Για τα στοιχεία αίτησης από υποψηφίους που δεν προσλήφθησαν, δεν ισχύει καμία καθορισμένη προθεσμία στον ίδιο τον Κανονισμό. Ο Κανονισμός προβλέπει μόνο την αρχή του περιορισμού της αποθήκευσης: δεν επιτρέπεται να διατηρείτε τα στοιχεία περισσότερο από όσο είναι απαραίτητο για τον σκοπό για τον οποίο τα συλλέξατε. Η Autoriteit Persoonsgegevens συμπληρώνει αυτό για τις πρακτικές στελέχωσης και επιλογής με ένα πρακτικό εγχείρίδιο τεσσάρων εβδομάδων μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, με τη δυνατότητα να το παρατείνει έως και ένα χρόνο εάν ο υποψήφιος δώσει τη συγκατάθεσή του.
Αυτό σημαίνει στην πράξη ότι το βιογραφικό, η επιστολή παρουσίασης, τα αρχεία συνεντεύξεων και τυχόν αποτελέσματα δοκιμών ενός απορριφθέντος υποψηφίου διαγράφονται κατά κανόνα εντός αυτών των τεσσάρων εβδομάδων, εκτός αν έχετε ζητήσει ρητά και χωριστά τη συγκατάθεση για να διατηρήσετε τα στοιχεία περισσότερο καιρό, για παράδειγμα για μια επόμενη θέση.
Γιατί αυτή η προθεσμία δεν περιέχεται στον νόμο
Ο Κανονισμός δεν αναφέρει για τις περισσότερες κατηγορίες στοιχείων καμία συγκεκριμένη αριθμό εβδομάδων ή μηνών. Ο νομοθέτης επέλεξε ένα ανοιχτό πρότυπο: μην διατηρείτε περισσότερο από όσο είναι απαραίτητο, και εάν δεν μπορείτε πλέον να αιτιολογήσετε τον σκοπό, τότε το στοιχείο πρέπει να διαγραφεί ή να γίνει ανώνυμο. Για συγκεκριμένες καταστάσεις, όπως οι διαδικασίες αίτησης, οι αρχές εποπτείας έχουν ως εκ τούτου δημοσιεύσει πρακτικές κατευθύνσεις που συνιστούν μια συγκεκριμένη προθεσμία. Αυτό δεν είναι νομική υποχρέωση με την έννοια ενός άρθρου με ένα νούμερο σε αυτό, αλλά είναι το πρότυπο με το οποίο η Autoriteit Persoonsgegevens αξιολογεί εάν μια προθεσμία διατήρησης είναι λογική.
Αυτή η διάκριση είναι σημαντική για τον τρόπο με τον οποίο το καταγράφετε εσωτερικά: δεν μπορείτε να αναφέρεστε στην "νόμιμη προθεσμία τεσσάρων εβδομάδων", διότι αυτό δεν περιέχεται στον Κανονισμό. Μπορείτε να αναφέρεστε στο πρακτικό εγχείρίδιο της αρχής εποπτείας και να εξηγήσετε γιατί χρησιμοποιείτε αυτή τη προθεσμία ως σημείο αναφοράς.
Συγκατάθεση για μεγαλύτερη προθεσμία
Εάν θέλετε να διατηρήσετε το βιογραφικό ενός υποψηφίου για περισσότερο καιρό, για παράδειγμα επειδή τα προφίλ ταιριάζουν καλά και σύντομα θα ανοίξει μια παρόμοια θέση, η ρητή συγκατάθεση του υποψηφίου είναι η συνηθισμένη διαδρομή. Την συγκατάθεση ζητάτε χωριστά, ξεχωριστά από την αίτηση, και ο υποψήφιος πρέπει να μπορεί να την ανακαλέσει τόσο εύκολα όσο να τη δώσει. Χωρίς τη συγκατάθεση, δεν υπάρχει νόμιμη βάση για τη μεγαλύτερη διατήρηση στοιχείων ενός απορριφθέντος υποψηφίου, και αυτό ισχύει επίσης όταν αφήνετε τα στοιχεία σε ένα ντουλάπι ή ψηφιακό φάκελο "για αργότερα".
