Welche Dokumente benötigen Sie für eine neue Website oder einen neuen Online-Shop?
Bei einer neuen Website oder einem neuen Webshop gehört ein fester Satz an Unterlagen dazu: eine Datenschutzerklärung, eine Cookie-Richtlinie, wenn Tracking-Cookies gesetzt werden, und eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit jeder Partei, die in Ihrem Namen Personendaten verarbeitet. Letzteres ist bei dieser Kaufgelegenheit der Teil, der die meisten Fragen aufwirft, denn eine neue Website bringt selten einen Auftragsverarbeiter mit sich, sondern meist vier oder fünf auf einmal.
Denken Sie an den Hosting-Anbieter, den Anbieter hinter Ihrem Analysetool, den E-Mail-Dienst für Newsletter, den Zahlungsanbieter bei einem Webshop und möglicherweise einen Chatbot oder ein Buchungssystem. Jede Partei, die auf Ihren Servern oder in Ihrem Namen Daten von Besuchern oder Kunden verarbeitet, sollte im Prinzip eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung haben. Die Frage lautet also nicht "welches Dokument benötige ich", sondern "mit wem muss ich Vereinbarungen treffen, und hat diese Partei das selbst bereits geregelt".
Warum es bei dieser Kaufgelegenheit um mehrere Vereinbarungen auf einmal geht
Bei anderen Anlässen, wie ein Kunde, der selbst eine Vereinbarung schickt, geht es meist um eine Beziehung, die Sie bewerten. Bei einer neuen Website ist es umgekehrt: Sie sind derjenige, der die Tools auswählt, und mit der Wahl eines Tools kommt oft automatisch eine Standardvereinbarung mit, die der Anbieter bereits vorbereitet hat. Viele bekannte SaaS-Tools, von Hosting-Anbietern bis zu Analysediensten, bieten eine solche Vereinbarung digital an, oft über einen Link im Kundenportal. Die Herausforderung liegt nicht darin, diese Dokumente zu finden, sondern den Überblick zu behalten: Welches Tool haben Sie hinzugefügt, ist die Vereinbarung bereits vorhanden, und ist der Text noch aktuell. Eine Bibliothek bekannter Tools mit dem Status der Vereinbarung daneben hilft dabei, sodass Sie nicht für jeden Anbieter erneut herausfinden müssen, was der Stand ist. wurde für jede Situation ermittelt, was die DSGVO von Ihnen verlangt
Die Datenschutzerklärung und die Cookie-Richtlinie
Darüber hinaus sollte auf der Website eine Datenschutzerklärung veröffentlicht sein, die erklärt, welche Daten erfasst werden, zu welchem Zweck und wie lange sie gespeichert werden. Bei einem Webshop kommt die Cookie-Richtlinie hinzu, besonders wenn Cookies für Werbung oder Analyse gesetzt werden, bevor der Besucher dafür Zustimmung erteilt hat. Die Regeln rund um Cookies stehen nicht nur in der DSGVO, sondern berühren auch andere Gesetze über elektronische Kommunikation; die genaue Ausgestaltung unterscheidet sich je nach Situation, daher ist für Zweifelsfälle die Aufsichtsbehörde oder ein Jurist der richtige Ansprechpartner.
Was dies für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bedeutet
Jedes neue Tool, das Sie mit der Website verbinden, sollte auch im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auftauchen: Welche Daten verarbeitet das Tool, zu welchem Zweck und wo werden die Daten physisch gespeichert. Bei einem Webshop kommt oft eine zusätzliche Ebene hinzu, weil Zahlungsdaten und Bestellhistorie einem anderen Aufbewahrungsablauf unterliegen als beispielsweise Newsletter-Anmeldungen. Wer das Register manuell führt, läuft Gefahr, dass ein neues Tool zwar hinzukommt, aber die zugehörige Vereinbarung nicht, oder umgekehrt. Ein Register, das automatisch mit den Tools wächst, die Sie tatsächlich nutzen, schließt diese Lücke.
Sicherheit als Teil der Überlegung
Neben der administrativen Seite spielt bei einer neuen Website auch die technische Seite eine Rolle: Wo werden die Daten gespeichert, wer hat Zugriff und ist die Verbindung gesichert. Das ist kein separates Dokument, sondern etwas, das in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung und in Ihren eigenen Überlegungen berücksichtigt werden sollte. wie Sicherheit und Datenschutz in der Praxis zusammenhängen
Unsicherheit über ein bestimmtes Tool oder eine bestimmte Klausel
Einige Anbieter arbeiten mit Standardverträgen, die sich nicht vollständig auf die Situation eines kleinen Unternehmens abstimmen lassen, oder die auf Übermittlungen außerhalb der EU verweisen, ohne dies unmittelbar klarzumachen. Im Falle von Zweifeln an einer bestimmten Klausel ist es ratsam, diese von einem Juristen prüfen zu lassen oder die Frage der Autorität Persoonsgegevens vorzulegen. Häufig gestellte Fragen zu Cookies, Einwilligung und der Rolle von Drittanbietern auf einer Website finden sich auch in der Übersicht mit häufig gestellten Fragen. Antworten auf häufig gestellte Fragen
Den Überblick behalten, ohne alles selbst herausfinden zu müssen
Der Kern dieses Kaufaugenblicks ist also nicht ein Dokument, sondern eine Reihe, die mit den von Ihnen gewählten Tools mitwächst: Datenschutzerklärung, Cookierichtlinie sofern zutreffend, eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung pro relevanten Anbieter und die Aktualisierung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten. Wer das pro Tool einzeln herausfindet, ist schnell mehrere Stunden damit beschäftigt, Standardtexte zu vergleichen. Ein System, das die Bibliothek bekannter Tools mit dem Verzeichnis verknüpft und die Vereinbarungen überwacht, nimmt diese Recherche größtenteils ab.
Möchten Sie sehen, wie das für Ihre eigene Website oder Ihren Webshop aussieht? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Wissensdatenbank, um zu sehen, welche Unterlagen zu Ihrer Situation passen, und richten Sie dann optional ein Geschäftskonto ein, um das Verzeichnis mitwachsen zu lassen. ein Geschäftskonto einrichten