Vilka dokument behöver du för en ny webbplats eller webshop?
En ny webbplats eller webbutik kräver en fast uppsättning dokument: ett integritetmeddelande, en cookiepolicy om spårningskakor placeras, och ett databehandlaravtal med varje part som behandlar personuppgifter för din räkning. Det senare är den del som ofta väcker flest frågor vid detta köptillfälle, eftersom en ny webbplats sällan medför en databehandlare, utan vanligtvis fyra eller fem samtidigt.
Tänk på hostingleverantören, företaget bakom ditt analysverktyg, e-posttjänsten för nyhetsbrev, betalningsleverantören för en webbutik och eventuellt en chattbot eller bokningssystem. Varje part som behandlar data om besökare eller kunder på dina servrar eller i ditt namn bör i princip ha ett databehandlaravtal. Frågan är alltså inte "vilket dokument behöver jag", utan "vilka måste jag göra avtal med, och har den parten redan löst det själv".
Varför det handlar om flera avtal samtidigt vid detta köptillfälle
Vid andra tillfällen, till exempel när en kund själv skickar ett avtal, handlar det oftast om en relation som du bedömer. Vid en ny webbplats är det tvärtom: du är den som väljer verktygen, och valet av ett verktyg medför ofta automatiskt ett standardavtal som leverantören redan har klart. Många välkända SaaS-verktyg, från hostingleverantörer till analystjänster, erbjuder ett sådant avtal digitalt, ofta via en länk i kundportalen. Utmaningen ligger inte i att hitta dessa dokument, utan i att hålla överblicken: vilket verktyg har du lagt till, finns avtalet redan på plats och är texten fortfarande aktuell. Ett bibliotek med välkända verktyg och status för avtalet hjälper till här, så att du inte behöver lösa samma sak på nytt för varje leverantör. utrett per situation vad GDPR kräver av dig
Integritetmeddelandet och cookiepolicyn
Dessutom ska det finnas ett integritetmeddelande på webbplatsen som förklarar vilka data som samlas in, för vilket ändamål och hur länge de sparas. I en webbutik tillkommer cookiepolicyn, särskilt om kakor placeras för annonser eller analys innan besökaren har gett sitt medgivande. Reglerna för kakor finns inte bara i GDPR utan berör också annan lagstiftning om elektronisk kommunikation; den exakta tillämpningen skiljer sig åt beroende på situation, så för tveksamma fall är tillsynsmyndigheten eller en jurist rätt kontakt.
Vad detta betyder för behandlingsregistret
Varje nytt verktyg som du kopplar till webbplatsen bör också återspeglas i behandlingsregistret: vilka data behandlas av verktyget, för vilket ändamål och var lagras data fysiskt. I en webbutik tillkommer ofta ett extra lager, eftersom betalningsuppgifter och beställhistorik följer en annan bevaringscykel än till exempel nyhetsbrevsprenumerationer. Den som uppdaterar registret manuellt löper risken att ett nytt verktyg läggs till men inte motsvarande avtal, eller vice versa. Ett register som växer automatiskt tillsammans med de verktyg du faktiskt använder förhindrar detta glapp.
Säkerhet som del av övervägandet
Utöver pappersarbetet spelar även den tekniska sidan en roll för en ny webbplats: var lagras uppgifterna, vem har åtkomst och är anslutningen säker. Det är inget separat dokument, utan något som bör återspeglas i databehandlaravtalet och i dina egna överväganden. hur säkerhet och integritet hänger ihop i praktiken
Osäkerhet om ett specifikt verktyg eller en specifik klausul
Vissa leverantörer arbetar med standardavtal som inte helt motsvarar situationen för ett litet företag, eller som hänvisar till överföring utanför EU utan att göra det direkt tydligt. Om du är osäker på en specifik klausul är det lämpligt att låta den granskas av en jurist, eller att ställa frågan till Myndigheten för skydd av personuppgifter. Vanliga frågor om cookies, samtycke och rollen för tredje parter på en webbplats finns också samlade i översikten med vanliga frågor. svar på frågor som återkommer oftare
Behålla överblicken utan att själv behöva ta reda på allt
Kärnan i detta köptillfälle är därför inte ett enda dokument, utan en uppsättning som växer tillsammans med de verktyg du väljer: integritetspolicy, cookiepolicy där det är tillämpligt, ett databehandlingsavtal per relevante leverantör, och uppdateringen av registret över behandlingsaktiviteter. Den som granskar detta per verktyg för sig tappet snart flera timmar på att jämföra standardtexter. Ett system som kopplar biblioteket med kända verktyg till registret och övervakar avtalen tar bort mycket av det utredningsarbetet.
Vill du se hur det ser ut för din egen webbplats eller webshop? Gör den kostnadsfria snabbskanning eller bläddra genom kunskapsbanken för att se vilka dokument som hör till din situation, och starta sedan en affärskonto om du vill för att låta registret växa tillsammans. starta ett affärskonto