Ce documente aveți nevoie pentru un site web nou sau o magazie online?
Cu un nou site web sau magazin online vine o serie fixă de documente: o declarație de confidențialitate, o politică de cookie dacă sunt plasate cookie-uri de urmărire, și o înțelegere de prelucrare a datelor cu fiecare parte care prelucrează date cu caracter personal în numele dvs. Acesta din urmă este, la acest moment de cumpărare, elementul care ridică cele mai multe întrebări, deoarece un nou site web aduce rar un singur procesator, ci de obicei patru sau cinci simultan.
Gândiți-vă la furnizorul de găzduire, la parte din spatele uneltei dvs. de analiză, la serviciul de e-mail pentru buletine informative, la furnizorul de plăți dintr-un magazin online și eventual la un chatbot sau sistem de rezervări. Fiecare parte care prelucrează date ale vizitatorilor sau clienților pe serverele dvs. sau în numele dvs. ar trebui în principiu să aibă o înțelegere de prelucrare a datelor. Prin urmare, întrebarea nu este "ce document am nevoie", ci "cu cine trebuie să mă înțeleg, și acea parte a reglementat deja asta".
De ce la acest moment de cumpărare se negociază mai multe înțelegeri simultan
La alte ocazii, cum ar fi un client care trimite el însuși o înțelegere, este de obicei vorba despre o singură relație pe care o evaluați. Cu un nou site web este invers: sunteți dvs. cel care alege instrumentele, și cu alegerea unui instrument vine adesea automat o înțelegere standard pe care furnizorul o are deja pregătită. Multe instrumente SaaS cunoscute, de la furnizori de găzduire la servicii de analiză, oferă o asemenea înțelegere online, adesea printr-o legătură din portalul clienților. Provocarea nu constă în găsirea acestor documente, ci în a menține o prezentare generală: ce instrument ați adăugat, se află deja înțelegerea acolo și este textul încă actual. O bibliotecă de instrumente cunoscute cu starea înțelegerii erbij ajută la aceasta, astfel încât să nu trebuiască să vă gândiți din nou ce se întâmplă cu fiecare furnizor. analizat pentru fiecare situație ce vă cere GDPR-ul
Declarația de confidențialitate și politica de cookie
În plus, trebuie să existe o declarație de confidențialitate pe site care să explice ce date sunt colectate, cu ce scop și cât timp sunt păstrate. La un magazin online se adaugă politica de cookie, în special dacă sunt plasate cookie-uri pentru publicitate sau analiză înainte ca vizitatorul să dea consimțământul pentru aceasta. Regulile privind cookie-urile nu se găsesc doar în GDPR, ci ating și alte legislații privind comunicațiile electronice; aplicarea precisă a acestuia diferă în funcție de situație, deci pentru cazurile îndoielnice, autoritatea de supraveghere sau un jurist este interlocutorul potrivit.
Ce înseamnă aceasta pentru registrul de activități de prelucrare
Fiecare instrument nou pe care îl conectați la site trebuie să apară și în registrul de activități de prelucrare: ce date prelucrează instrumentul, cu ce scop și unde se află fizic datele. La un magazin online vine adesea un strat suplimentar, deoarece datele de plată și istoricul comenzilor urmează o altă traiectorie de păstrare decât, de exemplu, abonamentele la buletine informative. Cine ține registrul manual corre riscul ca un instrument nou să ajungă acolo dar să lipsească înțelegerea aferentă, sau invers. Un registru care crește automat odată cu instrumentele pe care le utilizați efectiv, evită această lacună.
Securitatea ca parte a evaluării
Pe lângă aspectul pe hârtie, și aspectul tehnic joacă un rol la un nou site web: unde se află datele, cine are acces și este conexiunea securizată. Aceasta nu este un document separat, ci ceva care trebuie să apară în înțelegerea de prelucrare a datelor și în propriile dvs. considerații. cum se leagă în practică securitatea și confidențialitatea
Îndoiala cu privire la un instrument sau o clauză specifică
Unii furnizori lucrează cu acte standard care nu se potrivesc complet cu situația unei mici întreprinderi, sau care fac referire la transferuri în afara UE fără să o expliciteze direct. În caz de îndoială cu privire la o clauză specifică, este recomandabil să o supuneți evaluării unui jurist, sau să puneți întrebarea Autorității pentru Protecția Datelor. Întrebări frecvente despre cookies, consimțământ și rolul terților pe un site web pot fi găsite și în rezumatul întrebărilor frecvente. răspunsuri la întrebări care apar frecvent
A-și menține o imagine de ansamblu fără a trebui să investigheze totul singur
Esența acestui moment de cumpărare nu este deci un singur document, ci un set care crește odată cu instrumentele pe care le alegeți: declarație de confidențialitate, politică de cookies acolo unde este cazul, un acord cu procesatorul pentru fiecare furnizor relevant, și actualizarea registrului de activități de prelucrare. Cine investighează asta separat pentru fiecare instrument, pierde în curând mai multe ore comparând texte standard. Un sistem care conectează biblioteca instrumentelor cunoscute la registru și monitorizează acordurile, vă scutește în mare parte de această muncă de investigație.
Doriți să vedeți cum arată asta pentru propriul dumneavoastră site web sau magazin online? Efectuați scanarea rapida gratuită sau răsfoiți banca de cunoștințe pentru a vedea ce documente se aplică situației dumneavoastră, și apoi, dacă dorești, configurați un cont de afaceri pentru a permite ca registrul să crească. deschiderea unui cont de afaceri