Za podatke o kandidatima koji nisu primljeni ne postoji fiksni rok u samoj GDPR-u. Uredba samo propisuje načelo ograničenja pohrane: podatke ne smijete čuvati duže nego što je potrebno za svrhu za koju ste ih prikupili. Ureda za zaštitu podataka to konkretizira za praksu zapošljavanja s preporukom od četiri tjedna nakon završetka postupka, s mogućnošću produljenja do najviše godinu dana ako na to kandidat pristane.
To u praksi znači da životopis, motivacijsko pismo, zapisnike razgovora i eventualne rezultate testova odbijenog kandidata obično brišete unutar ta četiri tjedna, osim ako ste eksplicitno i odvojeno tražili suglasnost za dulju pohranu podataka, na primjer za sljedeće slobodno mjesto.
Zašto ovaj rok nije u samom zakonu
GDPR za većinu vrsta podataka ne određuje konkretan broj tjedana ili mjeseci. Zakonodavac je odabrao otvoreni standard: čuvajte ne duže nego što je nužno, a ako više ne možete obrazložiti svrhu, podatak mora biti obrisan ili anonimiziran. Za specifične situacije, kao što su postupci zapošljavanja, regulacijska tijela zato objavljena su praktična uputstva koja preporučuju konkretan rok. To nije zakonska obaveza u smislu članka s brojem u sebi, već standard prema kojem Ureda za zaštitu podataka vrednuje je li rok čuvanja razumljiv.
Ovo razlikovanje je važno za vašu internu dokumentaciju: ne možete se pozivati na "zakonski rok od četiri tjedna" jer takav nije u GDPR-u. Možete se pozivati na preporuku regulacijskog tijela i objasniti zašto taj rok koristite kao osnovu.
Suglasnost za dulji rok
Ako želite čuvati životopis kandidata dulje, na primjer zato što se njegovi profili dobro podudaru i uskoro se očekuje slično slobodno mjesto, eksplicitna suglasnost kandidata je uobičajena opcija. Tu suglasnost tražite odvojeno, odvojeno od prijave, te kandidat mora moći povući suglasnost jednako lako kao i dati je. Bez te suglasnosti nema osnove za dulju pohranu podataka odbijenog kandidata, što vrijedi i kada podatke samo ostavljate u ladici ili digitalnoj mapi "za kasnije".
Preporučuje se da suglasnost vezete na konkretan rok, na primjer godinu dana, umjesto da ostane otvorena. Kandidat koji da suglasnost zna tada i kada će njegovi podaci automatski biti izbrisani.
Što o tome dokumentirate
Ovaj rok čuvanja trebao bi biti ne samo u vašoj glavi, već i u registru vaših aktivnosti obrade podataka: koje podatke o kandidatima obrađujete, u koju svrhu, koliko dugo ih čuvate i na osnovi koje osnove eventualno produljenje. To čini lakšim i vama samima da sustavno brišete umjesto da podaci ostanu jer "još nije bilo razloga da ih uklonimo". U znanju o rokovima čuvanja po vrsti podatka pored podataka o kandidatima nalazite i rokove koji se primjenjuju na ostale osobne dosijee i administrativne podatke.
Mudro je ne odvajati ovu praksu od ostatka vaših HR-procesa. Onaj koji uređuje postupak zapošljavanja obično je osoba zadužena i da osigura da životopisi odbijenih kandidata zaista budu izbrisani iz poštanskih sandučića, zajedničkih mapa i ATS-sustava, a ne samo iz prvog sustava na koji neko pomisli.
Ostali osobni podaci zaposlenih slijede druge rokove
Rok čuvanja podataka od kandidata koji nisu odabrani odvojen je od roka čuvanja koji se primjenjuje čim se netko zapošljava. Plaćeni podaci, ugovori i poreski dokumenti zaposlenika podliježu drugim pravilima, često sa zakonskom obvezom čuvanja iz poreznog zakonodavstva umjesto iz GDPR-a. Tko to želi vidjeti zajedno, nalazi se u FAQ-u o podacima zaposlenika prikaz najčešćih situacija.
Jesu li konkretni rokovi čuvanja točni u vašoj situaciji, koji tekst pristanka je najbolji za vas i kako to interno osigurate, na kraju je nešto što je najbolje usklađeno s odvjetnikom ili, ako ste nesigurni u primjenu zakona, s Upravom za zaštitu podataka. Ono što mi nudimo je struktura: mjesto gdje se taj rok automatski prati u vašem registru, umjesto da morate samostalno paziti na njega. Više o tome kako funkcionira povezanost između registra i roka čitajte u objašnjenju kako funkcionira sustav.
Želite li znati jesu li vaši trenutni postupci čuvanja podataka od kandidata u skladu s onim kako to organiziraju druga mala i srednja poduzeća, napravite besplatnu brzu procjenu ili pregledajte teme u bazi znanja. Oba su dostupna bez računa i daju vam sliku vašeg položaja u par minuta.