Quali documenti sono necessari per un nuovo sito web o negozio online?
Con un nuovo sito web o negozio online è necessaria una serie fissa di documenti: un'informativa sulla privacy, una politica sui cookie se vengono inseriti cookie di tracciamento, e un contratto di responsabile del trattamento con ogni parte che tratta dati personali per vostro conto. Quest'ultimo è l'elemento che suscita più domande in questo momento di acquisto, perché un nuovo sito web raramente porta con sé un solo responsabile del trattamento, ma di solito quattro o cinque contemporaneamente.
Pensate al provider di hosting, alla società dietro il vostro strumento di analisi, al servizio di posta elettronica per le newsletter, al provider di pagamento di un negozio online, e eventualmente a un chatbot o a un sistema di prenotazione. Ogni parte che elabora dati di visitatori o clienti sui vostri server o in vostro nome dovrebbe, in linea di principio, avere un contratto di responsabile del trattamento. La domanda non è quindi "quale documento mi serve", ma "con chi devo formalizzare gli accordi, e quella parte se ne è già occupata".
Perché in questo momento di acquisto si tratta di più contratti contemporaneamente
In altre situazioni, come quando un cliente invia un contratto, di solito si tratta di una sola relazione che voi valutate. Con un nuovo sito web è il contrario: siete voi a scegliere gli strumenti, e la scelta di uno strumento spesso comporta automaticamente un contratto standard che il fornitore ha già pronto. Molti noti strumenti SaaS, da provider di hosting a servizi di analisi, offrono un tale contratto digitalmente, spesso tramite un link nel portale clienti. La sfida non sta nel trovare questi documenti, ma nel mantenere una panoramica: quale strumento avete aggiunto, il contratto è già lì, e il testo è ancora attuale. Una biblioteca di strumenti noti con lo stato del contratto aiuta in questo, così non dovete scoprire da capo per ogni fornitore cosa c'è in gioco. verificato caso per caso cosa il GDPR richiede da voi
L'informativa sulla privacy e la politica sui cookie
Inoltre, sul sito web deve comparire un'informativa sulla privacy che spieghi quali dati vengono raccolti, per quale scopo e per quanto tempo vengono conservati. Con un negozio online si aggiunge la politica sui cookie, in particolare se vengono inseriti cookie per la pubblicità o l'analisi prima che il visitatore abbia dato il suo consenso. Le regole sui cookie non si trovano solo nel GDPR ma toccano anche altre normative sulla comunicazione elettronica; l'esatta attuazione varia a seconda della situazione, quindi per i casi dubbi l'autorità di controllo o un legale è il punto di contatto appropriato.
Cosa significa per il registro dei trattamenti
Ogni nuovo strumento che collegate al sito web dovrebbe comparire anche nel registro dei trattamenti: quali dati tratta lo strumento, per quale scopo e dove si trovano fisicamente i dati. Con un negozio online spesso si aggiunge un ulteriore livello, perché i dati di pagamento e la cronologia degli ordini seguono un percorso di conservazione diverso da, ad esempio, le iscrizioni alle newsletter. Chi aggiorna il registro manualmente corre il rischio che un nuovo strumento sia incluso ma il contratto associato no, o viceversa. Un registro che cresce automaticamente con gli strumenti che voi effettivamente utilizzate evita questa lacuna.
La sicurezza come parte della valutazione
Oltre all'aspetto documentale, con un nuovo sito web gioca un ruolo anche l'aspetto tecnico: dove si trovano i dati, chi vi accede e la connessione è protetta. Non si tratta di un documento separato, ma di qualcosa che dovrebbe comparire nel contratto di responsabile del trattamento e nelle vostre stesse valutazioni. come la sicurezza e la privacy si collegano nella pratica
Incertezza su uno strumento o una clausola specifica
Alcuni fornitori utilizzano accordi standard che non si adattano completamente alla situazione di una piccola impresa, oppure che fanno riferimento a trasferimenti al di fuori dell'UE senza renderlo immediatamente chiaro. In caso di dubbi su una clausola specifica, è consigliabile farla valutare da un legale, o sottoporre la questione all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali. Le domande frequenti su cookie, consenso e il ruolo di terze parti su un sito web si trovano anche nella raccolta di domande frequenti. risposte alle domande più frequenti
Mantenere la visione d'insieme senza doversi occupare personalmente di tutto
Il nucleo di questo momento di acquisto non è quindi un unico documento, ma un insieme che cresce insieme agli strumenti che scegliete: informativa sulla privacy, politica sui cookie ove applicabile, un accordo con il responsabile del trattamento per ogni fornitore rilevante, e l'aggiornamento del registro dei trattamenti. Chi lo ricerca per ogni singolo strumento perde facilmente molte ore a confrontare testi standard. Un sistema che collega la biblioteca di strumenti noti al registro e monitora gli accordi, toglie di mano gran parte di questo lavoro di ricerca.
Volete vedere come appare per il vostro sito web o negozio online? Fate la scansione rapida gratuita o sfogliate la banca dati della conoscenza per vedere quali documenti si adattano alla vostra situazione, e successivamente, se lo desiderate, aprite un account commerciale per far crescere il registro. avviare un account commerciale