Verandert de AVG dit jaar voor de software die u dagelijks gebruikt? Nee, de verordening zelf staat niet te wachten op een jaarlijkse update; die regels liggen vast. Wat wel verandert, is de praktijk eromheen: leveranciers van boekhoudpakketten, mailprogramma's en CRM-systemen voegen voortdurend nieuwe functies toe, wisselen van onderaannemer of passen hun verwerkersovereenkomst aan. Voor u als gebruiker betekent dat niet dat u opnieuw moet beginnen, maar wel dat het de moeite waard is om af en toe te controleren of de afspraken die u ooit maakte nog kloppen met wat de tool nu doet.
Dit is vooral relevant voor bedrijven die meerdere cloudtools naast elkaar gebruiken: een boekhoudpakket, een mailprovider, een planningstool, misschien een CRM. Elke aanbieder werkt op zijn eigen tempo aan zijn dienst, en niet elke wijziging wordt luid aangekondigd. Voor u telt vooral of een tool nog steeds doet wat u dacht dat hij deed toen u de verwerkersovereenkomst tekende.
De wet staat stil, de dienst niet
De AVG beschrijft wat een verwerker mag en moet doen met persoonsgegevens die u aanlevert, en wat er in een verwerkersovereenkomst hoort te staan. Die kern verandert niet ineens. Wat wel verandert, is de dienst zelf: een tool die vorig jaar alleen e-mails verstuurde, kan dit jaar een functie hebben die e-mails automatisch samenvat of concepten voorstelt. Zo'n functie kan gegevens op een andere manier gebruiken dan waarvoor u ooit akkoord ging in de verwerkersovereenkomst. De verordening vraagt dan niet om een nieuwe wet, maar wel om een nieuwe blik op een bestaande overeenkomst.
Functies die stilletjes bijkomen
De meest zichtbare verandering van de laatste tijd zit in tools die kunstmatige intelligentie toevoegen aan iets wat u al gebruikte: een tekstsuggestie in uw mailprogramma, een automatische samenvatting van een vergadering, een chatfunctie in uw CRM. Zulke functies worden vaak automatisch aangezet bij een update, zonder dat u er expliciet voor kiest. Of en hoe zo'n functie persoonsgegevens verwerkt, en of dat binnen de bestaande verwerkersovereenkomst valt, is iets wat u per tool moet nagaan. per veelgebruikte tool nazoeken hoe die met gegevens omgaat geeft daar een eerste richting voor, met de vindplaats van de regel erbij.
Wat er in een verwerkersovereenkomst kan verschuiven
Naast functies verandert er soms iets aan de overeenkomst zelf. Leveranciers werken met sjablonen die zij periodiek bijwerken, bijvoorbeeld omdat ze een nieuwe onderaannemer inschakelen, hun serverlocatie wijzigen, of hun beveiligingsmaatregelen aanpassen. Zulke wijzigingen komen meestal met een melding per e-mail of een banner in de applicatie, maar worden lang niet altijd gelezen. Een verwerkersovereenkomst die twee jaar geleden akkoord was, hoeft dat nu niet meer automatisch te zijn. Het is aan u om te beoordelen of de nieuwe versie nog aansluit bij wat u met die tool doet, en wat dat betekent voor de maatregelen die aan uw gegevens gekoppeld zijn.
Wat dit concreet betekent voor uw bedrijf
Voor de meeste mkb-bedrijven komt dit neer op een terugkerend, klein onderhoudsmomentje: een keer per jaar nalopen welke tools u gebruikt, of de verwerkersovereenkomst nog actueel is, en of er functies zijn bijgekomen die u niet kende. Dat is geen juridische exercitie, eerder een check die u samen met wie de software beheert kunt doen. Bij twijfel over de precieze uitleg van een bepaling in een overeenkomst, of over de vraag of een nieuwe functie binnen de bestaande afspraken past, ligt het voor de hand om de leverancier zelf te vragen, of een jurist of de Autoriteit Persoonsgegevens te raadplegen.
Waar u dit terugvindt
Wij houden een bibliotheek van bekende SaaS-tools bij en vermelden waar iets in de tekst van de AVG of in een richtsnoer van de EDPB of de Autoriteit Persoonsgegevens vandaan komt, zodat u het zelf kunt nalezen. hoe die vindplaatsen tot stand komen legt uit hoe dat proces werkt. Zodra er in een tool die u gebruikt iets verandert dat uw situatie raakt, is dat iets wat via een abonnement wordt gesignaleerd; de kennisbank zelf blijft gratis te raadplegen voor iedereen.
Wilt u weten of dit voor uw bedrijf van belang is? Doe de gratis quick-scan of blader door de meest gestelde vragen over software en de AVG om te zien waar uw situatie om vraagt.