Hvilke dokumenter skal du bruge til et nyt website eller webshop?
Et nyt website eller webshop kræver et fast sæt dokumenter: en privatlivserklæring, en cookiepolitik hvis der placeres sporings-cookies, og en databehandleraftale med hver part, der behandler personoplysninger på dine vegne. Det sidste er det punkt ved dette købetidspunkt, der rejser flest spørgsmål, for et nyt website medbringer sjældent én databehandler, men som regel fire eller fem på en gang.
Tænk på hostingudbyder, udbyderen bag dit analyseværktøj, e-mailtjenesten til nyhedsbreve, betalingsleverandøren til webshop, og eventuelt en chatbot eller bookingsystem. Hver part, der behandler data fra besøgende eller kunder på dine servere eller på dine vegne, skal principielt have en databehandleraftale. Spørgsmålet er altså ikke "hvilket dokument har jeg brug for", men "med hvem skal jeg aftale noget, og har den part allerede ordnet det selv".
Hvorfor der er tale om flere aftaler på en gang ved dette købetidspunkt
Ved andre lejligheder, såsom når en kunde selv sender en aftale, handler det sædvanligvis om en enkelt relation, som du vurderer. Ved et nyt website er det omvendt: du er den, der vælger værktøjerne, og med valget af et værktøj følger der ofte automatisk en standardaftale med, som leverandøren allerede har klar. Mange kendt SaaS-værktøjer, fra hostingudbydere til analysetjenester, tilbyder sådan en aftale digitalt, ofte via et link i kundeportalen. Udfordringen ligger ikke i at finde disse dokumenter, men i at bevare overblikket: hvilket værktøj har du tilføjet, findes aftalen der allerede, og er teksten stadig aktuel. Et bibliotek med kendt værktøjer og status for aftalen hjælper med det, så du ikke behøver at finde ud af på ny for hver leverandør. undersøgt pr. situation, hvad GDPR kræver af dig
Privatlivserklæringen og cookiepolitikken
Derudover skal der være en privatlivserklæring på webstedet, der forklarer, hvilke data der indsamles, til hvilket formål, og hvor længe de opbevares. Ved en webshop kommer cookiepolitikken til, især hvis der placeres cookies til annoncering eller analyse, før besøgende har givet samtykke til det. Reglerne omkring cookies står ikke kun i GDPR, men berører også anden lovgivning om elektronisk kommunikation; den præcise udformning heraf varierer pr. situation, så ved tvivl er tilsynsmyndigheden eller en jurist det rette sted at henvende sig.
Hvad det betyder for registeret over behandlingsaktiviteter
Hvert nyt værktøj, du forbinder til webstedet, skal også dukke op i registeret over behandlingsaktiviteter: hvilke data behandler værktøjet, til hvilket formål, og hvor er dataene fysisk placeret. Ved en webshop kommer der ofte et ekstra lag til, fordi betalingsdata og ordrehistorik følger et anden opbevaringsspor end for eksempel nyhedsbrevtilmeldinger. Hvis du vedligeholder registeret manuelt, risikerer du, at et nyt værktøj kommer med, men den tilhørende aftale ikke, eller omvendt. Et register, der vokser automatisk med de værktøjer, du rent faktisk bruger, forhindrer det hul.
Sikkerhed som del af overvejelsen
Ud over det skriftlige spørgsmål spiller den tekniske side også en rolle ved et nyt website: hvor er dataene placeret, hvem har adgang, og er forbindelsen sikret. Det er ikke et separat dokument, men noget der skal indgå i databehandleraftalen og i dine egne vurderinger. hvordan sikkerhed og privatlivsbeskyttelse hænger sammen i praksis
Usikkerhed om et specifikt værktøj eller klausul
Nogle leverandører arbejder med standardkontrakter, der ikke helt passer til situationen i en lille virksomhed, eller som refererer til overførelse uden for EU uden at gøre det direkte klart. Hvis du er i tvivl om en specifik klausul, er det tilrådeligt at få den vurderet af en jurist eller at stille spørgsmålet til Datatilsynet. Ofte stillede spørgsmål om cookies, samtykke og tredjeparters rolle på et websted kan også findes i oversigten over ofte stillede spørgsmål. svar på hyppigt stillede spørgsmål
Holde styr på det uden at skulle finde alt ud selv
Kernen i dette indkøbsmoment er således ikke ét dokument, men et sæt, der vokser med de værktøjer, du vælger: privatlivserklæring, cookiepolitik hvor relevant, en databehandleraftale pr. relevant leverandør, og opdatering af behandlingsregistret. Den, der udreder det pr. værktøj enkeltvis, mister hurtigt flere timer på at sammenligne standardtekster. Et system, der forbinder biblioteket af kendte værktøjer med registret og overvåger aftalerne, fjerner det meste af udrederarbejdet.
Vil du se, hvordan det ser ud for dit eget websted eller webshop? Foretag den gratis hurtige scanning, eller gennemse videnbanken for at se, hvilke dokumenter der hører til din situation, og opret derefter efter ønske en erhvervskonto for at få registret til at vokse med. starte en erhvervskonto