mit rögzíthetek egy munkavállaló személyzeti nyilvántartásában

Mit kell és mit nem kell egy alkalmazotti dossziéba

Egy alkalmazotti dossziéba az tartozik, ami szükséges a munkaviszonyt végrehajtható állapotban tartásához: szerződésadatok, beosztás, bérkompenzáció, távolléti és szabadságadatok, értékelések és a munkaviszonyt érintő levelezés. Ami nem tartozik bele: olyan adatok, amelyeknek nincs igazolható céljuk: megjegyzések valakinek a magánéletéről, vélemények a politikai preferenciáról, feltételezések az egészségi állapotról a távolléti támogatáshoz szükségesnek túl, vagy azonosító okmányok másolatai, amelyeket azért hosszabb ideig őriznek meg, mint amit azokat bekértek. A kérdés mindig nem az, hogy "esetleg valaha releváns lehet-e", hanem hogy az adott adat valóban szükséges-e a munkaviszonyon belüli konkrét, megnevezendő célra.

Ez azt is jelenti, hogy egy dosszie növekedhet és zsugorodhat: ami a pályázat során releváns volt, alkalmazás után szükségtelen lehet, és az adatok, amelyeket egy betegszabadság alatt rögzítésre került, nem maradhatnak indok nélkül a dossziéban, miután az illető visszatér a munkához. Az adatok megtarthatóságának időtartama azon cél után, amelyre már nincs szükség, megtalálható itt: az alkalmazotti és pályázati adatok megtartási időtartama. Az érzékeny adatok, például az egészségi adatok esetében szigorúbb mérce vonatkozik, mint a közönséges alkalmazotti adatok esetében, és ez a mérce a az adatkezelés megengedett alapjai.

Ahonnan ez követezik: az AVG 5. és 6. cikkelye

Azt, hogy egy alkalmazotti dosszie korlátozott marad-e arra, ami szükséges, az AVG 5. cikkelyéből következik, amely az adatminimalizálás és tárolás korlátozásának elveit rögzíti: az adatokat nem tartják fenn tovább vagy szélesebb körben, mint amit a cél megkövetel. Hogy egy adatot egyáltalán feldolgozhat-e, az az AVG 6. cikkelyében felsorolt érvényes jogalaptól függ — az alkalmazotti adatok többsége esetében ez a munkaszerződés végrehajtásához szükséges. Ez a két cikk együtt határozza meg a dosszie terjedelmét: nincs jogsz, akkor nincs feldolgozás; nincs több cél, akkor nincs több tárolás. A Hollandiai Adatvédelmi Hatóság erre vonatkozóan további útmutatást nyújt a holland gyakorlathoz, míg ezeknek a normáknak az alapja közvetlenül a rendeletből ered, és ezért minden tagállamban azonos.