Odpověď na otázku, kolik stojí registr zpracování, není nikdy jediná pevná částka. Náklady závisí na třech volbách: vedete si registr sami pomocí šablony, používáte systém, který ho za vás vyplouňuje a monitoruje, nebo ho nechte připravit poradcem. Vlastní vedení nestojí peníze, ale času, předplatné systému obvykle stojí pevnou částku za měsíc a poradenství se zpravidla účtuje za hodinu.
To, co nakonec určuje cenu, není samotný právní předpis – GDPR nestanovuje žádnou tarif, pouze povinnost zaznamenávat zpracování – ale rozsah vaší vlastní situace: kolik zpracování máte, kolik nástrojů SaaS používáte a zda chcete jen seznam, nebo také monitorování smluv se zpracovateli a zákonné lhůty.
Odkud peníze pocházejí
Registr zpracování je v podstatě přehled: které osobní údaje zpracováváte, za jakým účelem, prostřednictvím kterých nástrojů a jak dlouho je uchováváte. Jeho vytvoření stojí především čas: musíte projít vaši vlastní provoz společnosti, od mzdové agendy až po internetový obchod. Tento čas je první a nevyhnutelný nákladový bod, bez ohledu na to, kterou cestu si vyberete.
Poté přichází otázka, zda tuto inventarizaci provádíte pouze jednou nebo ji průběžně udržujete v aktuálním stavu. Registr, který po svém vytvoření nikdy není aktualizován, ztratí svou hodnotu jakmile si pořídíte nový nástroj nebo si změní poskytovatele. Tato zátěž údržby je místo, kde si většina firem náklady podceňuje. V znalostní bázi s vysvětlením podle tématu najdete právní základ zpět, spolu s citací v samotném GDPR.
Vlastní vedení: žádná faktura, jen čas
Tabulka v Excelu nebo dokument ve Wordu vás nic nestojí na nákup. Cena přichází později: při každé změně vašich nástrojů, každém novém typu zpracování údajů nebo každém dotazu od zákazníka či regulačního orgánu musíte sami zkontrolovat, zda se záznam stále shoduje. Pro jednoosobní podnik s omezeným počtem zpracování je to zvladatelné. U podniku s více odděleními, HR systémem, CRM a internetovým obchodem se tato časová investice rychle zvyšuje, a právě tam vznikají mezery, které se objeví až během kontroly nebo na žádost subjektu údajů.
Systém, který záznam vyplňuje a sleduje
Druhou cestu představuje předplatné systému, který záznam vyplňuje z knihovny známých SaaS nástrojů a který automaticky zahrnuje smlouvy o zpracování a zákonné lhůty. Cena za něj je pevná, přehledná částka za měsíc místo nepředvídatelných hodin. To, co určuje výši, je obvykle počet zpracování a používaná funkčnost: pouze záznam, nebo také sada dokumentů a sledování kolem něho. Aktuální přehled najdete na stránce s cenami a tím, co v ní je. Znalostní báze, ověření smlouvy o zpracování a rozhodovací strom pro datový únik zůstávají bezplatné a přístupné bez účtu.
Když je potřeba poradce
Existují situace, kdy samotný záznam nestačí: složité zpracování, citlivé údaje v rozsáhlém měřítku nebo pochybnosti o právním základu. Pak je právní poradenství na míru skutečnou součástí nákladů, vedle samotného záznamu. Systém, jako je gdpria.eu, poskytuje orientaci a strukturu na základě GDPR a směrnic EDPB a Úřadu na ochranu osobních údajů, včetně zdroje, ale nerozhoduje za vás a nenahrazuje právníka či regulačního orgánu, když situace takové řešení vyžaduje.
Co vám částka nakonec přinese
Náklady na registr zpracování nejsou tedy jedním číslem, ale součtem času, funkcionality a někdy i poradenství. Co za to získáte, je aktuální přehled, který můžete okamžitě ukázat zákazníkovi, pojišťovně nebo při veřejné soutěži, místo něčeho, co byste museli v časové tísni rekonstruovat. Na stránka vysvětlující, odkud informace pocházejí je vidět, jak se vytváří propojení mezi právním textem a registrem.
Chcete vidět, co to znamená pro vaši vlastní společnost, než něco zaznamenáte? Nejdříve si prohlédněte bezplatná témata v databázi znalostí, nebo vytvořte si obchodní účet abyste nechali registr vyplnit přímo z vašich vlastních nástrojů.