I ndáil le sonraí iarratais ar iarrthóirí nach bhfuair ceapachán, níl aon tréimhse sheasta ann san RGPD féin. Ní ordaíonn an rialachlár ach an prionsabal sriantaithe stórála: ní féad duit sonraí a choimeád níos faide ná atá riachtanach don sprioc ar a shon a bhailíodh tú iad. Líonn an tÚdarás Cosanta Sonraí Pearsanta a imscaradh don chleachtas earcaíochta agus roghnúcháin le treoir de ceithre sheachtaine tar éis deireadh a chur ar an nós imeachta, le an deis a fhadú go dtí dhá bhliain ar a laghad más toiliú tugtha ag an iarrthóir.
Ciallaíonn sin go praiticiúil go ndéanann tú an CV, an litir spreagúil, tuairiscí comhrá agus torthaí tástála ar bith ó iarrthóir diúltaithe a scriosadh go gnáth laistigh de na ceithre seachtaine sin, mura ndearna tú iarratais ar thoiligh agus ar leith chun an sonraí a choimeád níos faide, mar shampla do dhréachtú eile.
Cén fáth nach bhfuil an tréimhse seo sa dlí féin
Ní ainmníonn an RGPD aon líon seachtainí nó míosa dhifriúla do roinnt sonraí. Roghnaigh an reachtaire norm oscailte: ná coimeád níos faide ná atá riachtanach, agus mura féad tú an sprioc a chothú a thuilleadh, caithfear an sonraí a scriosadh nó a dhíhúmhriú. Do shituáidí ar leith, mar shamhlaí nósanna imeachta iarratais, foilsíodh treoir phraiticiúil ag údaráis tharchuradóireachta agus iad ag molú tréimhse nithiúil. Ní oibleagáid dlíthiúil é sin i bpeirspictíocht alt le huimhir ann, ach is é an ghaol is ann nuair a bhreithníonn an tÚdarás Cosanta Sonraí Pearsanta an bhfiúntach tréimhse choimeádta.
Tá an difríochtú seo tábhachtach do chonas a leagann tú síos go hinmheánach é: ní féad tú a thagairt do "thréimhse dhíochta ceithre seachtaine an dlí", toisc nach bhfuil sé i gceist mar sin san RGPD. Is féad leat tagairt a dhéanamh don treoir ó tharchuradóir agus míniú ar an bhfáth ar a n-úsáideann tú an tréimhse sin mar bhunús.
Toileoidh chun tréimhse níos faide
Ar bith go raibh tú ag iarraidh an CV ó iarrthóir a coimeád níos faide, mar shampla toisc go raibh na próifíl ag teagasc a chéile go maith agus tá dréachtú comhaimseartha á fágáil go gairid, tá toileoidh follasach ó an iarrthóir an bealach i bhfad is coitianta. Iarrann tú an toileoidh sin ar leith, ó bharr ar an iarratais féin, agus caithfidh an iarrthóir go dtí an bhreith chomh héasca ar a mhalairt. Gan an toileoidh sin, níl aon bhunús ann chun sonraí ó iarrthóir diúltaithe a choimeád níos faide, agus feidhmíonn sin freisin nuair a fhágann tú na sonraí i ndoiciméadlann nó i spás digiteach "anois agus arís".
Is fearr an cheist do thoileoidh a úsáid ar tréimhse nithiúil, mar shampla bliain, seachas deireadh oscailte. Iarrthóir atá ag soláthar toileoidh fios a bheith aige cathain a bheidh a sonraí ag imeall go huathoibríoch.
Cad a leagann tú síos faoi seo
Níl an tréimhse choimeádta seo ach i do aigne, ach sa chlár do phróiseáil chomh maith: cé na sonraí iarratais ar an úsáid agat, don sprioc ar bith, agus conas a bhionn an oibleagáid ag tógáil níos faide agus ar bhunús cén bhunús tá feidhm ar thoiligh ar bith. Déanann sé níos éasca duit freisin do scriosadh go struchtúrtha seachas sonraí a fhágáil tinn "mar nach raibh cúis ar bith ann iad a bhaint amach". I an t-áit a bhfuil eolas ar thréimhsí coimeádta de réir cineál sonraí ní amháin sonraí iarratais, ach na tréimhsí a imirt ar dhúshlán phearsanra eile agus ar sonraí riaracháin.
Tá sé glic gan an bheart seo a ligint ar shiúl ó chuid eile ar do phróisis HR. An duine a eagraíonn an nós imeachta iarratais, is i an duine sin a chruthaíonn go bunúsach go ndéanann CVanna ó iarrthóirí diúltaithe a bhaint as bosca ríomhphoist, pasanna roinnte agus córas ATS, ní amháin ó an chéad chóras ar smaoinigh duine air.
Leanann sonraí pearsanra eile ar thréimhsí eile
Is an bhealach a chuireann fad an téarma do shonraí iarratais ar iarratasóirí diúltaithe ar leataobh dos na dtéarmaí coimeádáin a bhaineann nuair a thosaíonn duine ag obair ar fad. Sonraí pá, conarthaí agus doiciméid chánach na bhfostaithe, tá siad faoi rialacha eile, go minic le dualgais dlíthiúil coimeádáin ó dhreach cánach in ionad an RGPD. A bhí ag iarraidh an dá rud sin a fhéachaint le chéile, bhainfidh tú amach i na ceistneocha a bhíonn i gceist go minic faoi shonraí fostaíochta léargas ar na gcásanna is coitianta.
Cibé acu a bheidh dán beacht coimeádáin i do chás ceart, cén téacs toileachana is fearr a úsáideann tú agus conas a dhéanann tú gealltanas air go taobh istigh, is rud é go deimhin ar chóir duit a bheith i mbeartas le dlíodóir nó, más amhras ar iompar an dlí ann, leis an Údarás um Chosaint Sonraí Pearsanta. Cad a thugann muid ar fáil ná struchtúr: áit ar shiúlann an téarma seo go huachtar i do chlárlíonn, in ionad gur ghá duit a bheith i do smaoineamh ar gach uair. Tuilleadh faoi conas a oibríonn an nasc idir clár agus téarma, leabhraítear tú ar an míniú ar an dóigh ar oibríonn an córas.
An bhfuil fonn ort a fháil amach an socrúithe do dhóigh reatha de choimeádáin sonraí iarratais ag teacht le conas a dhéanann gné MKB eile seo, déan an scan tapa saor in aisce nó cuardaigh trí na hábhair sa bhancspréachta eolais. Tá an dá rud gan chuntas a chur ar an fhéachaint agus tugann siad duit i roinnt nóiméad an chéad íomhá den áit ar a bhfuil tú.