La respuesta a la pregunta de cuánto cuesta un registro de actividades de tratamiento nunca es un importe fijo. Los costes dependen de tres opciones: mantiene usted mismo el registro con una plantilla, utiliza un sistema que lo completa y lo supervisa por usted, o lo encarga a un asesor. Mantenerlo usted mismo no cuesta dinero pero sí tiempo; una suscripción a un sistema suele costar un importe fijo por mes; y el asesoramiento se factura normalmente por hora.
Lo que en última instancia determina el precio no es la ley en sí — la RGPD no establece una tarifa, solo la obligación de documentar los tratamientos — sino el alcance de su propia situación: cuántos tratamientos tiene, cuántas herramientas SaaS utiliza, y si solo desea una lista o también la supervisión de acuerdos de encargo de tratamiento y los plazos legales incluidos.
De dónde viene la cantidad
Un registro de actividades de tratamiento es en esencia un inventario: qué datos personales trata, con qué finalidad, a través de qué herramientas, y durante cuánto tiempo los conserva. Elaborarlo requiere principalmente tiempo: debe revisar su propio funcionamiento empresarial, desde la nómina hasta la tienda en línea. Ese tiempo es la primera partida de costes inevitable, sea cual sea la opción que elija.
Después viene la cuestión de si realiza esa inventariación una sola vez o la mantiene actualizada de forma continuada. Un registro que nunca se actualiza después de su elaboración pierde valor tan pronto como incorpora una herramienta nueva o cambia de encargado del tratamiento. Esa carga de mantenimiento es donde la mayoría de empresas subestiman los costes. En el banco de conocimiento con explicaciones por tema encontrará la base legal, con la referencia en el RGPD.
Hacerlo usted mismo: sin factura, pero sí tiempo
Una hoja de Excel o un documento de Word no cuesta nada en la adquisición. La factura llega en otro momento: ante cada cambio en su equipo de herramientas, cada nuevo tipo de tratamiento de datos o cada pregunta de un cliente o una autoridad supervisora, debe verificar usted mismo si el registro sigue siendo exacto. Para un trabajador autónomo con un número limitado de tratamientos esto es manejable. Para una empresa con varios departamentos, un sistema de recursos humanos, un CRM y una tienda en línea, esa inversión de tiempo crece rápidamente, y precisamente ahí es donde surgen las deficiencias que solo salen a la luz en una inspección o ante una solicitud de un interesado.
Un sistema que completa el registro y lo supervisa
La segunda opción es una suscripción a un sistema que completa el registro a partir de una biblioteca de herramientas SaaS conocidas, y que incluye automáticamente los acuerdos de encargo de tratamiento y los plazos legales. El precio es un importe fijo y predecible por mes en lugar de horas impredecibles. Lo que determina la cuantía es generalmente el número de tratamientos y la funcionalidad utilizada: solo el registro, o también la documentación y la supervisión asociada. El desglose actualizado lo encontrará en la página de precios y lo que incluye. La base de conocimientos, la verificación de un acuerdo de encargo de tratamiento y el árbol de decisiones para una infracción de datos siguen siendo gratuitos y pueden consultarse sin cuenta.
Cuándo se necesita un asesor
Hay situaciones en las que un registro por sí solo no es suficiente: tratamientos complejos, datos sensibles a gran escala o dudas sobre la base legal del tratamiento. En esos casos, el asesoramiento legal personalizado es una parte real de los costes, además del propio registro. Un sistema como gdpria.eu ofrece orientación y estructura basándose en el RGPD y en las directrices del RGPD y de la Autoridad de Protección de Datos, con la referencia correspondiente, pero no decide por usted ni sustituye a un abogado o a la autoridad supervisora cuando la situación lo justifica.
Lo que el importe en última instancia le proporciona
El coste de un registro de actividades de tratamiento no es, pues, una única cifra, sino la suma de tiempo, funcionalidad y, a veces, asesoramiento. Lo que obtiene a cambio es una descripción actualizada que puede mostrar directamente a un cliente, un asegurador o en una licitación, en lugar de algo que tenga que reconstruir bajo presión de tiempo. En la página que explica de dónde procede la información se explica cómo se establece la conexión entre el texto legal y el registro.
¿Desea ver qué significa esto para su propia empresa antes de registrar algo? Consulte primero los temas gratuitos en la base de conocimientos, o crear una cuenta de negocios para permitir que el registro se complete automáticamente desde sus propias herramientas.