Pentru datele de solicitare ale candidaților care nu au fost angajați, nu există un termen fix în RGPD însuși. Regulamentul prescrie doar principiul limitării depozitării: nu puteți păstra datele mai mult timp decât este necesar pentru scopul pentru care le-ați colectat. Autoritatea pentru Protecția Datelor completează aceasta pentru practica recrutării și selecției cu o recomandare de patru săptămâni după finalizarea procedurii, cu posibilitatea de a o prelungi la maximum un an dacă candidatul dă consimțământul pentru aceasta.
Aceasta înseamnă în practică că ștergeți standard CV-ul, scrisoarea de intenție, rapoartele din interviuri și eventualele rezultate ale testelor unui candidat respins în termen de patru săptămâni, cu excepția cazului în care ați cerut explicit și separat consimțământ pentru a păstra datele mai mult timp, de exemplu pentru o poziție viitoare.
De ce acest termen nu se află în legea în sine
RGPD nu menționează pentru majoritatea tipurilor de date un număr concret de săptămâni sau luni. Legiuitorii au ales o normă deschisă: păstrați nu mai mult decât necesar, iar dacă nu mai puteți justifica scopul, datele trebuie șterse sau anonimizate. Pentru situații specifice, cum ar fi procedurile de solicitare, autoritățile de supraveghere au publicat deci orientări practice care recomandă un termen concret. Aceasta nu este o obligație legală în sensul unui articol cu un număr în el, dar este standardul după care Autoritatea pentru Protecția Datelor verifică dacă un termen de păstrare este rezonabil.
Această distincție este importantă pentru modul în care o consemnați intern: nu puteți face referire la "termenul legal de patru săptămâni", deoarece acesta nu se află așa în RGPD. Puteți face referire la orientarea autorității de supraveghere și explica de ce utilizați acel termen ca punct de plecare.
Consimțământ pentru o perioadă mai lungă
Dacă doriți să păstrați CV-ul unui candidat mai mult timp, de exemplu pentru că profilurile se potrivesc bine și în curând se va deschide o poziție similară, consimțământul explicit al candidatului este ruta obișnuită. Cererea de consimțământ o adresați separat, în afara solicitării în sine, și candidatul trebuie să-și poată retrage consimțământul la fel de ușor cum l-a dat. Fără acest consimțământ, nu există temei legal pentru păstrarea mai lungă a datelor unui candidat respins, iar aceasta se aplică și atunci când păstrați datele doar într-un sertar sau folder digital "pentru mai târziu".
Se recomandă ca cererea de consimțământ să fie legată de un termen concret, de exemplu un an, în loc de o perioadă deschisă. Un candidat care dă consimțământul știe atunci și când datele sale vor dispărea de la sine.
Ce consemnați în privința acestui lucru
Acest termen de păstrare ar trebui să nu fie doar în capul dvs., ci și în registrul dvs. de activități de prelucrare: care date de solicitare prelucrați, cu ce scop, cât timp le păstrați și pe baza căror temeiuri o eventuală prelungire are loc. Aceasta facilitează, de asemenea, pentru dumneavoastră ștergerea structurată în loc să lăsați datele să stea "pentru că nu a existat motiv să le ștergeți". În baza de cunoștințe despre termeni de păstrare pe tip de dată găsiți pe lângă datele de solicitare și termenii care se aplică altor dosare de personal și datelor administrative.
Este prudent să nu lăsați această înțelegere separat de restul proceselor dvs. de resurse umane. Persoana care reglementează procedura de solicitare este de obicei și cea care trebuie să se asigure că CV-urile candidaților respinși dispar efectiv din inboxurile de e-mail, folderele partajate și sistemul ATS, nu doar din primul sistem la care cineva se gândește.
Alte date de personal urmează alți termeni
Termenul pentru datele de solicitare ale candidaților respinși este independent de perioadele de retenție care se aplică odată ce cineva este într-adevăr angajat. Datele salariale, contractele și documentele fiscale ale angajaților sunt supuse altor reguli, adesea cu o obligație legală de păstrare din legislația fiscală în loc de RGPD. Dacă doriți să vedeți asta alături de alții, veți găsi în întrebări frecvente despre datele personalului o imagine de ansamblu asupra situațiilor celei mai frecvente.
Dacă o perioadă concretă de retenție se aplică în situația dumneavoastră, care text de consimțământ este cel mai bun de utilizat și cum o asigurați intern, este în cele din urmă ceva pe care este mai bine să o discutați cu un jurist sau, dacă aveți îndoieli cu privire la aplicarea legii, cu Autoritatea de Protecție a Datelor. Ceea ce oferim este structură: un loc în care această perioadă merge automat în registrul dumneavoastră, în loc să trebuie să vă gândiți singuri la aceasta. Mai multe despre modul în care funcționează conectarea dintre registru și perioadă, citiți prin explicația privind funcționarea sistemului.
Dacă doriți să știți dacă modul dumneavoastră actual de păstrare a datelor de solicitare se aliniază cu modul în care alte întreprinderi mici și mijlocii organizează aceasta, faceți scanarea rapidă gratuită sau răsfoiți subiectele din baza de cunoștințe. Ambele pot fi consultate fără cont și vă oferă în câteva minute o primă imagine a locului în care vă aflați.