Mitä asiakirjoja tarvitset uudelle verkkosivustolle tai verkkokaupalle?
Uuden verkkosivuston tai verkkokaupan yhteydessä tarvitaan vakio-asiakirjat: tietosuojaseloste, evästekäytäntö mikäli käytetään seurantaevästeitä, ja tiedonkäsittelysopimus jokaisen osapuolen kanssa, joka käsittelee henkilötietoja puolestasi. Jälkimmäinen aiheuttaa yleensä eniten kysymyksiä tässä tilanteessa, sillä uusi verkkosivusto tuo harvoin yhden tiedonkäsittelijän vaan yleensä neljä tai viisi kerralla.
Ajattele palveluntarjoajaa, analytiikkatyökalun operaattoria, uutiskirjeen sähköpostipalvelua, maksunpalveluntarjoajaa verkkokaupassa ja mahdollisesti chatbot-palvelua tai varausjärjestelmää. Jokainen osapuoli, joka käsittelee vierailijoiden tai asiakkaiden tietoja palvelimillasi tai puolestasi, tarvitsee periaatteessa tiedonkäsittelysopimuksen. Kysymys ei siis ole "mitä asiakirjaa tarvitsen", vaan "kenen kanssa minun on kirjattava sopimukset ja onko hän jo hoitanut sen".
Miksi tässä tilanteessa on useita sopimuksia kerralla
Muissa tilanteissa, kuten silloin kun asiakas lähettää sopimuksen, kyse on yleensä yhdestä suhteesta, jonka arvioit. Uuden verkkosivuston kohdalla se toimii päinvastoin: sinä valitset työkalut, ja valinnan myötä tulee usein automaattisesti standardisopimus, jonka toimittajalla on valmiina. Monet tunnetut SaaS-työkalut, isäntäpalveluntarjoajista analytiikkapalveluihin, tarjoavat tällaisen sopimuksen digitaalisesti, usein linkin kautta asiakasportaalissa. Haaste ei ole näiden asiakirjojen löytämisessä, vaan yleiskatsoissa: mitkä työkalut olet lisännyt, onko sopimus olemassa ja onko teksti edelleen ajanmukainen. Tunnettujen työkalujen kirjasto, jossa näkyy sopimuksen status, auttaa tässä, joten sinun ei tarvitse selvittää jokaisen toimittajan kanssa uudelleen, mitä on kesken. selvitetty jokaisen tilanteen osalta, mitä GDPR vaatii sinulta
Tietosuojaseloste ja evästekäytäntö
Sivustolla on oltava myös tietosuojaselostus, joka selittää, mitkä tiedot kerätään, mihin tarkoitukseen ja kuinka kauan niitä säilytetään. Verkkokaupan kohdalla siihen lisätään evästekäytäntö, erityisesti jos evästeitä asetetaan mainontaa tai analysointia varten, ennen kuin kävijä on antanut siihen suostumuksensa. Evästeitä koskevat säännöt eivät ole pelkästään GDPR:ssä vaan ne liittyvät myös muuhun lainsäädäntöön elektronisesta viestinnästä; tarkan soveltamisen yksityiskohdat vaihtelevat tilanteen mukaan, joten epäselvissä tapauksissa valvontaviranomainen tai jurist on oikea yhteyshenkilö.
Mitä tämä tarkoittaa käsittelyrekisterille
Jokainen uusi työkalu, jonka liitätte sivustolle, on kuuluttava näkyä käsittelyrekisterissä: mitä tietoja työkalu käsittelee, mihin tarkoitukseen ja missä tiedot fyysisesti sijaitsevat. Verkkokaupan kohdalla siihen lisääntyy usein ylimääräinen kerros, koska maksutiedot ja tilaushistoria noudattavat erilaista säilyttämiskäytäntöä kuin esimerkiksi uutiskirjeen tilaukset. Joka ylläpitää rekisteriä manuaalisesti, on vaarassa, että uusi työkalu tulee rekisteriin mutta siihen liittyvä sopimus ei, tai päinvastoin. Rekisteri, joka kasvaa automaattisesti käytössäänne olevien työkalujen mukaisesti, ehkäisee tämän puutteen.
Turvallisuus osana harkintaa
Paperin rinnalla uusilla verkkosivuilla on myös tekninen puoli: missä tiedot sijaitsevat, kuka niihin pääsee ja onko yhteys suojattu. Tämä ei ole erillinen asiakirja, vaan jotakin, joka kuuluu näkyä käsittelijän sopimuksessa ja omissa harkinnoissanne. miten turvallisuus ja tietosuoja käytännössä liittyvät yhteen
Epävarmuus tietyn työkalun tai lausekkeen suhteen
Jotkut toimittajat käyttävät vakiosopimusehtojen kanssa, jotka eivät välttämättä sovi pienyritykselle täydellisesti, tai jotka viittaavat tiedon siirtämiseen EU:n ulkopuolelle selvittämättä sitä riittävän selvästi. Jos olet epävarma jonkin tietyn ehdon suhteen, on suositeltavaa antaa se oikeudellisen asiantuntijan arvioitavaksi tai esittää kysymys Tietosuojaviranomaiselle. Usein kysytyt kysymykset evästeiden, suostumuksen ja kolmansien osapuolien roolista verkkosivustolla on myös löydettävissä usein kysyttyjen kysymysten luettelosta. usein esitettyihin kysymyksiin saadut vastaukset
Pysyä selvillä ilman kaiken selvittämistä itse
Tämän ostotapahtuman ydin ei siis ole yksi asiakirja, vaan joukko, joka kasvaa valitsemiesi työkalujen mukana: tietosuojakäytäntö, evästekäytäntö soveltuvuuden mukaan, sopimus jokaista asiaa koskevaa toimittajaa kohti, ja käsittelyrekisterin päivittäminen. Jos selvittää sen jokaista työkalua kohti erikseen, menettää helposti useita tunteja vakiotekstien vertailuun. Järjestelmä, joka yhdistää tunnettujen työkalujen kirjaston rekisteriin ja valvoo sopimuksia, poistaa pääosan tästä selvitystyöstä käsistä.
Haluatko nähdä, miltä se näyttää oman verkkosivustosi tai verkkokauppasi kohdalla? Tee ilmainen pika-arvio tai selaa tietopankkia nähdäksesi, mitkä asiakirjat kuuluvat tilanteeseen, ja käynnistä tarvittaessa liikesopimus, jotta rekisteri kasvaa. aloita liikesopimus