La réponse à la question de savoir ce qu'un registre des activités de traitement coûte n'est jamais un montant fixe. Les coûts dépendent de trois choix : tenez-vous le registre vous-même avec un modèle, utilisez-vous un système qui le remplit et le surveille pour vous, ou le faites-vous établir par un conseiller. La tenue manuelle ne coûte rien mais prend du temps, un abonnement à un système coûte généralement un montant fixe par mois, et les conseils sont généralement facturés à l'heure.
Ce qui détermine finalement le prix n'est pas la loi elle-même – le RGPD ne prescrit aucun tarif, seulement l'obligation de documenter les traitements – mais l'ampleur de votre propre situation : combien de traitements vous avez, combien d'outils SaaS vous utilisez, et si vous voulez seulement une liste ou aussi la surveillance des contrats de traitement et des délais légaux.
D'où vient le prix
Un registre des activités de traitement est essentiellement un aperçu : quelles données personnelles vous traitez, pour quel but, via quels outils, et combien de temps vous les conservez. L'établir coûte surtout du temps : vous devez examiner votre propre fonctionnement, de la gestion de la paie à la boutique en ligne. Ce temps est le premier poste de coûts inévitable, quel que soit l'itinéraire que vous choisissez.
Ensuite, la question se pose de savoir si vous faites cet inventaire une seule fois ou si vous le maintenez constamment à jour. Un registre qui n'est jamais mis à jour après sa création perd sa valeur dès que vous acquérez un nouvel outil ou changez de prestataire. Cette charge de maintenance est l'endroit où la plupart des entreprises sous-estiment les coûts. Dans le base de connaissances avec explications par sujet vous trouverez la base légale, avec la source dans le RGPD lui-même.
Tenue manuelle : pas de facture, mais du temps
Une feuille Excel ou un document Word ne coûte rien à l'acquisition. La facture arrive à un autre moment : à chaque modification de votre outillage, chaque nouveau type de traitement de données, ou chaque demande d'un client ou d'une autorité de surveillance, vous devez vérifier vous-même si le registre est toujours correct. Pour une entreprise individuelle avec un nombre limité de traitements, c'est gérable. Pour une entreprise avec plusieurs départements, un système RH, un CRM et une boutique en ligne, cet investissement en temps augmente rapidement, et c'est précisément là que se creusent les lacunes qui ne se révèlent qu'au cours d'un contrôle ou d'une demande d'une personne concernée.
Un système qui remplit et surveille le registre
La deuxième voie est un abonnement à un système qui remplit le registre à partir d'une bibliothèque d'outils SaaS connus, et qui intègre automatiquement les contrats de traitement et les délais légaux. Le prix est un montant fixe et transparent par mois plutôt que des heures imprévisibles. Ce qui en détermine généralement la hauteur est le nombre de traitements et les fonctionnalités utilisées : le registre seul, ou aussi l'ensemble documentaire et la surveillance qui l'entoure. L'aperçu actuel se trouve sur la page des tarifs et de ce qu'elle contient. La base de connaissances, la vérification d'un contrat de traitement et l'arbre de décision pour une violation de données restent gratuits et consultables sans compte.
Quand un conseiller est nécessaire
Il y a des situations où un registre seul ne suffit pas : traitements complexes, données sensibles à grande échelle, ou incertitude sur la base légale. Dans ce cas, les conseils juridiques sur mesure sont une partie réelle des coûts, en plus du registre lui-même. Un système comme gdpria.eu fournit des clarifications et une structure basées sur le RGPD et les lignes directrices du CEPD et de l'autorité néerlandaise de protection des données, avec la source, mais ne décide pas pour vous et ne remplace pas un juriste ou l'autorité de surveillance lorsque la situation l'exige.
Quel montant finalement vous rapporte
Le coût d'un registre des activités de traitement n'est donc pas un chiffre unique, mais la somme du temps, des fonctionnalités et, parfois, des conseils. Ce que vous obtenez en retour, c'est un aperçu à jour que vous pouvez montrer directement à un client, à un assureur ou lors d'un appel d'offres, au lieu de quelque chose que vous devez reconstruire sous la pression du temps. Sur la page qui explique d'où proviennent les informations vous pouvez voir comment le lien entre le texte légal et le registre est établi.
Souhaitez-vous voir ce que cela signifie pour votre propre entreprise avant de fixer quelque chose ? Consultez d'abord les sujets gratuits dans la base de connaissances, ou créez un compte professionnel pour remplir directement le registre à partir de vos propres outils.