Quais documentos você precisa para um novo site ou loja online?
Um novo site ou loja online requer um conjunto fixo de documentos: uma declaração de privacidade, uma política de cookies se forem colocados cookies de rastreamento, e um acordo de processamento de dados com cada parte que processa dados pessoais em seu nome. Esta última é a parte que levanta mais dúvidas neste momento de compra, pois um novo site raramente traz um único processador de dados, mas geralmente traz quatro ou cinco de uma vez.
Pense na empresa de hospedagem, na empresa por trás de sua ferramenta de análise, no serviço de e-mail para newsletters, no provedor de pagamento da loja online e, eventualmente, num chatbot ou sistema de reservas. Qualquer parte que processe dados de visitantes ou clientes em seus servidores ou em seu nome deve, em princípio, ter um acordo de processamento de dados. Portanto, a questão não é "que documento preciso", mas "com quem preciso de acordos, e essa parte já resolveu isso por conta própria".
Por que há vários acordos ao mesmo tempo neste momento de compra
Em outras situações, como quando um cliente envia um acordo para você avaliar, geralmente trata-se de um relacionamento que você avalia. Com um novo site é o oposto: você é quem escolhe as ferramentas e com a escolha de uma ferramenta vem frequentemente um acordo padrão que o fornecedor já tem pronto. Muitas ferramentas SaaS conhecidas, desde empresas de hospedagem até serviços de análise, oferecem tal acordo digitalmente, geralmente através de um link no portal do cliente. O desafio não está em encontrar esses documentos, mas em manter a visão geral: qual ferramenta você adicionou, o acordo já está lá e o texto ainda é atual. Uma biblioteca de ferramentas conhecidas com o status do acordo ajuda nisso, para que você não tenha que descobrir novamente para cada fornecedor o que está acontecendo. averiguado para cada situação o que a RGPD lhe exige
A declaração de privacidade e a política de cookies
Além disso, deve haver uma declaração de privacidade no site explicando quais dados são coletados, para que fim e por quanto tempo são retidos. Numa loja online vem acrescentada a política de cookies, especialmente se cookies forem colocados para publicidade ou análise antes do visitante dar consentimento para isso. As regras sobre cookies não estão apenas na RGPD mas também envolvem outra legislação sobre comunicações eletrônicas; a implementação exata varia de situação para situação, portanto para dúvidas o supervisor de proteção de dados ou um jurista é o ponto de contacto apropriado.
O que isto significa para o registo de atividades de tratamento
Cada nova ferramenta que você conecta ao site deve também aparecer no registo de atividades de tratamento: quais dados a ferramenta processa, para que fim e onde os dados residem fisicamente. Numa loja online há frequentemente uma camada extra, porque os dados de pagamento e o histórico de pedidos seguem uma trajetória de retenção diferente da, por exemplo, inscrições em newsletters. Quem mantém o registo manualmente corre o risco de uma nova ferramenta ser adicionada mas o acordo correspondente não, ou vice-versa. Um registo que cresce automaticamente com as ferramentas que você realmente usa evita essa lacuna.
A segurança como parte da decisão
Além da questão documental, há também o lado técnico num novo site: onde residem os dados, quem tem acesso e a ligação é segura. Isto não é um documento separado, mas algo que deve estar refletido no acordo de processamento de dados e em suas próprias considerações. como segurança e privacidade se relacionam na prática
Dúvida sobre uma ferramenta ou cláusula específica
Alguns fornecedores trabalham com contratos-padrão que não se adequam completamente à situação de uma pequena empresa, ou que fazem referência a transferências fora da UE sem deixar isso imediatamente claro. Em caso de dúvida sobre uma cláusula específica, é aconselhável submetê-la a um advogado ou apresentar a questão à Autoridade Nacional para a Proteção de Dados. Perguntas frequentes sobre cookies, consentimento e o papel de terceiros num website também podem ser encontradas no resumo de perguntas frequentes. respostas a perguntas frequentes
Manter uma visão geral sem ter de investigar tudo sozinho
O cerne deste momento de compra não é um único documento, mas um conjunto que cresce com as ferramentas que escolher: declaração de privacidade, política de cookies quando aplicável, um contrato de processamento de dados por fornecedor relevante, e a atualização do registo de atividades de tratamento. Quem investigar isto por cada ferramenta sozinho, perde rapidamente várias horas a comparar textos-padrão. Um sistema que liga a biblioteca de ferramentas conhecidas ao registo e monitoriza os contratos, retira esse trabalho de investigação em grande medida.
Quer ver como fica para o seu próprio website ou loja online? Faça a verificação rápida gratuita ou navegue pela base de conhecimentos para ver quais os documentos relevantes para a sua situação, e depois, se o desejar, crie uma conta comercial para deixar o registo crescer. iniciar uma conta comercial