Atmestų kandidatų paraiškoms nėra nustatytas konkretus laikotarpis pačioje BDAR. Reglamentas nustato tik saugojimo apribojimo principą: duomenis negalite saugoti ilgiau nei reikalinga jų rinkimo tikslui. Duomenų apsaugos institucija konkretina šį nuostatą dėl naudojimo ir atrankos veiklos, rekomenduodama keturių savaičių laikotarpį nuo procedūros pabaigos, su galimybe jį pratęsti iki vienerių metų, jei kandidatas tam sutinka.
Iš esmės tai reiškia, kad standartiškai per keturias savaites turėtumėte ištrinti atmesto kandidato CV, motyvacijos raštą, pokalbių ataskaitas ir visus testų rezultatus, nebent būtumėte aiškiai ir atskirai paprašę leidimo saugoti duomenis ilgiau, pavyzdžiui, kitam darbo skelbimui.
Kodėl šis laikotarpis nėra nustatytas pačiame įstatyme
BDAR neapibrėžia konkretaus savaičių ar mėnesių skaičiaus daugumai duomenų tipų. Įstatymdavys rinkosi atvirą normą: saugokite ne ilgiau nei būtina, ir jei negalite pagrįsti tikslo, turite duomenis ištrinti arba anonymizuoti. Konkrečioms situacijoms, tokioms kaip darbo paraiškymo procedūros, priežiūros institucijos todėl paskelbė praktinius nuorodymius, kuriuose rekomenduojamas konkretus laikotarpis. Tai nėra įstatyminė pareiga šios sąvokos prasme – straipsnis su konkrečiu skaičiumi – tačiau tai yra matas, kuriuo remiantis Duomenų apsaugos institucija vertina, ar saugojimo laikotarpis yra pagrįstas.
Šis skirtumas yra svarbus jūsų vidiniam dokumentavimui: negalite nurodyti "įstatymo nustatyto keturių savaičių laikotarpio", nes tokio nėra BDAR. Galite nurodyti priežiūros institucijos nuorodymius ir paaiškinti, kodėl tuomet taikote šį laikotarpį kaip atskaitos tašką.
Sutikimas dėl ilgesnio laikotarpio
Jei norite ilgiau saugoti kandidato CV, pavyzdžiui, nes profiliai gerai vienas kitą atitinka ir netrukus gali atsirasti panaši laisvoji vieta, tada aiškus kandidato sutikimas yra įprasta praktika. Šią sutikimą prašote atskirai, atskirai nuo pačios paraiškos, ir kandidatas turi turėti tokią pat galimybę ją atšaukti, kaip ir ją duoti. Be tokio sutikimo nėra pagrindo ilgiau saugoti atmetamojo kandidato duomenis, ir tai galioja ir tada, kai duomenis tiesiog palikote stalčiuje arba skaitmeninėje aplankoje "vėliau".
Patartina susieti sutikimo klausimą su konkrečiu laikotarpiu, pavyzdžiui, vienu metais, o ne su atviru pabaigoje. Kandidatas, kuris sutinka, žino ir tai, kada jo duomenys automatiškai išnyks.
Ką apie tai dokumentuojate
Šis saugojimo laikotarpis turi būti ne tik jūsų galvoje, bet ir jūsų duomenų tvarkymo registre: kokie paraiškos duomenys yra tvarkomi, kokiam tikslui, kaip ilgai jie saugomi ir kokiu pagrindu gali būti pratęsta. Tai taip pat palengvina jūsų darbą, kad sistemingai ištrintumėte duomenis, o ne turėtumėte juos gulintis "nes dar nebuvo priežasties jų ištrinti". In žinių bazė apie duomenų saugojimo laikotarpius pagal duomenų tipą šalia paraiškinių duomenų rasite ir laikotarpius, kurie taikomi kitiems personalinės bylos duomenims ir administraciniams duomenims.
Yra derigu šią susitarimą neatsieti nuo likusių jūsų HR procesų. Tas, kuris reguliuoja konkursą, paprastai yra ir tas, kuris turi užtikrinti, kad atmestų kandidatų CV iš tiesų išbrauktų iš el. pašto dėžučių, bendrinamų aplankų ir ATS sistemos, o ne tik iš pirmosios sistemos, kuri komu ateina į galvą.
Kiti personaliniai duomenys laikomi pagal kitus laikotarpius
Paraiškymo duomenų, kurie skirti atmettiems kandidatams, saugojimo terminas yra nepriklausomas nuo saugojimo terminų, kurie galioja nuo tada, kai žmogus iš tikrųjų pradeda dirbti. Darbuotojų atlygis, kontraktai ir mokesčių dokumentai priklauso kitoms taisyklėms, dažnai su nustatytu saugojimo pareiga pagal mokesčių įstatymus, o ne BDAR. Norėdami tai pamatyti viena šalia kitos, rasite dažnai užduodamuose klausimuose apie personalinių duomenų tvarką dažniausiai pasitaikančių situacijų apžvalgą.
Ar konkretus saugojimo terminas jūsų situacijoje yra teisingas, kokį sutikimo tekstą geriausia naudoti ir kaip tai viduje užtikrinti, galiausiai yra kažkas, ką geriausia suderinti su juridiniu patarėju arba, jei abejojate dėl įstatymo taikymo, su Duomenų apsaugos institucija. Tai, ką mes siūlome, yra struktūra: vieta, kurioje šis terminas automatiškai bėga jūsų registro, o ne tas, apie kurį jūs patys turėtumėte nepamiršti. Daugiau apie tai, kaip veikia šis registro ir termino ryšys, skaitykite per paaiškinimas apie sistemos veikimą.
Norite sužinoti, ar jūsų dabartinis paraišku duomenų saugojimo būdas atitinka tai, kaip tai organizuoja kiti MVĮ, atlikite nemokamą greitą skeningą arba peržiūrėkite žinių banko temas. Abu yra prieinami be paskyros ir per kelias minutes suteiks jums bendrą vaizdą apie jūsų padėtį.