Vastaus kysymykseen, mitä prosessointirekisteri maksaa, ei ole koskaan yksi kiinteä summa. Kustannukset riippuvat kolmesta valinnasta: pidätkö rekisteriä itse mallipohjalla, käytätkö järjestelmää, joka täyttää ja valvoo sitä puolestasi, vai annatko asiantuntijan laatia sen. Oman pitämisen hinta on nolla euroa, mutta se vie aikaa; tilauspalvelun järjestelmälle maksetaan yleensä kiinteä kuukausimaksu, ja neuvonta laskutetaan tavallisesti tuntiperusteisesti.
Mitä hinta lopulta määrää, ei ole itse lainsäädäntö – GDPR ei määrää tariffia, vain velvollisuuden dokumentoida prosessointi – vaan oman tilanteen laajuus: kuinka monia prosessointeja sinulla on, kuinka monta SaaS-työkalua käytät, ja haluatko pelkän luettelon vai myös prosessointisopimuksista ja lainmukaisten määräaikojen valvonnan.
Mistä summa tulee
Prosessointirekisteri on pohjimmiltaan katsaus: mitä henkilötietoja käsittelet, miksi, millä työkaluilla ja kuinka kauan säilytät niitä. Sen laatiminen vie pääasiassa aikaa: sinun on käytävä läpi oma liiketoimintasi, palkanlaskennasta verkkokauppaan. Tuo aika on ensimmäinen ja väistämätön kuluerä riippumatta siitä, mitä reittiä valitset.
Sitten tulee kysymys, teetkö kyseisen inventaarion kerran vai pidätätkö sitä jatkuvasti ajan tasalla. Rekisteri, jota ei päivitetä sen jälkeen, kun se on laadittu, menettää arvonsa heti, kun hankitaan uuden työkalun tai vaihdetaan prosessoijaa. Tämä ylläpitovelvoite on se, missä useimmat yritykset aliarvioivat kustannukset. Kohdassa tietopankista, jossa on selitys aihealueittain löydät lainsäädännöllisen perustan, mukaan lukien viittauksen GDPR:n itsensä.
Oman pitämisen: ei laskua, mutta aikaa
Excel-taulukko tai Word-asiakirja ei maksa mitään hankinnan kannalta. Lasku saapuu muulla hetkellä: jokaisen muutoksen kohdalla työkalusi tarjontaan, jokaisen uuden tietokäsittelyn tyypin kohdalla tai jokaisen asiakkaan tai valvontaviranomaisen kysymyksen kohdalla sinun on itse tarkistettava, vastaavatko rekisteri vielä todellisuutta. Yhden henkilön yrityksessä pienellä määrällä prosessointia se on hallittavissa. Yritys, jossa on useita osastoja, HR-järjestelmä, CRM ja verkkokauppa, näiden tuntien investointi kasvaa nopeasti, ja juuri silloin syntyvät puutteet, jotka tulevat ilmi vasta tarkastuksen tai betrokkaan pyynnön yhteydessä.
Järjestelmä, joka täyttää ja valvoo rekisteriä
Toinen reitti on tilauspalvelu järjestelmälle, joka täyttää rekisterin tunnettujen SaaS-työkalujen kirjastosta ja ottaa prosessointisopimukset ja lainmukaisten määräaikojen valvonnan automaattisesti mukaan. Sen hinta on kiinteä, selkeä kuukausimaksu epävarmojen tuntien sijaan. Sitä määrää yleensä prosessointien määrä ja käytetyt toiminnot: pelkkä rekisteri vai myös asiakirjakokonaisuus ja sen ympärillä oleva valvonta. Nykyisen hinnaston löydät osoitteesta hinnoittelu- ja sisältösivulta. Tietovaranto, prosessointisopimuksen tarkistus ja tietovuodon ratkaisupuu jäävät tässä yhteydessä ilmaisiksi ja vaatimuksetta käyttää.
Milloin asiantuntija on tarpeen
On tilanteita, joissa rekisteri yksin ei riitä: monimutkaiset prosessoinnit, arkaluonteiset tiedot laajassa mittakaavassa tai epävarmuus lainsäädännöllisestä perusteesta. Silloin räätälöity oikeudellinen neuvonta on todellinen osa kustannuksia rekisterin ohella. Järjestelmä kuten gdpria.eu antaa selitykset ja rakenteen GDPR:n ja EDPB:n ja Tietosuojaviranomaisen ohjeistusten pohjalta, mukaan lukien viittaukset, mutta ei päätä sinulle puolestasi eikä korvaa oikeustieteen asiantuntijaa tai valvontaviranomaista silloin, kun tilanne sitä vaatii.
Mitä summa lopulta tarkoittaa sinulle
Käsittelyrekisterin kustannukset eivät siis ole yksi luku, vaan ajan, toiminnallisuuden ja joskus neuvonnan summa. Mitä saat vastineeksi, on ajantasainen yleiskatsaus, jonka voit näyttää suoraan asiakkaalle, vakuuttajalle tai hankintakilpailussa sen sijaan, että joudut rekonstruoimaan sitä aikapaineen alla. Osoitteessa sivu, joka selittää, mistä tiedot tulevat käy ilmi, miten linkitys säädösten ja rekisterin välille muodostuu.
Haluatko nähdä, mitä tämä merkitsee juuri omalle yrityksellesi ennen kuin kirjoitat mitään muistiin? Katso ensin ilmaisia aiheita tietovarastosta, tai luo liikeyrityksen tili täytä rekisteri suoraan omista työkaluistasi.