Răspunsul la întrebarea cât costă un registru de activități de prelucrare nu este niciodată o sumă fixă. Costurile depind de trei alegeri: țineti voi registrul manual folosind un șablon, utilizați un sistem care îl completează și monitorizează pentru voi, sau lăsați un consultant să îl elaboreze. Ținerea manuală nu costă bani, dar costă timp; un abonament la un sistem costă de obicei o sumă fixă pe lună; consultanța se percepe de obicei pe oră.
Ceea ce determină prețul în final nu este legea în sine – Regulamentul (EU) 2016/679 nu prevede o tarif, ci doar obligația de a documenta prelucrările – ci dimensiunea propriei situații: câte prelucrări aveți, câte instrumente SaaS utilizați, și dacă doriți doar o listă sau și monitorizarea acordurilor cu operatorii de prelucrare și termenele legale.
De unde vine suma
Un registru de activități de prelucrare este, în esență, o prezentare generală: ce date cu caracter personal prelucrați, în ce scop, prin ce instrumente, și cât timp le păstrați. Elaborarea acestuia costă mai ales timp: trebuie să treceți prin propria funcționare a afacerii, de la administrarea salariilor până la magazinul online. Acest timp este prima și inevitabilă postă de costuri, indiferent de ruta aleasă.
Apoi apare întrebarea dacă acea inventariere o faceți o singură dată sau o mențineți continuu actualizată. Un registru care nu se actualizează niciodată după elaborare și-și pierde valoarea de îndată ce achiziționați un nou instrument sau schimbați un operator. Această povară de mentenanță este locul în care majoritatea întreprinderilor subestimează costurile. În banca de cunoștințe cu explicații pe subiect găsiți baza legală, cu referința din Regulamentul (EU) 2016/679 însuși.
Ținere manuală: nicio factură, dar timp
O foaie Excel sau un document Word nu costă nimic la achiziție. Plata vine la alt moment: la fiecare schimbare în instrumentele voastre, fiecare tip nou de prelucrare de date, sau fiecare întrebare dintr-un client sau autoritate de supraveghere trebuie să verificați singuri dacă registrul este încă corect. Pentru o întreprindere unipersonală cu un număr limitat de prelucrări, aceasta este ușor de urmărit. Pentru o întreprindere cu mai multe departamente, un sistem HR, un CRM și un magazin online, această investiție de timp crește rapid, iar tocmai acolo apar lacunele care se relevă doar la o verificare sau la o cerere a unui titular de date.
Un sistem care completează și monitorizează registrul
A doua rută este un abonament la un sistem care completează registrul dintr-o bibliotecă de instrumente SaaS cunoscute, și care include automat acordurile cu operatorii de prelucrare și termenele legale. Prețul acestuia este o sumă fixă și clară pe lună în loc de ore imprevizibile. Ceea ce determină nivelul, este de obicei numărul de prelucrări și funcționalitatea utilizată: doar registrul, sau și setul de documente și monitorizarea din jur. Prezentarea actualizată o găsiți pe pagina cu tarife și ce conțineBanca de cunoștințe, verificarea unui acord cu un operator de prelucrare și arborele de decizie pentru o încălcare a securității datelor rămân gratuite și pot fi consultate fără cont.
Când un consultant este necesar
Există situații în care un registru singur nu este suficient: prelucrări complexe, date sensibile la scară largă, sau îndoieli cu privire la baza legală a prelucrării. În acest caz, consultanța juridică adaptată este o parte reală a costurilor, pe lângă registrul în sine. Un sistem ca gdpria.eu oferă orientare și structură pe baza Regulamentului (EU) 2016/679 și a liniilor directoare ale Consiliului European pentru Protecția Datelor și Autorității pentru Protecția Datelor, cu referința inclusă, dar nu decide în locul vostru și nu înlocuiește un jurist sau autoritatea de supraveghere atunci când situația o justifică.
Ce sumă vă va genera în final
Costurile unui registru de prelucrări nu sunt deci un singur număr, ci suma timpului, funcționalității și, uneori, a consultanței. Ceea ce obțineți în schimb este o imagine de ansamblu actuală pe care o puteți prezenta direct unui client, unui asigurător sau la un apel de oferte, în loc de ceva pe care trebuie să o reconstruiți sub presiune de timp. Pe pagina care explică de unde provin informațiile se arată cum se stabilește legătura între textul legal și registru.
Doriți să vedeți ce înseamnă aceasta pentru propria dumneavoastră afacere înainte de a fixa ceva? Consultați mai întâi subiectele gratuite din banca de cunoștințe, sau creați un cont de afaceri pentru a permite registrului să se completeze direct din propriile dumneavoastră instrumente.