A resposta à pergunta sobre quanto custa um registro de processamento nunca é um valor fixo. Os custos dependem de três escolhas: você mantém o registro você mesmo com um modelo, usa um sistema que o preenche e monitora para você, ou deixa um consultor prepará-lo. Manter você mesmo não custa dinheiro, mas custa tempo; uma subscrição a um sistema geralmente custa um valor fixo por mês; e consultoria é normalmente cobrada por hora.
O que determina o preço final não é a lei em si – o RGPD não estabelece uma tarifa, apenas uma obrigação de documentar o processamento – mas o escopo da sua própria situação: quantos processos você tem, quantas ferramentas SaaS você usa, e se você quer apenas uma lista ou também o monitoramento dos contratos de processamento e dos prazos legais.
De onde vem o valor
Um registro de processamento é, no essencial, uma visão geral: que dados pessoais você processa, para qual fim, através de quais ferramentas, e por quanto tempo você os armazena. Preparar isso custa principalmente tempo: você precisa revisar sua própria operação, desde a folha de pagamento até a loja virtual. Esse tempo é o primeiro e inevitável item de custo, independentemente de qual caminho você escolher.
Depois vem a questão de saber se você faz essa inventariação uma única vez ou a mantém continuamente atualizada. Um registro que nunca é atualizado após sua criação perde seu valor assim que você adquire uma nova ferramenta ou muda de processador. Essa carga de manutenção é onde a maioria das empresas subestima os custos. No base de conhecimento com explicação por tema você encontra a base legal, com a referência no RGPD em si.
Manter você mesmo: sem fatura, mas com tempo
Uma folha de Excel ou um documento Word não custa nada na aquisição. A conta chega em outro momento: a cada alteração em sua ferramenta, cada novo tipo de processamento de dados ou cada pergunta de um cliente ou autoridade supervisora, deve verificar se o registro ainda está correto. Para uma empresa individual com um número limitado de processamentos, isso é controlável. Para uma empresa com vários departamentos, um sistema de RH, um CRM e uma loja online, esse investimento de tempo cresce rapidamente, e é justamente aí que surgem as lacunas que só vêm à tona durante uma inspeção ou um pedido de um titular dos dados.
Um sistema que preenche e monitora o registro
A segunda rota é uma subscrição a um sistema que preenche o registro a partir de uma biblioteca de ferramentas SaaS conhecidas e que inclui automaticamente as acordos de processador e os prazos legais. O preço é um valor fixo e claro por mês em vez de horas imprevisíveis. O que determina o valor geralmente é o número de processamentos e a funcionalidade utilizada: apenas o registro ou também o conjunto de documentos e o monitoramento ao redor. Encontrará a visão geral atual em a página com as tarifas e o que contém. A base de conhecimento, a verificação de um acordo de processador e a árvore de decisão para uma violação de dados permanecem gratuitas e podem ser consultadas sem conta.
Quando um consultor é necessário
Existem situações em que um registro sozinho não é suficiente: processamentos complexos, dados sensíveis em grande escala ou dúvida sobre a base legal. Nesse caso, consultoria jurídica personalizada é uma parte real dos custos, além do próprio registro. Um sistema como gdpria.eu fornece orientação e estrutura com base no RGPD e nas orientações do EDPB e da Autoridade de Proteção de Dados, com a fonte incluída, mas não decide por você e não substitui um advogado ou a autoridade supervisora quando a situação assim o exigir.
O que o valor finalmente lhe oferece
O custo de um registro de atividades de tratamento não é, portanto, um único número, mas a soma do tempo, da funcionalidade e, às vezes, de consultoria. O que obtém em contrapartida é uma visão geral atualizada que pode mostrar diretamente a um cliente, um segurador ou numa contratação pública, em vez de algo que precisa reconstruir sob pressão de tempo. Em a página que explica de onde vêm as informações está como é feita a ligação entre o texto legal e o registro.
Quer ver o que isto significa para a sua própria empresa antes de registar algo? Primeiro consulte os tópicos gratuitos na base de conhecimento, ou crie uma conta comercial para preencher o registro diretamente a partir das suas próprias ferramentas.