Které dokumenty potřebujete pro nový web nebo e-shop?
K novému webu nebo e-shopu patří pevná sada dokumentů: prohlášení o ochraně osobních údajů, zásady souborů cookie, pokud se umisťují sledovací soubory cookie, a dohoda se zpracovatelem s každou stranou, která v každém vaší jménem zpracovává osobní údaje. Ten poslední je v tomto okamžiku nákupu součástí, která vyvolává nejvíce otázek, protože nový web obvykle nepřináší jednoho zpracovatele, ale obvykle čtyři nebo pět najednou.
Myslete na poskytovatele hostingu, stranu za vašim nástrojem analýzy, e-mailovou službu pro bulletiny, poskytovatele plateb v e-shopu a případně chatbota nebo rezervační systém. Každá strana, která zpracovává údaje návštěvníků nebo zákazníků na vašich serverech nebo vaším jménem, by měla mít smlouvu se zpracovatelem. Otázka tedy není "jaký dokument potřebuji", ale "s kým si musím něco domluvit a má to daná strana již vyřešena".
Proč v tomto okamžiku nákupu jde o více smluv najednou
V jiných situacích, jako když zákazník sám pošle smlouvu, obvykle jde o jeden vztah, který posuzujete. U nového webu je tomu naopak: vy si vybíráte nástroje a s volbou nástroje často automaticky přichází standardní smlouva, kterou má dodavatel již připravenou. Mnoho známých nástrojů SaaS, od poskytovatelů hostingu až po analytické služby, takovou smlouvu nabízí digitálně, často prostřednictvím odkazu v portálu zákazníka. Výzva spočívá ne v hledání těchto dokumentů, ale v jejich přehledu: jaký nástroj jste přidali, je smlouva již tam a je text stále aktuální. Knihovna známých nástrojů se stavem smlouvy pomáhá, abyste nemuseli znovu u každého dodavatele zjišťovat, co se děje. v každé situaci zjištěno, co od vás požaduje legislativa na ochranu osobních údajů
Prohlášení o ochraně osobních údajů a zásady souborů cookie
Kromě toho by na webu mělo být prohlášení o ochraně osobních údajů, které vysvětluje, které údaje se shromažďují, k jakému účelu a jak dlouho se uchovávají. V e-shopu se k tomu přidávají zásady souborů cookie, zejména pokud se soubory cookie umisťují pro reklamu nebo analýzu, než návštěvník k tomu dal souhlas. Pravidla týkající se souborů cookie nejsou pouze v legislativě na ochranu osobních údajů, ale také se vztahují na další právní předpisy týkající se elektronické komunikace; přesné provedení se liší podle situace, takže v případě pochybností je dozorující orgán nebo právník vhodným kontaktem.
Co to znamená pro registr činností zpracování
Každý nový nástroj, který připojíte k webu, by se měl objevit také v registru činností zpracování: které údaje nástroj zpracovává, k jakému účelu a kde se údaje fyzicky nacházejí. V e-shopu se to často rozšiřuje o další vrstvu, protože údaje o platbě a historie objednávek následují jiný cyklus uchovávání než například přihlášení do bulletinu. Kdo registr aktualizuje ručně, riskuje, že se nový nástroj sice přidá, ale přidružená smlouva ne, nebo naopak. Registr, který automaticky roste spolu s nástroji, které ve skutečnosti používáte, zabraňuje takovému mezeře.
Bezpečnost jako součást zvážení
Kromě právní stránky hraje u nového webu roli také technická stránka: kde se údaje nacházejí, kdo k nim má přístup a je připojení zabezpečeno. Toto není samostatný dokument, ale něco, co by se mělo odrážet v dohodě se zpracovatelem a ve vašich vlastních zváženích. jak bezpečnost a ochrana osobních údajů spolu v praxi souvisí
Pochybnosti o konkrétním nástroji nebo klauzuli
Někteří poskytovatelé pracují se standardními smlouvami, které se plně nehodí na situaci malého podniku, nebo odkazují na přenos mimo EU bez toho, aby to bylo přímo jasné. Pokud máte pochybnosti o konkrétní doložce, je vhodné ji nechat posoudit právníkem nebo otázku předložit Úřadu pro ochranu osobních údajů. Časté otázky týkající se cookies, souhlasu a role třetích stran na webu najdete také v přehledu nejčastějších otázek. odpovědi na nejčastěji kladené otázky
Udržení přehledu bez nutnosti vše řešit sami
Jádrem tohoto nákupního momentu tedy není jeden dokument, ale sada, která roste s vybranými nástroji: prohlášení o ochraně osobních údajů, zásady cookies kde je to použitelné, smlouva o zpracování pro každého relevantního poskytovatele a aktualizace registru činností zpracování. Kdo to řeší nástroj po nástroji, snadno si vezme několik hodin na porovnávání standardních textů. Systém, který provazuje knihovnu známých nástrojů s registrem a sleduje smlouvy, převezme většinu tohoto vyšetřovacího úkolu.
Chcete vidět, jak to vypadá pro vaši vlastní web nebo webshop? Proveďte bezplatnou rychlou analýzu nebo si prohlédněte znalostní bázi, abyste zjistili, které dokumenty se hodí pro vaši situaci, a poté si podle potřeby založte obchodní účet, aby se registr mohl rozrůstat. spuštění obchodního účtu