Η απάντηση στο ερώτημα ποιο είναι το κόστος ενός μητρώου επεξεργασίας δεν είναι ποτέ ένα σταθερό ποσό. Τα κόστη εξαρτώνται από τρεις επιλογές: διατηρείτε το μητρώο μόνοι σας με ένα πρότυπο, χρησιμοποιείτε ένα σύστημα που το συμπληρώνει και το παρακολουθεί για εσάς, ή το αναθέτετε σε έναν σύμβουλο. Η αυτόματη διατήρηση δεν κοστίζει χρήματα αλλά χρόνο, ένα δελτίο συνδρομής σε ένα σύστημα κοστίζει συνήθως ένα σταθερό ποσό ανά μήνα, και η συμβουλή χρεώνεται συνήθως ανά ώρα.
Αυτό που καθορίζει τελικά την τιμή δεν είναι ο νόμος αυτός καθαυτός – το GDPR δεν ορίζει κανένα κόστος, μόνο μια υποχρέωση καταγραφής των επεξεργασιών – αλλά η έκταση της δικής σας κατάστασης: πόσες επεξεργασίες έχετε, πόσα SaaS εργαλεία χρησιμοποιείτε, και αν θέλετε μόνο ένα κατάλογο ή επίσης την παρακολούθηση των συμφωνιών επεξεργασίας και των νόμιμων προθεσμιών.
Από πού προέρχεται το ποσό
Ένα μητρώο επεξεργασίας είναι στην ουσία ένα περίγραμμα: ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργάζεστε, για ποιο σκοπό, μέσω ποιων εργαλείων, και για πόσο καιρό τα φυλάσσετε. Η σύνταξή του κοστίζει κυρίως χρόνο: πρέπει να ελέγξετε τη δική σας επιχειρησιακή λειτουργία, από τη διαχείριση μισθοδοσίας έως τον ηλεκτρονικό κατάστημα. Αυτός ο χρόνος είναι το πρώτο και αναπόφευκτο κοστολόγιο, ανεξάρτητα από το ποια διαδρομή επιλέγετε.
Στη συνέχεια προκύπτει το ερώτημα εάν κάνετε αυτή την απογραφή εφάπαξ ή τη διατηρείτε συνεχώς ενημερωμένη. Ένα μητρώο που δεν ενημερώνεται ποτέ μετά τη σύνταξή του, χάνει την αξία του δεν μόλις αποκτήσετε ένα νέο εργαλείο ή αλλάξετε επεξεργαστή. Αυτό το φορτίο συντήρησης είναι όπου τα περισσότερα επιχειρήματα υποτιμούν τα κόστη. Στο χώρο γνώσης με επεξήγηση ανά θέμα θα βρείτε τη νομική βάση, μαζί με τη θέση του στο GDPR.
Αυτόματη διατήρηση: χωρίς τιμολόγιο, αλλά με χρόνο
Ένα φύλλο Excel ή ένα έγγραφο Word δεν κοστίζει τίποτα για την απόκτηση. Ο λογαριασμός έρχεται σε ένα άλλο σημείο: σε κάθε αλλαγή στη σύνθεσή σας με εργαλεία, κάθε νέο είδος επεξεργασίας δεδομένων, ή κάθε ερώτηση από έναν πελάτη ή εποπτική αρχή πρέπει να ελέγξετε μόνοι σας εάν το μητρώο εξακολουθεί να ισχύει. Για μια δραστηριότητα ενός ατόμου με περιορισμένο αριθμό επεξεργασιών, αυτό είναι κατανοητό. Για μια εταιρεία με πολλά τμήματα, ένα σύστημα HR, ένα CRM και ένα ηλεκτρονικό κατάστημα, αυτή η επένδυση χρόνου αυξάνεται γρήγορα και ακριβώς εκεί δημιουργούνται τα κενά που αποκαλύπτονται μόνο σε έλεγχο ή σε αίτημα ενός υποκειμένου δεδομένων.
Ένα σύστημα που συμπληρώνει και παρακολουθεί το μητρώο
Η δεύτερη διαδρομή είναι ένα δελτίο συνδρομής σε ένα σύστημα που συμπληρώνει το μητρώο από μια βιβλιοθήκη γνωστών εργαλείων SaaS και που αυτόματα περιλαμβάνει τις συμφωνίες επεξεργασίας και τις νόμιμες προθεσμίες. Η τιμή αυτού είναι ένα σταθερό, κατανοητό ποσό ανά μήνα αντί απρόβλεπτων ωρών. Αυτό που καθορίζει το ύψος είναι συνήθως ο αριθμός των επεξεργασιών και η χρησιμοποιούμενη λειτουργικότητα: μόνο το μητρώο, ή επίσης το σύνολο εγγράφων και την παρακολούθηση γύρω από αυτό. Τη τρέχουσα επισκόπηση θα βρείτε στο σελίδα με τις τιμές και τι περιέχεται σε αυτές. Η ήρεμη βάση δεδομένων, ο έλεγχος σε μια συμφωνία επεξεργασίας και το δέντρο αποφάσεων για μια παραβίαση δεδομένων παραμένουν ελεύθερα και χωρίς λογαριασμό να διαβαστούν.
Όταν χρειάζεται ένας σύμβουλος
Υπάρχουν καταστάσεις όπου ένα μητρώο μόνο δεν αρκεί: σύνθετες επεξεργασίες, ευαίσθητα δεδομένα σε μεγάλη κλίμακα, ή αμφιβολία σχετικά με τη νόμιμη βάση. Τότε η νομική συμβουλή που προσαρμόζεται είναι ένα πραγματικό στοιχείο του κόστους, εκτός από το ίδιο το μητρώο. Ένα σύστημα όπως το gdpria.eu παρέχει σαφήνεια και δομή βάσει του GDPR και των κατευθυντήριων γραμμών του ΕΔΔΥΛ και της Αρχής Προστασίας Δεδομένων, με τη θέση του ακόμα, αλλά δεν αποφασίζει για εσάς και δεν αντικαθιστά έναν δικηγόρο ή τη ρυθμιστική αρχή όταν η κατάσταση το δικαιολογεί.
Ποιο είναι το ποσό που σας αποδίδει τελικά
Το κόστος ενός μητρώου δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεν είναι λοιπόν ένας μόνο αριθμός, αλλά το άθροισμα του χρόνου, της λειτουργικότητας και, μερικές φορές, της συμβουλευτικής. Αυτό που λαμβάνετε αντικατάστασης είναι μια τρέχουσα επισκόπηση που μπορείτε να παρουσιάσετε άμεσα σε έναν πελάτη, έναν ασφαλιστή ή σε μια διαδικασία ανάθεσης, αντί για κάτι που πρέπει να ανακατασκευάσετε υπό χρονική πίεση. Στο η σελίδα που εξηγεί τη προέλευση των πληροφοριών φαίνεται πώς δημιουργείται η σύνδεση μεταξύ του κειμένου του νόμου και του μητρώου.
Θέλετε να δείτε τι σημαίνει αυτό για την δική σας επιχείρηση πριν καθορίσετε κάτι; Δείτε πρώτα τα δωρεάν θέματα στη βάση γνώσης, ή δημιουργήστε έναν επαγγελματικό λογαριασμό για να γεμίσει το μητρώο άμεσα από τα δικά σας εργαλεία.