Għal data ta' sollicitazzjoni ta' kandidati li ma ntgħażux, m'hemm l-ebda perjodu fiss fl-GDPR innifsu. Ir-Regolament jistipula biss il-prinċipju tal-limitazzjoni tal-ħażna: m'għandek tista' tuqbad data aktar twila minn dik li hija meħtieġa għall-iskop li għaliha ġiebet ġabra. L-Awtorità għall-Protezzjoni tad-Data Personali tfisser dan għall-prattika ta' reklutaġġ u selezzjoni b'linji gwida ta' erba' ġimgħat wara l-għeluq tal-proċedura, b'possibilità li tintesa sa massimu ta' sena wahda jekk il-kandidat jagħti fehim għal dan.
Dan ifisser fil-prattika li tħassar il-CV, il-lettera ta' motivazzjoni, rapporti ta' intervisti u kwalunkwe riżultati ta' testijiet ta' kandidat miċ-ċens fil-mod standard daħħal dawk erba' ġimgħat, ħlief jekk intqal b'mod esplisitu u separatu biex tqatta' fehim biex tuqbad il-data itwal, per eżempju għal vakanzi li jmiss.
Għaliex dak il-perjodu m'huwiex fl-liġi stess
L-GDPR m'jispeċifikax għall-biċċa ħamra ta' tipi ta' data l-ebda numru konkret ta' ġimgħat jew xhur. Il-leġislatur għazel norma miftuħa: m'uħtuqx itwal minn dak li hu meħtieġ, u jekk ma tkunx tista' taraw iċ-ċiklu aktar, allura d-data għandha tiħtaf jew tiġi anonimizzata. Għal sitwazzjonijiet speċifiċi, bħal proċeduri ta' sollicitazzjoni, l-awtoritajiet ta' sorveljanza għalhekk ippubblikaw linji gwida prattiki li jirrakkomandaw perjodu konkret. Dan m'huwiex obbligu leġislattiv fl-istess istampa ta' artiklu b'numru fih, iżda huwa l-miżura li biha l-Awtorità għall-Protezzjoni tad-Data Personali tikkontolla meta titqies jekk perjodu ta' ħfaża hu raġonevoli.
Din id-distinzjoni hija importanti għall-mod kif tiktbha internament: m'għandekx tista' tirreferi għal "il-perjodu leġislattiv ta' erba' ġimgħat", għaliex dan m'huwiex fl-GDPR. Tista' tuttavia trreferi għal il-linji gwida tal-awtorità sorvoljanza u tispjega għaliex tuqbad dak il-perjodu bħala punt ta' bgħod.
Fehim għal perjodu itwal
Jekk trid tuqbad il-CV ta' kandidat itwal, per eżempju għaliex il-profili huma ġdid tajba u hemm vakanzi simili li huma se jinftiħu malajr, allura l-fehim esplisitu mill-kandidat huwa r-rotta kumuni. Inti qatta' dak il-fehim separatament, apparti mill-sollicitazzjoni nnifisha, u l-kandidat għandu jkun kapaċi li jirritira dak il-fehim bl-istess mod faċli bħal ma ħa u ntlaq. Ħelsna dak il-fehim, m'hemm l-ebda bażi għal ħfaża aktar twila ta' data ta' kandidat miċ-ċens, u dan japplika wkoll meta tħalli l-data biss f'kartun jew mappa diġitali "għal aktar tard".
Huwa rakkomandu li tieqħed il-mistoqsija tal-fehim ma' perjodu konkret, per eżempju sena, minflok nofs miftuħ. Kandidat li jqatta' fehim, sar jafu wkoll meta d-data tiegħu se tisparixxi awtomatikament.
X'tikteb int dwar dan
Dak il-perjodu ta' ħfaża għandu jkun mhux biss f'moħħok, iżda wkoll f'ir-reġistru tiegħek tal-attivitajiet ta' ipproċessjar: liema data ta' sollicitazzjoni int ipproċessa, b'liema għan, kemm ttuqbad u fuq liema bażi jiddaħħal estensjoni potenzjali. Dan jagħmilha wkoll aktar faċli għalik stess li tħassar b'mod strutturali minflok tħalli data tqiegħed "għaliex kien hemm l-ebda raġuni biex tħassarha". F- il-bank tal-għarfien dwar perjodi ta' ħfaża bil-tip ta' data inti ssib ħlief data ta' sollicitazzjoni wkoll il-perjodi li jdummu fl-ħafnad tal-persunal oħloq u fl-amministrattiva.
Huwa intelliġenti li ma taħrix din l-ftehim mill-baqija ta' proċessi ta' HR tiegħek. Min jirregola l-proċedura ta' sollicitazzjoni, ġeneralment huwa wkoll dak li għandu jiżgura li CVs ta' kandidati miċ-ċens effettivament jalquma minn kaxxa e-mail, folder magħquda u s-sistema ATS tiegħek, mhux biss mis-sistema l-ewwel fejn xi ħadd ħsibet.
Data oħra tal-persunal issegwu perjodi differenti
It-terminu għas-data tal-kandidati rifiutati hija separata mit-termini ta' ħifz li japplikaw ladarba xi ħadd fil-fatt jimxi ħidma. Id-data tas-soldi, il-kuntratti u d-dokumenti fiskali tal-impjegati jaqgħu taħt regoli oħra, ħafna drabi bi obbligu legali tal-ħifz minn leġiżlazzjoni dwar it-taxxa minflok minn-GDPR. Min-nPerson li jixtieq jara dan il-ħdejn lil-xulxin, isib fi il-mistoqsijati li jidditdu dwar id-data tal-persunal deskrizzjoni tat-taluni l-aktar komuni.
Jekk terminu konkret tal-ħifz fil-każ tiegħek huwa korrett, liema test tal-kunsens hu l-aħjar għalik u kif int turi dan il-dakhil minn hemm, huwa finalment xi ħaġa li hu l-aħjar li titqabbel ma' lawyer jew, jekk tiddawweb dwar l-applikazzjoni tal-liġi, mal-Awtorità għall-Protezzjoni tal-Data. Xi noffru noi huwa struttura: post fejn it-terminu dan otomatikament ivarja fil-rejistru tiegħek, minflok li int tippersisti tifakkru ta'. Iktar dwar kif il-konnessjoni bejn ir-rejistru u l-terminu jaħdem, taqra' permezz ta' l-ispjegazzjoni dwar kif is-sistema taħdem.
Trid taf jekk il-mod kurrent tiegħek tal-ħifz tal-data tal-kandidati huwa konsistent ma' kif il-kumpaniji ssgħar u medji oħra jagħmlu dan, ħu l-ħarsa maqburra liberali jew ifittex permezz tal-għansu fil-gida ta' għarfien. It-tnejn huma mingħajr kont u jigħtu inti f'ftit minuti stamp ewwel ta' fejn int qiegħed.