излишно след назначението, а данни, които са регистрирани през период на болничен, не трябва да останат в файла без причина след като човекът се върне на работа. Колко дълго данните могат да се съхраняват след изтичане на целта, е описано в периодите на съхранение на служебни и кандидатурни данни. За специални данни, като здравни данни, се прилага по-строго условие, отколкото за обичайните служебни данни, и това условие е описано на страницата за основанията, на които обработката е разрешена.

От къде произтича това: член 5 и член 6 на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679

Че служебния файл остава ограничен до това, което е необходимо, произтича от член 5 на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679, в който са определени принципите на ограничаване на данните и ограничаване на съхранението: данните се съхраняват не по-дълго или по-широко, отколкото целта изисква. Дали дадена информация може вообще да се обработва, зависи от валидно основание, както е посочено в член 6 на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 — за повечето служебни данни това е необходимостта за изпълнението на трудовия договор. Тези два члена заедно определят обхвата на файла: без основание, тогава няма обработка; без цел, тогава няма съхранение. Органът по защита на данните дава допълнително обяснение за нидерландската практика, докато сърцевината на тези норми идва директно от самия регламент и следователно е еднаква във всяка държава членка.