qu'ai-je le droit d'enregistrer dans le dossier personnel d'un salarié

Ce qui doit et ne doit pas figurer dans un dossier de personnel

Un dossier de personnel doit contenir ce qui est nécessaire pour exécuter la relation de travail : données de contrat, fonction, salaire, données d'absence et de congé, évaluations et correspondance relative à l'emploi. Ce qui ne doit pas y figurer, ce sont des données qui ne servent pas un objectif identifiable : notes sur la vie privée d'une personne, opinions sur les préférences politiques, hypothèses sur la santé au-delà de ce qui est nécessaire pour la gestion des absences pour maladie, ou copies d'une pièce d'identité conservées plus longtemps que le motif pour lequel elles ont été demandées. La question n'est jamais « cela pourrait-il éventuellement être pertinent », mais si la donnée est réellement nécessaire à un objectif concret et identifiable au sein de la relation de travail.

Cela signifie aussi qu'un dossier s'étoffe et se réduit : ce qui était pertinent lors de la candidature peut devenir superflu après l'embauche, et les données enregistrées lors d'une période de maladie ne doivent pas rester sans raison dans le dossier une fois que la personne a repris le travail. La durée de conservation des données après que l'objectif a été atteint est décrite dans les délais de conservation des données de personnel et de candidature. Pour les données particulières, telles que les données de santé, des règles plus strictes s'appliquent qu'aux données de personnel ordinaires, et ces règles sont décrites sur la page concernant les bases légales sur lesquelles le traitement est autorisé.

D'où cela résulte : articles 5 et 6 du RGPD

Le fait qu'un dossier de personnel reste limité à ce qui est nécessaire résulte de l'article 5 du RGPD, qui établit les principes de minimisation des données et de limitation de la conservation : les données ne sont pas conservées plus longtemps ou plus largement que ce que l'objectif exige. Le traitement d'une donnée est en principe autorisé dépend d'une base légale valide comme énoncée à l'article 6 du RGPD — pour la plupart des données de personnel, c'est la nécessité d'exécuter le contrat de travail. Ces deux articles ensemble déterminent l'étendue du dossier : pas de base légale, pas de traitement ; plus d'objectif, plus de conservation. L'Autorité néerlandaise de protection des données fournit des précisions supplémentaires pour la pratique néerlandaise, tandis que le cœur de ces normes provient directement de la verordination elle-même et est donc identique dans chaque État membre.