Które dokumenty potrzebne są do nowej strony internetowej lub sklepu internetowego?
Do nowej strony internetowej lub sklepu online należy stały zestaw dokumentów: polityka prywatności, polityka cookies, jeśli umieszczane są cookies śledzące, i umowa o przetwarzaniu danych z każdą stroną, która przetwarza dane osobowe w Waszym imieniu. Ta ostatnia to element, który w tym momencie zakupu budzi najwięcej pytań, ponieważ nowa strona internetowa rzadko przynosi jednego przetwarzającego, ale zwykle czterech lub pięciu naraz.
Pomyślcie o dostawcy hostingu, firmie stojącej za narzędziem analitycznym, usłudze poczty elektronicznej dla biuletynów, dostawcy płatności w sklepie internetowym i ewentualnie chatnierze lub systemie rezerwacji. Każda strona, która przetwarza dane odwiedzających lub klientów na Waszych serwerach lub w Waszym imieniu, w zasadzie powinna mieć umowę o przetwarzaniu danych. Pytanie nie brzmi zatem "jaki dokument potrzebny", ale "z kim muszę sformalizować porozumienia i czy ta strona już to sama zaplanowała".
Dlaczego przy tym momencie zakupu chodzi o kilka umów jednocześnie
W innych sytuacjach, na przykład gdy klient sam przesyła umowę, zwykle chodzi o jedną relację, którą oceniacie. W przypadku nowej strony internetowej jest odwrotnie: wy wybieracie narzędzia, a wraz z wyborem narzędzia często automatycznie pojawia się standardowa umowa, którą dostawca już ma przygotowaną. Wiele znanych narzędzi SaaS, od dostawców hostingu po usługi analityczne, oferują taką umowę cyfrowo, często poprzez link w portalu klienta. Wyzwanie nie polega na znalezieniu tych dokumentów, ale na utrzymaniu przeglądu: które narzędzie dodaliście, czy umowa jest już na miejscu i czy tekst jest jeszcze aktualny. Biblioteka znanych narzędzi ze statusem umowy ułatwia to, dzięki czemu nie musicie za każdym razem ponownie ustalać, co się dzieje u każdego dostawcy. określone dla każdej sytuacji, o co prosi RODO
Polityka prywatności i polityka cookies
Ponadto na stronie internetowej powinna znajdować się polityka prywatności wyjaśniająca, jakie dane są zbierane, w jakim celu i jak długo są przechowywane. W sklepie internetowym dochodzi do tego polityka cookies, szczególnie jeśli umieszczane są cookies do reklamy lub analizy zanim odwiedzający udzieli na to zgody. Zasady dotyczące cookies znajdują się nie tylko w RODO, ale dotyczą również innych przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej; dokładne ich wdrażanie różni się w zależności od sytuacji, więc w razie wątpliwości właściwym punktem kontaktowym jest organ nadzorczy lub prawnik.
Co to oznacza dla rejestru działalności przetwarzania
Każde nowe narzędzie, które podłączycie do strony internetowej, powinno również pojawić się w rejestrze działalności przetwarzania: jakie dane przetwarza narzędzie, w jakim celu i gdzie fizycznie znajdują się dane. W sklepie internetowym często pojawia się dodatkowa warstwa, ponieważ dane płatnicze i historia zamówień podlegają innemu cyklowi przechowywania niż na przykład subskrypcje biuletynu. Ci, którzy prowadzą rejestr ręcznie, ryzykują, że nowe narzędzie pojawi się, ale towarzysząca mu umowa nie, lub na odwrót. Rejestr, który automatycznie rozwija się wraz z narzędziami, które faktycznie wykorzystujecie, zapobiega tej luce.
Bezpieczeństwo jako część rozważań
Obok aspektu formalnego w przypadku nowej strony internetowej odgrywa rolę również strona techniczna: gdzie znajdują się dane, kto ma do nich dostęp i czy połączenie jest zabezpieczone. To nie jest osobny dokument, ale coś, co powinno znaleźć się w umowie o przetwarzaniu danych i w waszych własnych rozważaniach. jak bezpieczeństwo i prywatność wiążą się w praktyce
Wątpliwości dotyczące określonego narzędzia lub klauzuli
Niektórzy dostawcy pracują z umowami standardowymi, które nie w pełni odpowiadają sytuacji małego przedsiębiorstwa, lub które odnoszą się do transferu danych poza UE bez jasnego wyjaśnienia. W razie wątpliwości dotyczących konkretnego postanowienia zaleca się poddać je ocenie przez prawnika lub przesłać pytanie Władzom Ochrony Danych. Często zadawane pytania dotyczące plików cookie, zgody i roli stron trzecich na stronie internetowej można również znaleźć w przeglądzie często zadawanych pytań. answers to frequently asked questions
Utrzymanie przeglądu bez konieczności samodzielnego rozstrzygania wszystkiego
Sednem tego momentu zakupu nie jest zatem jeden dokument, ale zestaw, który rośnie wraz z narzędziami, które wybierze Pan: polityka prywatności, polityka plików cookie, jeśli ma zastosowanie, umowa z procesorem danych dla każdego istotnego dostawcy i aktualizacja rejestru przetwarzania. Osoba, która rozstrzygałaby to niezależnie dla każdego narzędzia, szybko traci wiele godzin na porównywanie tekstów standardowych. System łączący bibliotekę znanych narzędzi z rejestrem i monitorujący umowy, w dużej mierze odbiera to badawcze zadanie z ręki.
Chcesz zobaczyć, jak to wygląda dla twojej własnej strony internetowej lub sklepu internetowego? Wykonaj bezpłatne skanowanie szybkie lub przeglądaj bazę wiedzy, aby zobaczyć, które dokumenty pasują do twojej sytuacji, a następnie w razie potrzeby skonfiguruj konto biznesowe, aby rejestr rozwijał się równolegle. uruchomić konto biznesowe