La risposta alla domanda su quanto costa un registro delle attività di trattamento non è mai un importo fisso. I costi dipendono da tre scelte: gestite voi stessi il registro con un modello, utilizzate un sistema che lo compila e lo monitora per voi, o lo fate redigere da un consulente. La gestione manuale non costa denaro ma richiede tempo, un abbonamento a un sistema di solito costa un importo fisso al mese, e la consulenza viene generalmente fatturata a ore.
Ciò che determina il prezzo finale non è la legge stessa – il GDPR non prescrive alcuna tariffa, solo l'obbligo di registrare i trattamenti – ma l'entità della vostra situazione: quanti trattamenti avete, quanti strumenti SaaS utilizzate, e se volete solo un elenco o anche il monitoraggio dei contratti di trattamento e dei termini legali inclusi.
Da dove viene l'importo
Un registro delle attività di trattamento è essenzialmente una panoramica: quali dati personali trattate, con quale scopo, attraverso quali strumenti, e per quanto tempo li conservate. La redazione comporta soprattutto tempo: dovete esaminare il vostro funzionamento aziendale, dalla gestione degli stipendi al negozio online. Quel tempo è la prima voce di costo inevitabile, indipendentemente dal percorso che scegliete.
In seguito sorge la questione se effettuate l'inventario una sola volta o lo mantenete continuamente aggiornato. Un registro che non viene mai aggiornato dopo la redazione perde il suo valore non appena acquisite un nuovo strumento o cambiate un responsabile del trattamento. Questo onere di manutenzione è dove la maggior parte delle aziende sottovaluta i costi. Nel banca dati con spiegazioni per argomento troverete il fondamento legale con il riferimento al GDPR stesso.
Gestione manuale: nessuna fattura, ma tempo
Un foglio Excel o un documento Word non costa nulla all'acquisto. Il conto arriva in un altro momento: ogni volta che cambiate i vostri strumenti, introdurrete un nuovo tipo di trattamento di dati, o ricevete una richiesta da un cliente o un'autorità di vigilanza dovete verificare personalmente se il registro è ancora accurato. Per una ditta individuale con un numero limitato di trattamenti questo è gestibile. Per un'azienda con più reparti, un sistema HR, un CRM e un negozio online, questo investimento di tempo cresce rapidamente, e proprio lì si creano le lacune che emergono solo durante un controllo o una richiesta di un interessato.
Un sistema che compila e monitora il registro
La seconda strada è un abbonamento a un sistema che compila il registro da una biblioteca di strumenti SaaS noti e che include automaticamente i contratti di trattamento e i termini legali. Il prezzo è un importo fisso e trasparente al mese invece di ore imprevedibili. Ciò che determina l'importo è di solito il numero di trattamenti e le funzionalità utilizzate: solo il registro, oppure anche la documentazione e il monitoraggio intorno ad esso. Potete trovare la panoramica attuale su la pagina tariffaria e cosa contiene. La banca dati, il controllo su un contratto di trattamento e l'albero decisionale per una violazione rimangono consultabili gratuitamente e senza account.
Quando è necessario un consulente
Ci sono situazioni in cui un registro da solo non è sufficiente: trattamenti complessi, dati sensibili su larga scala, o dubbi sulla base giuridica del trattamento. In quel caso, una consulenza legale su misura è una parte reale dei costi, oltre al registro stesso. Un sistema come gdpria.eu fornisce chiarimenti e struttura sulla base del GDPR e degli orientamenti dell'EDPB e dell'Autorità per la protezione dei dati, con il riferimento incluso, ma non decide al vostro posto e non sostituisce un avvocato o l'autorità di vigilanza quando la situazione lo richiede.
Cosa offre l'importo alla fine
Il costo di un registro delle attività di trattamento non è quindi un'unica cifra, ma la somma di tempo, funzionalità e, a volte, consulenza. Quello che ottenete in cambio è una panoramica aggiornata che potete mostrare direttamente a un cliente, un assicuratore o in una procedura di appalto, invece di qualcosa che dovete ricostruire sotto pressione di tempo. Su la pagina che spiega da dove provengono le informazioni è illustrato come viene stabilito il collegamento tra il testo normativo e il registro.
Volete vedere cosa significa questo per la vostra azienda prima di registrare qualcosa? Consultate prima i temi gratuiti nella banca dati della conoscenza, oppure crei un account aziendale per far compilare il registro direttamente dai vostri strumenti.