Odpoveď na otázku, koľko stojí register spracúvania, nikdy nie je jedna pevná suma. Náklady závisia od troch volieb: vedieme si register sami pomocou šablóny, používame systém, ktorý ho za nás vypĺňa a monitoruje, alebo ho nechávame vypracovať poradcom. Vlastné vedenie nestojí peniaze, ale vyžaduje čas, predplatné systému zvyčajne stojí pevnú sumu mesačne a poradenstvo sa zvyčajne účtuje za hodinu.
Čo nakoniec určuje cenu, nie je samotný zákon – Regulácia (EU) 2016/679 nepredpisuje žiadny tarif, len povinnosť zaznamenať spracúvanie – ale rozsah vašej vlastnej situácie: koľko spracúvaní máte, koľko SaaS-nástrojov používate a či chcete len zoznam alebo aj monitoring dohôd so spracúvateľmi a zákonné lehoty.
Odkiaľ pochádzajúca suma
Register spracúvania je v podstate prehľad: ktoré osobné údaje spracúvate, na aký účel, cez ktoré nástroje a ako dlho ich uchovávate. Jeho vypracovanie stojí najmä čas: musíte prejsť svoju vlastnú podnikateľskú činnosť, od miezd až po internetový obchod. Tento čas je prvá a nevyhnutná položka nákladov, bez ohľadu na to, ktorú cestu si vyberiete.
Potom nasleduje otázka, či túto inventarizáciu urobíte len raz alebo ju budete neustále aktualizovať. Register, ktorý po svojom vypracovaní už nikdy nie je aktualizovaný, stráca svoju hodnotu, akonáhle si pořídíte nový nástroj alebo si vymeníte spracúvateľa. Táto záťaž údržby je miesto, kde väčšina podnikov podceňuje náklady. V Poznatkovej základni s vysvetlením pre každú tému nájdete právny základ, spolu s odkazom na samotný predpis.
Vlastné vedenie: žiadna faktúra, ale čas
Tabuľka Excel alebo dokument Word stojí nič na nákup. Účet príde v iný čas: pri každej zmene vo vašich nástrojoch, každom novom type spracúvania údajov alebo na každú otázku od zákazníka alebo dozorného úradu musíte sami skontrolovať, či je register stále presný. Pre samostatného podnikateľa s obmedzeným počtom spracúvaní je to zvládnuteľné. Pre podnik s viacerými oddeleniami, HR-systémom, CRM a internetovým obchodom sa táto časová investícia rýchlo zväčšuje a práve tam vznikajú medzery, ktoré sa objavia až pri kontrole alebo keď si to vyžiada dotknutá osoba.
Systém, ktorý vypĺňa a monitoruje register
Druhou cestou je predplatné systému, ktorý vypĺňa register z knižnice známych SaaS-nástrojov a automaticky zohľadňuje dohody so spracúvateľmi a zákonné lehoty. Cena je pevná, prehľadná suma mesačne namiesto nepredvídateľných hodín. Čo určuje jej výšku, zvyčajne je to počet spracúvaní a používaná funkčnosť: len register, alebo aj súbor dokumentov a monitoring okolo neho. Aktuálny prehľad nájdete na stránke s cenami a tým, čo v nich je zahrnuté. Knižnica poznatkov, kontrola dohody so spracúvateľom a rozhodovací strom pre únik údajov zostávajú pri tom bezplatné a prístupné bez potreby účtu.
Kedy je potrebný poradca
Existujú situácie, v ktorých register nestačí: komplexné spracúvanie, citlivé údaje vo veľkom rozsahu alebo nejasnosti týkajúce sa právneho základu. Potom je právne poradenstvo na mieru reálnou súčasťou nákladov, popri samotnom registri. Systém ako gdpria.eu poskytuje orientáciu a štruktúru na základe Regulácie (EU) 2016/679 a usmernení Výboru na ochranu údajov a príslušného národného dozorného úradu, s odkazom na príslušné miesta, ale nerozhoduje za vás a nenahradí právnika ani dozorný úrad, keď situácia to ospravedlňuje.
Čo vám nakoniec suma prináša
Náklady na register spracúvania sú teda nie jeden údaj, ale súčet času, funkcionality a niekedy aj poradenstva. Naproti tomu získavate aktuálny prehľad, ktorý môžete bezprostredne ukázať zákazníkovi, poisťovateľovi alebo počas verejného obstarávania, namiesto niečoho, čo budete musieť v časovom tlaku rekonštruovať. Na stránka, ktorá vysvetľuje, odkiaľ pochádzajú informácie sa zobrazuje, ako sa vzťah medzi textom zákona a registrom vytváral.
Chcete vidieť, čo to znamená pre vašu vlastnú firmu, skôr ako niečo zafiksujete? Pozrite si najprv bezplatné témy v knižnici vedomostí, alebo vytvorte si obchodný účet aby ste Register priamo vyplnili z vašich vlastných nástrojov.