Svaret på frågan vad ett register över behandlingsverksamhet kostar är aldrig ett fast belopp. Kostnaderna beror på tre val: för du själv registret med en mall, använder du ett system som fyller i och övervakar det för dig, eller låter du en rådgivare upprätta det? Att föra det själv kostar inga pengar men väl tid, ett prenumerationssystem på ett system kostar vanligtvis ett fast belopp per månad, och rådgivning debiteras normalt per timme.
Vad som i slutändan avgör priset är inte lagen själv – GDPR föreskriver inget pris, bara en skyldighet att dokumentera behandlingar – utan omfattningen av er egen situation: hur många behandlingar ni har, hur många SaaS-verktyg ni använder, och om ni bara vill ha en lista eller även övervakning av databehandlaravtal och de lagstadgade tidsfristerna.
Var kostnaden kommer från
Ett register över behandlingsverksamhet är i sitt väsen en översikt: vilka personuppgifter ni behandlar, för vilket syfte, via vilka verktyg, och hur länge ni lagrar dem. Att upprätta det kostar främst tid: ni måste gå igenom er egen verksamhet, från löneadministration till webbutik. Den tiden är den första och oundvikliga kostnadsposten, oavsett vilken väg ni väljer.
Därefter kommer frågan om ni gör denna inventering en gång eller håller den löpande uppdaterad. Ett register som aldrig uppdateras efter att det upprättats förlorar sitt värde så snart ni anskaffar ett nytt verktyg eller byter databehandlare. Denna underhållsbörda är där de flesta företag underskattar kostnaderna. I kunskapsbanken med förklaringar per ämne finns den lagstadgade grunden med hänvisningen till GDPR själv.
Föra det själv: ingen faktura, men väl tid
Ett Excel-ark eller Word-dokument kostar ingenting att anskaffa. Räkningen kommer på ett senare tillfälle: vid varje förändring i er verktygsmiljö, varje ny typ av databehandling, eller varje fråga från en kund eller tillsynsmyndighet måste ni själva kontrollera om registret fortfarande stämmer. För ett personföretag med ett begränsat antal behandlingar är det överskådligt. För ett företag med flera avdelningar, ett HR-system, ett CRM och en webbutik växer denna tidsinvestering snabbt, och just där uppstår de luckor som först kommer fram vid en inspektion eller ett begäran från ett registrerat objekt.
Ett system som fyller i och övervakar registret
Den andra vägen är ett prenumerationssystem på ett system som fyller i registret från ett bibliotek av välkända SaaS-verktyg, och som automatiskt inkluderar databehandlaravtalen och de lagstadgade tidsfristerna. Priset för detta är ett fast, enkelt belopp per månad i stället för oförutsägbara timmar. Vad som normalt avgör storleken är antalet behandlingar och använd funktionalitet: enbart registret, eller även dokumentsamlingen och övervakningen omkring det. Den aktuella översikten hittar ni på sidan med priser och vad som ingår där. Kunskapsbanken, kontrollen av ett databehandlaravtal och beslutsträdet för ett dataintrång förblir gratis och kan konsulteras utan konto.
När en rådgivare är nödvändig
Det finns situationer där ett register ensamt inte räcker: komplexa behandlingar, känsliga uppgifter i stor omfattning, eller osäkerhet om den lagliga grunden. Då är skräddarsydd juridisk rådgivning en verklig del av kostnaderna, vid sidan om själva registret. Ett system som gdpria.eu ger vägledning och struktur baserat på GDPR och riktlinjerna från EDPB och Datainspektionen, med hänvisningen inkluderad, men avgör inte för er och ersätter ingen jurist eller tillsynsmyndighet när situationen kräver det.
Vad beloppet i slutändan ger er
Kostnaderna för ett behandlingsregister är alltså inte en enda siffra, utan summan av tid, funktionalitet och ibland även rådgivning. Det du får i gengäld är en aktuell översikt som du omedelbar kan visa för en kund, en försäkringsgivare eller vid en upphandling, i stället för något som du måste rekonstruera under tidspress. På sidan som förklarar var informationen kommer från visas hur kopplingen mellan lagstiftningen och registret skapas.
Vill du se vad detta betyder för ditt eget företag innan du fastställer något? Se först på de kostnadsfria avsnitten i kunskapsbanken, eller skapa ett affärskonto för att få registret ifyllt direkt från dina egna verktyg.