A nem felvett jelöltek pályázati adatainak megőrzésére az GDPR-ban nincs rögzített időtartam. A rendelet csak a tárolás korlátozásának alapelvét írja elő: az adatokat nem őrizheti meg hosszabb ideig, mint amennyi az adatok összegyűjtésének céljához szükséges. A Személyes Adatok Kezelésével Foglalkozó Hatóság ezt a toborzási és kiválasztási gyakorlat vonatkozásában egy négy hetes iránymutatással egészíti ki az eljárás lezárása után, azzal a lehetőséggel, hogy ezt maximum egy évre hosszabbítja meg, ha a jelölt erre vonatkozóan beleegyezést ad.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a cv-t, motivációs levelet, interjúfeljegyzéseket és esetleges teszteredményeket egy elutasított jelöltnek az előírás szerint ezen négy hét alatt törli, hacsak nem kért explicit és külön beleegyezést az adatok hosszabb megőrzésére, például egy későbbi pályázat betöltésére.
Miért nem szerepel ez az időtartam a törvényben
Az GDPR az adatok legtöbb típusára nem határoz meg konkrét heti vagy havi számokat. A törvényhozó egy nyitott normát választott: ne őrizze meg az adatokat szükségesnél hosszabb ideig, és ha már nem tudja alátámasztani a célt, az adatot törölni vagy anonimizálni kell. Specifikus helyzetekben, például pályázati eljárások során, a felügyeleti hatóságok ezért praktikus iránymutatásokat tettek közzé, amelyek egy konkrét időtartamot javasolnak. Ez nem jogszabályi kötelezettség abban az értelemben, hogy egy cikk számmal rendelkezik, hanem az a mérce, amelyet a Személyes Adatok Kezelésével Foglalkozó Hatóság alkalmaz, amikor azt vizsgálja, hogy egy megőrzési időtartam ésszerű-e.
Ez a különbséztétel fontos ahhoz, hogy ezt belső szinten hogyan rögzítse: nem utalhat a "törvényi négy hetes időtartamra", mivel ez nem így szerepel az GDPR-ban. Viszont utalhat a felügyeleti hatóság iránymutatására és magyarázhatja, hogy miért használja ezt az időtartamot kiinduláspontként.
Beleegyezés egy hosszabb időtartamhoz
Ha szeretné egy jelölt cv-jét hosszabb ideig megőrizni, például azért, mert a profilok jól megfelelnek egymásnak, és hamarosan hasonló pályázat nyílik meg, az explicit beleegyezés a jelölttől az általános megoldás. Ezt a beleegyezést külön kéri meg, függetlenül magától a pályázattól, és a jelöltnek ugyanolyan könnyen vissza kell tudni vonni, mint megadni. E beleegyezés nélkül nincs jogalap az elutasított jelölt adatainak hosszabb megőrzésére, és ez akkor is így van, ha az adatokat csak egy fiókban vagy digitális mappában hagyja "később használatra".
Javasolt a beleegyezés kérdéseit konkrét időtartamhoz kötni, például egy évhez, nyitott vég helyett. Az a jelölt, aki beleegyezést ad, tudja akkor azt is, hogy az adatai mikor tűnnek el automatikusan.
Mit rögzít erről
Ez a megőrzési időtartam nem csak a fejében legyen, hanem a feldolgozási nyilvántartásában is: mely pályázati adatokat dolgoz fel, milyen céllal, meddig őrzi meg azokat, és milyen jogalap alapján történik az esetleges meghosszabbítás. Ez az ön számára is könnyebbé teszi a strukturált törlést, ahelyett hogy hagyná az adatokat "mert még nem volt ok arra, hogy törölje azokat". Az adattípus szerinti megőrzési időtartamokról szóló tudásbázisban a pályázati adatok mellett más személyzeti iratok és adminisztratív adatok időtartamait is megtalálja.
Tanácsos, hogy ezt a megállapodást ne veszítse szem elől a többi HR-folyamat közül. Aki a pályázati eljárást szabályozza, az jellemzően az is, aki gondoskodnia kell arról, hogy az elutasított jelöltek cv-i ténylegesen törlődjenek az e-mail postafiókokból, megosztott mappákból és az ATS-rendszerből, nem csak az első rendszerből, amelyre valaki gondol.
Más személyzeti adatok más időtartamokra vonatkoznak
A felvételi adatok megtartási határideje az olyan eljárási idő, amely független attól, hogy valaki ténylegesen munkavállalóvá válik. Az alkalmazottak fizetési adatai, szerződései és adózási dokumentumai más szabályok alá esnek, gyakran adózási jogszabályok által előírt megőrzési kötelezettséggel, az GDPR helyett. Aki ezt egymás mellett szeretné látni, a munkaadatokra vonatkozó gyakran ismételt kérdésekben a leggyakoribb helyzetek áttekintését találja meg.
Az, hogy egy konkrét megtartási határidő az Ön helyzetében helyes-e, melyik beleegyezési szövegezést használja a legjobban, és ezt hogyan biztosítja belsőleg, végső soron valami, amit legjobb egy joggal vagy, a jog alkalmazásával kapcsolatos kétségek esetén, az Adatvédelmi Hatósággal egyeztetni. Amit mi nyújtunk, az a szerkezet: egy olyan hely, ahol ez a határidő automatikusan beépül az Ön nyilvántartásába, ahelyett, hogy Önnek kellene rá gondolni. Azoknak a kapcsolódásoknak a működésérről, amelyek az adatbázis és a határidő között vannak, többet tudhat meg keresztül a rendszer működéséről szóló magyarázaton.
Ha szeretné tudni, hogy az adatok megtartásának jelenlegi módja összhangban van-e azzal, ahogyan más kkv-k ezt szervezik, végezzen egy ingyenes gyors-szkenelést, vagy böngésszen át a tudásalap témáit. Mindkettő ingyenesen elérhető, felhasználói fiók nélkül, és pár perc alatt átfogó képet ad az Ön jelenlegi helyzetéről.