Die Antwort auf die Frage, was ein Verarbeitungsverzeichnis kostet, ist niemals ein fester Betrag. Die Kosten hängen von drei Entscheidungen ab: Verwalten Sie das Verzeichnis selbst mit einer Vorlage, nutzen Sie ein System, das es für Sie ausfüllt und überwacht, oder lassen Sie es von einem Berater erstellen. Eigenständige Verwaltung kostet kein Geld, aber Zeit, ein Systemabonnement kostet normalerweise einen festen Betrag pro Monat, und Beratung wird üblicherweise pro Stunde berechnet.
Was den Preis letztendlich bestimmt, ist nicht das Gesetz selbst – die DSGVO schreibt kein Tarif vor, sondern nur eine Verpflichtung, Verarbeitungen zu dokumentieren – sondern der Umfang Ihrer Situation: wie viele Verarbeitungen Sie haben, wie viele SaaS-Tools Sie nutzen, und ob Sie nur eine Liste wollen oder auch die Überwachung von Verarbeitungsverträgen und die gesetzlichen Fristen einschließen.
Woher kommt der Betrag?
Ein Verarbeitungsverzeichnis ist im Kern eine Übersicht: welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten, zu welchem Zweck, über welche Tools, und wie lange Sie sie speichern. Diese Erstellung kostet vor allem Zeit: Sie müssen Ihren eigenen Geschäftsbetrieb durchgehen, von der Lohnverwaltung bis zum Webshop. Diese Zeit ist die erste und unvermeidliche Kostenposition, unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen.
Danach stellt sich die Frage, ob Sie diese Bestandsaufnahme einmalig durchführen oder ständig aktuell halten. Ein Verzeichnis, das nach der Erstellung nie wieder aktualisiert wird, verliert seinen Wert, sobald Sie ein neues Tool anschaffen oder einen Auftragsverarbeiter wechseln. Diese Wartungslast ist der Punkt, an dem die meisten Unternehmen die Kosten unterschätzen. In der Wissensdatenbank mit Erklärungen zu jedem Thema finden Sie die gesetzliche Grundlage mit der Fundstelle in der DSGVO selbst.
Eigenständige Verwaltung: keine Rechnung, aber Zeit
Ein Excel-Arbeitsblatt oder Word-Dokument kostet nichts in der Anschaffung. Die Rechnung kommt später: Bei jeder Änderung Ihrer Tools, jeder neuen Art der Datenverarbeitung oder jeder Anfrage eines Kunden oder einer Aufsichtsbehörde müssen Sie selbst prüfen, ob das Verzeichnis noch richtig ist. Für ein Einzelunternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Verarbeitungen ist das überschaubar. Für ein Unternehmen mit mehreren Abteilungen, einem HR-System, einem CRM und einem Webshop wächst dieser Zeitaufwand schnell, und genau dort entstehen die Lücken, die erst bei einer Kontrolle oder einer Anfrage einer betroffenen Person sichtbar werden.
Ein System, das das Verzeichnis ausfüllt und überwacht
Die zweite Route ist ein Abonnement für ein System, das das Verzeichnis aus einer Bibliothek bekannter SaaS-Tools ausfüllt und die Verarbeitungsverträge sowie die gesetzlichen Fristen automatisch einbezieht. Der Preis dafür ist ein fester, übersichtlicher Betrag pro Monat statt unvorhersehbarer Stunden. Was die Höhe bestimmt, ist normalerweise die Anzahl der Verarbeitungen und die genutzten Funktionen: nur das Verzeichnis oder auch die Dokumentensammlung und die Überwachung drumherum. Den aktuellen Überblick finden Sie auf der Seite mit Tarifen und deren Inhalt. Die Wissensdatenbank, die Überprüfung einer Verarbeitungsvereinbarung und der Entscheidungsbaum für eine Datenpanne können dabei kostenlos und ohne Kontoerstellen konsultiert werden.
Wenn ein Berater erforderlich ist
Es gibt Situationen, in denen ein Verzeichnis allein nicht ausreicht: komplexe Verarbeitungen, sensible Daten in großem Umfang oder Unsicherheit über die gesetzliche Rechtsgrundlage. Dann ist maßgeschneiderte rechtliche Beratung ein realistischer Teil der Kosten neben dem Verzeichnis selbst. Ein System wie gdpria.eu bietet Orientierung und Struktur basierend auf der DSGVO und den Leitlinien des EDPB und der Autoriteit Persoonsgegevens mit der Fundstelle, entscheidet aber nicht für Sie und ersetzt keinen Juristen oder die Aufsichtsbehörde, wenn die Situation dies erforderlich macht.
Was dieser Betrag Ihnen letztlich bringt
Die Kosten für ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten sind also nicht eine einzelne Zahl, sondern die Summe aus Zeit, Funktionalität und manchmal auch Beratung. Was Sie dafür erhalten, ist eine aktuelle Übersicht, die Sie einem Kunden, einem Versicherer oder bei einer Ausschreibung direkt zeigen können, anstatt etwas unter Zeitdruck rekonstruieren zu müssen. Auf die Seite, die erklärt, woher die Informationen stammen wird beschrieben, wie die Verbindung zwischen dem Gesetzeswortlaut und dem Verzeichnis hergestellt wird.
Möchten Sie sehen, was dies für Ihr eigenes Unternehmen bedeutet, bevor Sie etwas festlegen? Sehen Sie sich zunächst die kostenlosen Inhalte in der Wissensdatenbank an, oder erstellen Sie ein geschäftliches Konto um das Verzeichnis direkt aus Ihren eigenen Tools füllen zu lassen.