Συνιστάται να συνδέσετε την ερώτηση για συγκατάθεση με μια συγκεκριμένη προθεσμία, για παράδειγμα ένα χρόνο, αντί ενός ανοιχτού τέλους. Ένας υποψήφιος που δίνει τη συγκατάθεση, γνωρίζει τότε επίσης πότε τα στοιχεία του θα εξαφανιστούν αυτόματα.
Τι καταγράφετε γι' αυτό
Αυτή η προθεσμία διατήρησης δεν πρέπει να είναι μόνο στο κεφάλι σας, αλλά και στο μητρώο επεξεργασίας σας: ποια στοιχεία αίτησης επεξεργάζεστε, για ποιο σκοπό, πόσο καιρό τα διατηρείτε και σε ποια νόμιμη βάση τυχόν παράταση λαμβάνει χώρα. Αυτό το κάνει επίσης ευκολότερο για εσάς να διαγράφετε δομικά αντί να αφήνετε στοιχεία "επειδή δεν υπήρχε λόγος να τα αφαιρέσετε". Στην τη βάση γνώσης σχετικά με τις προθεσμίες διατήρησης ανά τύπο στοιχείου θα βρείτε εκτός από τα στοιχεία αίτησης και τις προθεσμίες που ισχύουν για άλλους προσωπικούς φακέλους και διοικητικά στοιχεία.
Είναι σχετικό αυτή την συμφωνία να μην αποχωρίζονται από τα υπόλοιπα επεξεργασίας της ανθρώπινης δύναμης. Ο άνθρωπος που κανονίζει τη διαδικασία αίτησης είναι συνήθως και αυτός που πρέπει να φροντίσει ώστε τα βιογραφικά των απορριφθέντων υποψηφίων να εξαφανιστούν πραγματικά από γραμματοκιβώτια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κοινόχρηστους φακέλους και το σύστημα ATS, όχι μόνο από το πρώτο σύστημα στο οποίο σκέφτεται κάποιος.
Άλλα προσωπικά στοιχεία ακολουθούν άλλες προθεσμίες
Η προθεσμία για τα δεδομένα υποψηφίων που απορρίφθησαν είναι ανεξάρτητη από τις περιόδους διατήρησης που ισχύουν μόλις κάποιος πραγματικά ξεκινήσει την εργασία. Τα δεδομένα μισθών, τα συμβόλαια και τα φορολογικά έγγραφα των υπαλλήλων υπόκεινται σε άλλους κανόνες, συχνά με νόμιμη υποχρέωση διατήρησης βάσει της φορολογικής νομοθεσίας και όχι του GDPR. Όποιος θέλει να δει αυτό παράλληλα, θα βρει σε τις συχνές ερωτήσεις σχετικά με δεδομένα προσωπικού μια επισκόπηση των πιο συνηθισμένων καταστάσεων.
Το κατά πόσον ένας συγκεκριμένος χρόνος διατήρησης ταιριάζει στην κατάστασή σας, ποιο κείμενο συγκατάθεσης είναι το καλύτερο για εσάς και πώς το ασφαλίζετε εσωτερικά, είναι τελικά κάτι που είναι καλύτερο να συντονίσετε με έναν νομικό σύμβουλο ή, εάν έχετε αμφιβολίες σχετικά με την εφαρμογή του νόμου, με την Αρχή Προστασίας Δεδομένων. Αυτό που προσφέρουμε είναι δομή: ένας χώρος όπου η προθεσμία αυτή τρέχει αυτόματα στο μητρώο σας, αντί να πρέπει να την έχετε πάντα κατά νου. Περισσότερες πληροφορίες για τον τρόπο λειτουργίας της σύνδεσης μεταξύ του μητρώου και της προθεσμίας διαβάζονται μέσω την εξήγηση της λειτουργίας του συστήματος.
Εάν θέλετε να μάθετε κατά πόσον ο τρέχων τρόπος διατήρησης των στοιχείων υποψηφίων σας συμφωνεί με τον τρόπο που το θέτουν άλλες επιχειρήσεις ΜΜΕ, κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή περιηγηθείτε στα θέματα στη βάση γνώσης. Και τα δύο είναι προσβάσιμα χωρίς λογαριασμό και σας δίνουν σε λίγα λεπτά μια πρώτη εικόνα του πού βρίσκεστε.