Svaret på spørgsmålet om, hvad et behandlingsregister koster, er aldrig et fast beløb. Omkostningerne afhænger af tre valg: fører du registeret selv ved hjælp af en skabelon, bruger du et system, der udfylder og overvåger det for dig, eller lader du det udarbejde af en rådgiver. Selv at føre det koster ingen penge, men kræver tid, et abonnement på et system koster normalt et fast beløb pr. måned, og rådgivning opkræves som regel pr. time.
Hvad der i sidste ende bestemmer prisen, er ikke loven selv – GDPR'en foreskriver ingen takst, kun en forpligtelse til at dokumentere behandlinger – men omfanget af din egen situation: hvor mange behandlinger du har, hvor mange SaaS-værktøjer du bruger, og om du kun ønsker en liste eller også overvågning af behandleraftaler og de lovpligtige frister.
Hvor beløbet kommer fra
Et behandlingsregister er i sin essens et overblik: hvilke persondata du behandler, med hvilket formål, via hvilke værktøjer, og hvor længe du opbevarer dem. At udarbejde det kræver primært tid: du skal gennemgå din egen forretningsdrift, fra lønregnskab til webshop. Den tid er det første og uundgåelige udgiftspost, uanset hvilken vej du vælger.
Derefter kommer spørgsmålet om, hvorvidt du foretager den pågældende registrering engangsvis eller holder den løbende opdateret. Et register, der efter udarbejdelsen aldrig opdateres igen, mister sin værdi, så snart du anskaffer et nyt værktøj eller skifter behandler. Denne vedligeholdelsebyrde er, hvor de fleste virksomheder undervurderer omkostningerne. I videnbanken med forklaringer emne for emne finder du det lovpligtige grundlag igen, med henvisningen til GDPR'en selv.
Selv at føre det: ingen faktura, men vel tid
Et Excel-regneark eller Word-dokument koster intet at anskaffe. Regningen kommer på et andet tidspunkt: hver gang der sker ændringer i dit værktøjsæt, hver gang der er en ny type databehandling, eller hver gang en kunde eller tilsynsmyndighed spørger, skal du selv kontrollere, om registeret stadig er korrekt. For en enkeltmandsvirksomhed med et begrænset antal behandlinger kan det overblikkes. For en virksomhed med flere afdelinger, et HR-system, et CRM og en webshop vokser den tidsinvestering hurtigt, og det er netop der, hvor hullerne opstår, som først bliver synlige ved en kontrol eller en anmodning fra en registreret.
Et system, der udfylder og overvåger registeret
Den anden vej er et abonnement på et system, der udfylder registeret ud fra et bibliotek af kendte SaaS-værktøjer, og som automatisk inkluderer behandleraftaler og de lovpligtige frister. Prisen på det er et fast, overskueligt beløb pr. måned i stedet for uforudsigelige timer. Hvad der bestemmer beløbets størrelse, er normalt antallet af behandlinger og de anvendte funktioner: kun registeret, eller også dokumentsættet og overvågningen omkring det. Du finder det aktuelle overblik på siden med priser og hvad der er inkluderet. Vidensbanken, kontrollen af en behandleraftale og beslutningstrækket for et databrud forbliver gratis og tilgængelige uden konto.
Når en rådgiver er nødvendig
Der er situationer, hvor et register alene ikke er tilstrækkeligt: komplekse behandlinger, følsomme data i stort omfang, eller tvivl om det lovpligtige grundlag. I så fald er juridisk rådgivning på skrift en reel del af omkostningerne, ud over registeret selv. Et system som gdpria.eu giver vejledning og struktur på grundlag af GDPR'en og retningslinjerne fra EDPB og Datatilsynet, med henvisningen inkluderet, men træffer ikke afgørelse for dig og erstatter ikke en jurist eller tilsynsmyndigheden, når situationen giver anledning til det.
Hvad beløbet til sidst giver dig
Omkostningerne ved et behandlingsregister er således ikke ét tal, men summen af tid, funktionalitet og undertiden rådgivning. Det, du får i modsætning, er et aktuelt overblik, som du øjeblikkeligt kan vise til en kunde, en forsikringsselskab eller ved en udbud, i stedet for noget, du skal rekonstruere under tidspres. På den side, der forklarer, hvor oplysningerne kommer fra vises, hvordan forbindelsen mellem lovteksten og registeret etableres.
Vil du se, hvad det betyder for din egen virksomhed, før du fastsætter noget? Se først de gratis emner i vidensbanken, eller opret en erhvervskonto for at få registeret udfyldt direkte fra dine egne værktøjer.