Za podatke o prijavi kandidatov, ki niso bili sprejeti, v GDPR ni določenega fiksnega roka. Uredba predpisuje le načelo omejitve hranjenja: podatkov ne smete hraniti dlje, kot je potrebno za namen, za katerega ste jih zbrali. Organ za varstvo podatkov jih za prakso zaposlovanja in izbire dopolni s smernicami štirih tednov po zaključku postopka, z možnostjo podaljšanja do največ enega leta, če se za to strinja kandidat.
To v praksi pomeni, da življenjepis, motivacijsko pismo, zapise pogovorov in morebitne rezultate testov zavrnjenega kandidata standardno izbrišete v teh štirih tednih, razen če niste posebej in ločeno prosili za soglasje za daljše hranjenje podatkov, na primer za naslednje delovno mesto.
Zakaj ta rok ni v samem zakonu
GDPR za večino vrst podatkov ne navaja konkretnega števila tednov ali mesecev. Zakonodajalec se je odločil za odprt standard: ne hrani dlje, kot je potrebno, in če ne morete več utemeljiti namena, morajo biti podatki izbrisani ali anonimizirani. Za posebne situacije, kot so postopki zaposlovanja, so zato nadzorne oblasti objavile praktične smernice, ki priporočajo konkreten rok. To ni zakonska obveznost v smislu članka s številom v njem, ampak je merilo, po katerem organ za varstvo podatkov presoja, ali je rok hranjenja primeren.
To razlikovanje je pomembno za to, kako to interno dokumentirate: ne morete se sklicevati na »zakonski rok štirih tednov«, ker tega ni tako v GDPR. Lahko pa se sklicujete na smernice nadzorne oblasti in pojasnite, zakaj ta rok uporabljate kot izhodišče.
Soglasje za daljši rok
Če želite dlje časa hraniti življenjepis kandidata, na primer zato, ker se profili dobro ujemajo in se bo kmalu odprlo podobno delovno mesto, je izrecno soglasje kandidata običajna pot. To soglasje prosите posebej, ločeno od samega postopka zaposlovanja, in kandidat ga mora lahko odvzame enako enostavno, kot ga daje. Brez tega soglasja za daljše hranjenje podatkov zavrnjenega kandidata ni pravne podlage, enako velja tudi, če podatke samo pustite »za kasneje« v predalu ali digitalni mapi.
Priporočljivo je, da vprašanje za soglasje povežete s konkretnim rokom, na primer enim letom, namesto da bi ga pustili odprtega. Kandidat, ki da soglasje, potem ve tudi, kdaj njegovi podatki samodejno izginejo.
Kaj o tem dokumentirate
Ta rok hranjenja ne sme biti samo v vaši glavi, ampak tudi v vašem registru obdelave: katere podatke o prijavi obdelujete, za kakšen namen, kako dolgo jih hranite in na podlagi katere pravne podlage se morebitno podaljšanje zgodi. To olajša tudi vam, da sistematično brišete podatke namesto da jih pustite »ker še ni bilo razloga, da bi jih izbrisali«. V bazi znanja o rokih hranjenja po vrsti podatkov poleg podatkov o prijavi najdete tudi roke, ki veljajo za druge osebne kartoteke in upravne podatke.
Pametno je, da to dogovoritev ne odmaknete od preostalih HR-procesov. Oseba, ki ureja postopek zaposlovanja, je običajno tudi tista, ki mora skrbeti, da se življenjepisi zavrnjennih kandidatov res izbrišejo iz poštnih polj, deljenih map in sistema ATS, ne le iz prvega sistema, na katerega se nekdo spomni.
Drugi osebni podatki sledijo drugim rokom
Rok za podatke o prošnjah zavrnjenig kandidatov se razlikuje od rokov hrambe, ki veljajo, ko se oseba dejansko zaposli. Plačilni podatki, pogodbe in davčni dokumenti delavcev spadajo pod druge predpise, pogosto z zakonsko obveznostjo hrambe iz davčne zakonodaje namesto iz GDPR. Če želite to videti skupaj, najdete v pogostih vprašanjih o osebnih podatkih zaposlenih pregled najbolj pogostih situacij.
Ali je v vašem primeru dejanski rok hrambe pravilen, katero besedilo soglasja je najprimernejše in kako to interno zagotovite, je na koncu nekaj, kar je najbolje uskladiti s pravnikom ali, ob dvomih o uporabi zakona, z Uradom za varstvo osebnih podatkov. Kar ponujamo, je struktura: mesto, kjer se ta rok samodejno sproti posodablja v vaš register, namesto da bi se ga morali sami spomniti. Več o tem, kako deluje povezava med registrom in rokom, preberite prek razlage o delovanju sistema.
Če želite vedeti, ali vaš trenutni način hrambe podatkov o prošnjah sovpada s tem, kako to uredijo druga MKB-podjetja, naredite brezplačni hitri pregled ali brskajte po temah v bazi znanja. Obe možnosti so dostopni brez računa in vam v nekaj minutah dajeta prvo predstavo o tem, kje ste.