kaj lahko vse zabeležim v osebni spis zaposlenega

Kaj sodi in kaj ne sodi v osebno spremembo delavca

V osebno spremembo delavca sodijo podatki, ki so potrebni za izvajanje delovnega razmerja: podatki pogodbe, delovna funkcija, plača, podatki o odsotnosti in dopustu, ocene in dopisovanje v zvezi z delovno razmerjem. V to ne sodijo podatki, ki nimajo dokazljivega namena: beležke o zasebnem življenju osebe, mnenja o političnih preferencah, ugibanja o zdravju razen tega, kar je potrebno za upravljanje odsotnosti, ali kopije osebnih dokumentov, ki se hranijo dlje, kot so bili zahtevani. Vprašanje je vsakič ne »ali bi to lahko naključno postalo relevantno«, temveč ali je podatek res potreben za konkreten, naveden namen v okviru delovnega razmerja.

To pomeni tudi, da se datoteka povečuje in zmanjšuje: kar je bilo relevantno med prijavo, je lahko po zaposlitvi nepotrebno, in podatki, zbrani med boleznijo, ne spadajo brez razloga v datoteko potem, ko se oseba vrne k delu. Kako dolgo se lahko podatki hranijo potem, ko je namen prenehal, je opisano v rokov za hrambo osebnih podatkov in podatkov o kandidatih. Za posebne podatke, kot so zdravstveni podatki, velja strožji standard kot za navadne osebne podatke, in ta standard je opisan na strani o zakonitostnih podlagah za obdelavo.

Kje to izhaja: člen 5 in člen 6 GDPR

To, da osebna sprememba delavca ostane omejena na tisto, kar je potrebno, izhaja iz člena 5 GDPR, v katerem sta načeli minimizacije podatkov in omejenega časa hrambe: podatki se ne hranijo dlje ali obsežneje, kot to zahteva namen. Ali se podatek sploh lahko obdeluje, je odvisno od zakonite pravne podlage, kot je navedena v členu 6 GDPR — za večino osebnih podatkov je to nujnost za izvajanje delovne pogodbe. Zgornja dva člena skupaj določata obseg datoteke: brez zakonite podlage, potem ni obdelave; brez namena, potem ni več hrambe. Zavod za varstvo osebnih podatkov daje o tem nadaljnja pojasnila za prakso v Sloveniji, medtem ko je jedro teh norm neposredno iz uredbe same in je zato v vsaki državi članici enako.