Para los datos de solicitud de candidatos que no fueron contratados, no existe un plazo fijo en el RGPD en sí. La normativa solo prescribe el principio de limitación del almacenamiento: no puede conservar los datos más tiempo del necesario para la finalidad para la que los recopiló. La Autoridad de Protección de Datos complementa esto para la práctica de reclutamiento y selección con una directriz de cuatro semanas después de la conclusión del procedimiento, con la posibilidad de extenderlo hasta un máximo de un año si el candidato da su consentimiento.
En la práctica, esto significa que debe eliminar el currículum, la carta de motivación, los informes de entrevistas y los posibles resultados de pruebas de un candidato rechazado dentro de esas cuatro semanas, a menos que haya solicitado explícita y separadamente consentimiento para conservar los datos más tiempo, por ejemplo para una próxima vacante.
Por qué este plazo no aparece en la ley misma
El RGPD no especifica un número concreto de semanas o meses para la mayoría de tipos de datos. El legislador optó por una norma abierta: no conserve más tiempo del necesario, y si no puede justificar la finalidad, los datos deben eliminarse o anonimizarse. Para situaciones específicas, como procedimientos de selección, las autoridades supervisoras han publicado directrices prácticas que recomiendan un plazo concreto. No es una obligación legal en el sentido de un artículo con un número, pero sí es el criterio que la Autoridad de Protección de Datos aplicará cuando evalúe si un plazo de conservación es razonable.
Esta distinción es importante para cómo lo documenta internamente: no puede referirse a «el plazo legal de cuatro semanas», porque no consta así en el RGPD. Sí puede referirse a la directriz de la autoridad supervisora y explicar por qué utiliza ese plazo como base.
Consentimiento para un plazo más largo
Si desea conservar el currículum de un candidato más tiempo, por ejemplo porque los perfiles encajan bien y es probable que abra una vacante similar pronto, el consentimiento explícito del candidato es la vía habitual. Solicita ese consentimiento de forma separada, independiente de la solicitud en sí, y el candidato debe poder retirarlo tan fácilmente como darlo. Sin ese consentimiento, no hay base legal para conservar más tiempo los datos de un candidato rechazado, y esto también se aplica cuando solo deja los datos en un archivador o carpeta digital «para después».
Es recomendable vincular la solicitud de consentimiento a un plazo concreto, por ejemplo un año, en lugar de dejar un plazo abierto. Un candidato que da su consentimiento sabe entonces también cuándo sus datos desaparecerán automáticamente.
Lo que debe documentar sobre esto
Este plazo de conservación no solo debe estar en su cabeza, sino también en su registro de actividades de tratamiento: qué datos de solicitud trata, con qué finalidad, cuánto tiempo los conserva y sobre qué base legal se produce una eventual prolongación. Esto también le facilita la eliminación estructurada en lugar de dejar datos reposar «porque aún no había motivo para eliminarlos». En el banco de conocimientos sobre plazos de conservación por tipo de dato encontrará junto con los datos de solicitud también los plazos que se aplican a otros expedientes de personal y a datos administrativos.
Es prudente no separar este acuerdo del resto de sus procesos de RRHH. Quien gestiona el procedimiento de selección es normalmente también quien debe asegurar que los currículos de candidatos rechazados realmente desaparezcan de los buzones de correo, carpetas compartidas y el sistema ATS, no solo del primer sistema en el que alguien piensa.
Otros datos de personal se rigen por otros plazos
El plazo para los datos de solicitud de candidatos rechazados es independiente de los períodos de retención que se aplican una vez que alguien entra en servicio. Los datos salariales, contratos y documentos fiscales de los empleados están sujetos a otras normas, a menudo con una obligación legal de conservación derivada de la legislación fiscal en lugar de la RGPD. Quien desee verlos lado a lado, encontrará en las preguntas frecuentes sobre datos de personal una descripción general de las situaciones más comunes.
Si un plazo de retención concreto es correcto en su situación, qué texto de consentimiento utiliza mejor y cómo lo asegura internamente, es algo que en última instancia es mejor coordinar con un abogado o, en caso de duda sobre la aplicación de la ley, con la Autoridad de Protección de Datos. Lo que ofrecemos es estructura: un lugar donde este plazo se ejecuta automáticamente en su registro, en lugar de tener que estar pendiente de ello usted mismo. Más información sobre cómo funciona la conexión entre el registro y el plazo se puede leer en la explicación sobre cómo funciona el sistema.
Si desea saber si su forma actual de conservar datos de solicitud se ajusta a cómo otras empresas de la PYME lo organizan, realice el escaneo rápido gratuito u hojee los temas en la base de conocimientos. Ambos se pueden consultar sin cuenta y le dan una primera idea en unos pocos minutos de dónde se encuentra.