Quels documents vous faut-il pour un nouveau site web ou une nouvelle boutique en ligne ?
Un nouveau site web ou une boutique en ligne exige une série de documents standard : une déclaration de confidentialité, une politique relative aux cookies si des cookies de suivi sont placés, et un contrat de traitement avec chaque tiers qui traite des données personnelles en votre nom. Ce dernier point est celui qui suscite le plus de questions lors de cet achat, car un nouveau site n'apporte rarement un seul prestataire, mais généralement quatre ou cinq à la fois.
Pensez au prestataire d'hébergement, au fournisseur de votre outil d'analyse, au service de courrier électronique pour les infolettres, au prestataire de paiement pour la boutique en ligne, et éventuellement à un chatbot ou un système de réservation. Chaque tiers qui traite les données des visiteurs ou des clients sur vos serveurs ou en votre nom devrait en principe disposer d'un contrat de traitement. La question n'est donc pas « quel document me faut-il », mais « avec qui dois-je conclure des accords, et ce tiers les a-t-il déjà arrangés ».
Pourquoi il y a plusieurs contrats à la fois lors de cet achat
Dans d'autres situations, comme lorsqu'un client envoie lui-même un contrat, il s'agit généralement d'une seule relation que vous évaluez. Avec un nouveau site web, c'est l'inverse : vous êtes celui qui choisit les outils, et le choix d'un outil s'accompagne souvent automatiquement d'un contrat-type que le fournisseur a déjà préparé. De nombreux outils SaaS bien connus, des prestataires d'hébergement aux services d'analyse, proposent un tel contrat en ligne, souvent par le biais d'un lien dans le portail client. Le défi ne réside pas dans la recherche de ces documents, mais dans le maintien d'une vue d'ensemble : quel outil avez-vous ajouté, le contrat est-il déjà en place, et le texte est-il toujours à jour. Une bibliothèque d'outils connus avec le statut du contrat vous aide à y voir clair, de sorte que vous n'ayez pas besoin de tout réinventer pour chaque fournisseur. examiné pour chaque situation ce que le RGPD exige de vous
La déclaration de confidentialité et la politique relative aux cookies
En outre, une déclaration de confidentialité doit figurer sur le site web, expliquant quelles données sont collectées, à quelle fin, et pendant combien de temps elles sont conservées. Pour une boutique en ligne, s'ajoute la politique relative aux cookies, notamment si des cookies sont placés à des fins publicitaires ou analytiques avant que le visiteur y ait consenti. Les règles relatives aux cookies ne figurent pas seulement dans le RGPD, mais touchent également à d'autres lois sur les communications électroniques ; l'application précise varie selon les situations, donc en cas de doute, l'autorité de surveillance ou un juriste est le bon interlocuteur.
Ce que cela signifie pour le registre des activités de traitement
Chaque nouvel outil que vous connectez au site web doit également figurer dans votre registre des activités de traitement : quelles données l'outil traite-t-il, à quelle fin, et où se trouvent les données physiquement. Pour une boutique en ligne, il y a souvent une couche supplémentaire, car les données de paiement et l'historique des commandes suivent un cycle de conservation différent de celui, par exemple, des abonnements à des infolettres. Celui qui tient le registre manuellement risque qu'un nouvel outil soit ajouté mais pas le contrat correspondant, ou vice versa. Un registre qui croît automatiquement avec les outils que vous utilisez réellement évite cette lacune.
La sécurité comme élément de l'évaluation
Au-delà de l'aspect documentaire, lors du lancement d'un nouveau site web, l'aspect technique joue également un rôle : où se trouvent les données, qui y a accès, et la connexion est-elle sécurisée. Ce n'est pas un document distinct, mais quelque chose qui doit être pris en compte dans le contrat de traitement et dans vos propres évaluations. comment la sécurité et la confidentialité sont liées en pratique
Des doutes sur un outil ou une clause spécifique
Certains fournisseurs travaillent avec des contrats types qui ne correspondent pas entièrement à la situation d'une petite entreprise, ou qui font référence à des transferts en dehors de l'UE sans le préciser clairement. En cas de doute sur une clause spécifique, il est conseillé de la faire examiner par un juriste, ou de soumettre la question à l'Autorité de protection des données. Les questions fréquemment posées concernant les cookies, le consentement et le rôle des tiers sur un site web figurent également dans l'aperçu des questions fréquemment posées. réponses aux questions qui reviennent fréquemment
Conserver une vue d'ensemble sans tout devoir vérifier soi-même
Le cœur de ce moment d'achat n'est donc pas un seul document, mais un ensemble qui s'enrichit au fur et à mesure des outils que vous choisissez : déclaration de confidentialité, politique relative aux cookies le cas échéant, un contrat de traitement par fournisseur pertinent, et la mise à jour du registre des activités de traitement. Celui qui vérifie cela outil par outil perd rapidement plusieurs heures à comparer des textes standards. Un système qui relie la bibliothèque d'outils connus au registre et surveille les contrats vous épargne largement ce travail de vérification.
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