Hylätyistä työnhakijoista kerätyille tiedoille ei ole vahvistettu säilytysaikaa itse asetuksessa. Asetus asettaa vain tallennusrajoituksen periaatteen: tietoja ei saa säilyttää pidempään kuin on tarpeen siihen tarkoitukseen, johon ne kerättiin. Suomalaisilla valvontaviranomaisilla on vastaava rooli kuin Hollannin Autoriteit Persoonsgegevens: ne täydentävät rekrytointi- ja valintakäytäntöjä koskevaa ohjeistusta neljän viikon säilytysajalla menettelyn päättymisen jälkeen, ja ne sallivat tämän pidentämisen enintään yhteen vuoteen, jos hakija antaa siihen suostumuksensa.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että poistatte hylätyn hakijan cv:n, motivaatiokirjeen, haastattelupöytäkirjat ja mahdolliset testintulokset tavallisesti neljän viikon kuluessa, ellei ole nimenomaisesti ja erillisesti pyydetty suostumusta tietojen pidempään säilyttämiseen, esimerkiksi seuraavaa avointa paikkaa varten.
Miksi tätä määräaikaa ei ole laissa itsessään
GDPR ei aseta useimmille tietoytyypeille konkreettista viikko- tai kuukausimäärää. Lainsäätäjä on valinnut avoimen standardin: älä säilytä pidempään kuin on tarpeen, ja jos et enää pysty perustelemaan tarkoitusta, tieto on poistettava tai anonymisoitava. Tietyissä tilanteissa, kuten hakumenettelyn yhteydessä, valvontaviranomaiset ovat julkaisseet käytännöllisiä ohjeita, jotka suosittelevat konkreettista määräaikaa. Tämä ei ole oikeudellinen velvoite siinä mielessä, että artikkelissa olisi luku, vaan pikemminkin mittapuu, jonka perusteella valvontaviranomaiset arvioivat, onko säilytysaika kohtuullinen.
Tämä erottelu on tärkeä sisäisen dokumentoinnin kannalta: et voi viitata "säädökseen vahvistettuun neljän viikon määräaikaan", koska sitä ei ole GDPR:ssä. Voit kuitenkin viitata valvontaviranomaisen ohjeeseen ja selittää, miksi käytät tätä määräaikaa lähtökohtana.
Suostumus pidemmäksi ajaksi
Jos haluatte säilyttää hakijan ansioluettelon pidempään, esimerkiksi siksi, että profiilit sopivat hyvin yhteen ja vastaava avoin paikka avautuu pian, hakijan nimenomaiset luvat ovat tavallinen tapa. Kyseitte luvat erillään hakemuksesta, ja hakija voi peruuttaa luvat yhtä helposti kuin antaa ne. Ilman näitä lupia hylätyn hakijan tietojen pidemmälle säilytykselle ei ole oikeusperustaa, eikä myöskään silloin, kun jätätte tiedot vain lokeroon tai digitaaliseen kansioon "myöhempää varten".
On suositeltavaa sitoa luvankysymys konkreettiseen aikakauteen, esimerkiksi yhteen vuoteen, avoimen päätymisen sijaan. Hakija, joka antaa luvan, tietää silloin myös, milloin hänen tietonsa poistuvat automaattisesti.
Mitä dokumentoitte tästä
Tämä säilytysaika ei saa jäädä vain mieleenne, vaan se on kirjattava tietojen käsittelyrekisteriinne: mitä hakutietoja käsittelette, mihin tarkoitukseen, kuinka kauan niitä säilytätte ja minkä oikeusperustan perusteella mahdollinen pidennys tapahtuu. Näin on myös teille itselleen helpompi poistaa tiedot säännöllisesti sen sijaan, että jätätte tiedot odottamaan "koska ei ole vielä ollut syytä poistaa niitä". Käy kuntatietojen säilytysaikaista koskevassa tietopankissa löydätte hakutietojen lisäksi myös säilytysajat, joita sovelletaan muihin henkilöstötiedostoihin ja hallintotietoihin.
On järkevää, että ette irrota tätä sopimusta muista HR-prosesseistanne. Se, joka järjestää hakuprosessin, on yleensä myös se, joka on vastuussa siitä, että hylättyjen hakijoiden ansioluettelot poistetaan todella sähköpostilaatikoista, jaetuista kansioista ja hakujärjestelmästä, ei vain ensimmäisestä järjestelmästä, jota joku muistaa.
Muut henkilöstötiedot noudattavat muita säilytysaikoja
Hylättyjen hakijoiden hakemuksellisten tietojen säilytysaika on erillinen niistä säilytysajoista, jotka koskevat henkilöä, joka on otettu työhön. Palkkiotiedot, sopimukset ja veroasiakirjat työntekijöistä noudattavat muita sääntöjä, joissa on usein laillinen säilytysvelvoite verolainsäädännön perusteella AVG:n sijaan. Jos haluat nähdä nämä rinnakkain, löydät henkilöstötietojen usein kysytyt kysymykset yleisimpien tilanteiden katsauksen.
Se, ovatko konkreettiset säilytysajat oikeat omassa tilanteessasi, mikä suostumuslauseke toimii parhaiten ja miten varmistat tämän sisäisesti, on viime kädessä asia, joka kannattaa sopia juristin kanssa tai, jos olet epävarma lain soveltamisesta, Henkilötietolautakunnan kanssa. Mitä tarjoamme, on rakenne: paikka, jossa tämä säilytysaika kulkee automaattisesti rekisteriäsi sisällä sen sijaan, että sinun pitäisi muistaa sitä itse. Lisätietoja siitä, miten rekisterin ja säilytysajan välinen kytkentä toimii, löydät selityksestä järjestelmän toiminnasta.
Jos haluat tietää, ovatko nykyiset hakemuksellisten tietojen säilytysmenetelmäsi yhtäpitävät sen kanssa, miten muut PK-yritykset hoitavat tämän, tee ilmainen pika-analyysi tai selaa aiheita tietovarastosta. Molemmat ovat saatavilla ilman tiliä ja antavat sinulle muutamassa minuutissa ensimmäisen kuvan tilanteestasi.