wat mag ik allemaal vastleggen in het personeelsdossier van een werknemer

Wat wél en wat niet in een personeelsdossier hoort

In een personeelsdossier hoort wat nodig is om de arbeidsrelatie te kunnen uitvoeren: contractgegevens, functie, salaris, verzuim- en verlofgegevens, beoordelingen en correspondentie over de dienstbetrekking. Wat er niet in hoort, zijn gegevens die geen aanwijsbaar doel dienen: aantekeningen over iemands privéleven, meningen over politieke voorkeur, aannames over gezondheid buiten wat voor verzuimbegeleiding nodig is, of kopieën van een identiteitsbewijs die langer bewaard worden dan waarvoor ze zijn opgevraagd. De vraag is telkens niet "mag dit toevallig weleens relevant zijn", maar of het gegeven daadwerkelijk nodig is voor een concreet, benoembaar doel binnen de arbeidsrelatie.

Dat betekent ook dat een dossier meegroeit en meekrimpt: wat bij de sollicitatie relevant was, kan na indiensttreding overbodig zijn, en gegevens die tijdens een ziekteperiode zijn vastgelegd horen niet zonder reden in het dossier te blijven staan nadat iemand weer werkt. Hoe lang gegevens bewaard mogen worden nadat het doel is vervallen, staat beschreven bij de bewaartermijnen voor personeels- en sollicitatiegegevens. Voor bijzondere gegevens, zoals gezondheidsgegevens, geldt een strengere lat dan voor gewone personeelsgegevens, en die lat wordt beschreven op de pagina over de grondslagen waarop verwerking is toegestaan.

Waar dit uit volgt: artikel 5 en artikel 6 AVG

Dat een personeelsdossier beperkt blijft tot wat nodig is, volgt uit artikel 5 van de AVG, waarin de beginselen van dataminimalisatie en opslagbeperking zijn vastgelegd: gegevens worden niet langer of ruimer bewaard dan het doel vereist. Of een gegeven überhaupt verwerkt mag worden, hangt af van een geldige grondslag zoals genoemd in artikel 6 van de AVG — voor de meeste personeelsgegevens is dat de noodzaak voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Deze twee artikelen samen bepalen de omvang van het dossier: geen grondslag, dan geen verwerking; geen doel meer, dan geen bewaring meer. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft hierover nadere duiding voor de Nederlandse praktijk, terwijl de kern van deze normen rechtstreeks uit de verordening zelf komt en dus in elke lidstaat gelijk is.