Az a kérdés, hogy mennyibe kerül egy adatkezelési nyilvántartás, soha nem egy rögzített összeg. A költségek három választástól függenek: saját maga vezeti a nyilvántartást egy sablonnal, egy olyan rendszert használ, amely kitölti és felügyeli azt az Ön helyett, vagy egy tanácsadó állítja azt össze. Az önálló vezetés nem kerül pénzbe, de időt igényel; egy rendszerre vonatkozó előfizetés általában havi fix díj; a tanácsadás pedig jellemzően óradíj alapon működik.
Végül az árát nem maga a jogszabály határozza meg – az GDPR nem ír elő tarifát, csak az adatkezelések rögzítésének kötelezettségét – hanem saját helyzete mérete: hány adatkezelése van, hány SaaS-eszközt használ, és csak egy listát szeretne-e, vagy az adatfeldolgozási szerződések felügyeletét és a törvényi határidőket is hozzáadja.
Honnan jön az összeg
Az adatkezelési nyilvántartás alapvetően egy áttekintés: mely személyes adatokat kezel, milyen céllal, mely eszközök segítségével, és mennyi ideig tárolt azokat. Ennek összeállítása főleg időt igényel: végig kell mennie saját üzleti műveleteinek, a bérszámfejtéstől a webshopig. Ez az idő az első és elkerülhetetlen költségtétel, függetlenül attól, hogy melyik útvonalat választja.
Ezt követően felvetődik a kérdés, hogy ezt az leltárt egyszerre végzi-e, vagy folyamatosan aktualizálja. Egy olyan nyilvántartás, amely összeállítása után soha nem frissül, elveszíti értékét, amint egy új eszközt szerez vagy adatfeldolgozót vált. Ez a karbantartási teher az, ahol a legtöbb vállalkozás alulbecsüli a költségeket. A tudásbázisban témaonkénti magyarázattal megtalálja a jogi alapot, a forrással együtt az GDPR-ben.
Saját vezetés: nincs számla, de van idő
Egy Excel-táblázat vagy Word-dokumentum nem kerül semmibe a beszerzéskor. A számla később érkezik: minden alkalommal, amikor megváltoztat valamit a rendszerében, új adatkezelési típust vezet be, vagy egy ügyfél vagy felügyelet megkérdez, önnek kell ellenőriznie, hogy az nyilvántartás még helyes-e. Egy egyéni vállalkozás esetén, amelynek száma korlátozott feldolgozási, ezt még át lehet tekinteni. Egy több osztályos vállalat, HR-rendszer, CRM és webáruház esetén azonban ez az időbefektetés gyorsan nő, és éppen ott keletkeznek az olyan hiányosságok, amelyek csak egy vizsgálatnál vagy egy érdekelt fél kérésénél derülnek ki.
Egy olyan rendszer, amely feltölti és figyelemmel kíséri a nyilvántartást
A második lehetőség egy olyan rendszerre történő előfizetés, amely feltölti a nyilvántartást az ismert SaaS-eszközök könyvtárából, és amely az adatfeldolgozási szerződéseket és a törvényi határidőket automatikusan figyelembe veszi. Ennek ára egy rögzített, átlátható havi összeg a kiszámíthatatlan órák helyett. Az azt meghatározó tényező általában a feldolgozások száma és a felhasznált funkciók: csak a nyilvántartás, vagy a dokumentumkészlet és az azt körülvevő megfigyelés is. A jelenlegi áttekintést megtalálja a díjak lapján és annak tartalmán. A tudásbázis, a felhasználási feltételeket tartalmazó dokumentum ellenőrzése és az adatszegésre vonatkozó döntési fa ingyenes marad, és fiók nélkül is elérhető.
Amikor tanácsadóra van szükség
Vannak helyzetek, amikor egy nyilvántartás egyedül nem elegendő: összetett feldolgozások, érzékeny adatok nagy léptékben, vagy bizonytalanság a törvényi jogalap tekintetében. Ekkor az egyedi jogi tanácsadás valódi költségelem a nyilvántartás mellett. Egy olyan rendszer, mint a gdpria.eu, iránymutatást és szerkezetet ad az GDPR és az EDPB és az Adatvédelmi Hatóság iránymutatásai alapján, a forráshellyel együtt, de nem dönt az ön helyett, és nem helyettesíti a jogászt vagy a felügyeletet, amikor a helyzet ezt indokolja.
Mit hoz az összeg végül az ön számára
A feldolgozási tevékenységek nyilvántartásának költsége tehát nem egyetlen szám, hanem az idő, a funkciók és néha a tanácsadás összege. Amit cserébe kap, az egy aktuális áttekintés, amelyet közvetlenül megmutathat egy ügyfélnek, egy biztosítónak vagy egy közbeszerzési eljárásban, ahelyett hogy időnyomás alatt kellene rekonstruálnia. On az oldal, amely magyarázza, honnan származnak az információk látható, hogyan jön létre a jogszabályi szöveg és a nyilvántartás közötti összekapcsolódás.
Szeretné megtudni, mit jelent ez a saját vállalkozása számára, mielőtt rögzítene valamit? Először tekintse meg a tudásbázis ingyenes témaköreinek anyagait, vagy üzleti fiók létrehozása hogy a nyilvántartás közvetlenül kitöltésre kerüljön a saját eszközeiből.