Odpowiedź na pytanie, ile kosztuje rejestr operacji przetwarzania danych, nigdy nie jest jednoznaczną sumą. Koszty zależą od trzech wyborów: czy będzie Pan prowadzić rejestr samodzielnie za pomocą szablonu, czy będzie Pan korzystać z systemu, który wypełnia go za Pana i monitoruje, czy też zleci Pan opracowanie doradcy. Samodzielne prowadzenie nie kosztuje pieniędzy, ale wymaga czasu; subskrypcja systemu zwykle kosztuje stałą kwotę miesięcznie; konsultacje doradcy są zwykle rozliczane na godzinę.
To, co ostatecznie określa cenę, to nie sama regulacja — RODO nie przewiduje żadnej stawki, tylko obowiązek dokumentowania operacji przetwarzania — ale skala Pana sytuacji: ile operacji przetwarzania prowadzi Pan, ile narzędzi SaaS wykorzystuje Pan, oraz czy chce Pan tylko listę, czy też monitorowanie umów przetwarzania i terminy ustawowe.
Skąd pochodzi kwota
Rejestr operacji przetwarzania danych to w istocie przegląd: jakie dane osobowe Pan przetwarza, w jakim celu, za pomocą jakich narzędzi i jak długo je przechowuje. Jego opracowanie zajmuje przede wszystkim czas: musi Pan przejść przez swoją działalność biznesową, od administracji wynagrodzeń po sklep internetowy. Ten czas jest pierwszą i nieuniknioną pozycją kosztów, niezależnie od wybranej trasy.
Następnie pojawia się pytanie, czy dana inwentaryzacja będzie wykonana jednorazowo, czy będzie stale aktualizowana. Rejestr, który po opracowaniu nigdy nie jest uaktualniany, traci swoją wartość zaraz po zakupieniu nowego narzędzia lub zmianie przetwarzającego. Ten obowiązek utrzymania jest miejscem, gdzie większość przedsiębiorstw niedocenia kosztów. W bazie wiedzy z objaśnieniami dla każdego tematu znajdzie Pan podstawę prawną, wraz z odwołaniem do samego RODO.
Samodzielne prowadzenie: brak faktury, ale czas
Arkusz kalkulacyjny Excel lub dokument Word nie kosztuje nic przy zakupie. Rachunek pojawia się innym razem: przy każdej zmianie narzędzi, każdym nowym typie przetwarzania danych lub każdym pytaniu od klienta lub organu nadzorczego musi Pan sam sprawdzić, czy rejestr jest jeszcze prawidłowy. Dla jednoosobowej działalności gospodarczej z ograniczoną liczbą operacji przetwarzania jest to zrozumiałe. W przedsiębiorstwie z kilkoma działami, systemem HR, CRM-em i sklepem internetowym ta inwestycja czasu szybko rośnie i właśnie tam pojawiają się luki, które ujawniają się dopiero podczas kontroli lub prośby od osoby, której dane dotyczą.
System, który wypełnia rejestr i monitoruje
Drugą trasą jest subskrypcja systemu, który wypełnia rejestr z biblioteki znanych narzędzi SaaS i automatycznie bierze pod uwagę umowy przetwarzania i terminy ustawowe. Cena tego rozwiązania to stała, przejrzysta kwota miesięczna zamiast nieprzewidywalnych godzin. To, co zwykle określa wysokość ceny, to liczba operacji przetwarzania i wykorzystywane funkcje: sam rejestr czy też pakiet dokumentów i monitorowanie. Aktualne zestawienie znajdzie Pan na stronie z taryfami i ich zawartością. Baza wiedzy, weryfikacja umowy przetwarzania i schemat decyzyjny dotyczący wycieku danych pozostają bezpłatne i dostępne bez konta.
Kiedy potrzebny jest doradca
Istnieją sytuacje, w których sam rejestr to za mało: złożone operacje przetwarzania, wrażliwe dane na dużą skalę lub wątpliwości co do podstawy prawnej. Wówczas indywidualna porada prawna jest rzeczywistą częścią kosztów, obok samego rejestru. System taki jak gdpria.eu zapewnia wyjaśnienie i strukturę na podstawie RODO i wytycznych EUDPB oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych, wraz z odwołaniem do źródeł, ale nie decyduje za Pana i nie zastępuje juristy czy organu nadzorczego, jeśli sytuacja wymaga ich interwencji.
Co ostatecznie daje Panu ta kwota
Koszty rejestru przetwarzania nie są więc pojedynczą liczbą, ale sumą czasu, funkcjonalności i czasami porady. Co pan/pani uzyskuje w zamian, to aktualny przegląd, który może pan/pani od razu pokazać klientowi, ubezpieczycielowi lub przy zamówieniu publicznym, zamiast czegoś, co trzeba by było rekonstruować pod presją czasu. Na strona wyjaśniająca, skąd pochodzą informacje znajduje się informacja, jak powiązanie między tekstem ustawy a rejestrem się tworzy.
Chce pan/pani zobaczyć, co to oznacza dla własnej firmy, zanim coś ustali? Najpierw przejrzyj bezpłatne tematy w bazie wiedzy, lub utwórz konto biznesowe aby bezpośrednio wypełnić rejestr z własnych narzędzi.