Pro údaje o kandidátech, kteří nebyli přijati, neexistuje v GDPR pevně daná lhůta. Nařízení stanovuje pouze zásadu omezení doby uchovávání: údaje nesmíte uchovávat déle, než je nutné pro účel, pro který jste je shromáždili. Úřad pro ochranu osobních údajů tuto praxi najímání a výběru vysvětluje pokyny čtyř týdnů od ukončení postupu, s možností prodloužení až na maximálně jeden rok, pokud k tomu kandidát dá souhlas.
V praxi to znamená, že CV, motivační dopis, záznam z pohovoru a případné výsledky testů kandidáta, který nebyl vybrán, standardně odstraníte během těchto čtyř týdnů, pokud jste si explicitně a zvlášť vyžádali souhlas s delším uchováváním údajů, například pro příští volné místo.
Proč tato lhůta není v samotném zákoně
GDPR v případě většiny typů údajů neuveřuje konkrétní počet týdnů nebo měsíců. Zákonodárce zvolil otevřenou normu: neuchovávejte déle než je nutné, a pokud již nemůžete zdůvodnit účel, musí být údaj smazán nebo anonymizován. Pro specifické situace, jako jsou výběrová řízení, proto dozorčí orgány zveřejnily praktické pokyny, které doporučují konkrétní lhůtu. Nejde o právní povinnost ve smyslu článku s konkrétním číslem, ale o měřítko, podle kterého Úřad pro ochranu osobních údajů posuzuje, je-li lhůta uchovávání přiměřená.
Toto rozlišení je důležité pro to, jak to zaznamenáte interně: nemůžete odkazovat na "zákonnou lhůtu čtyř týdnů", protože ta v GDPR takto není stanovena. Můžete však odkazovat na pokyny dozorčího orgánu a vysvětlit, proč tuto lhůtu používáte jako výchozí bod.
Souhlas s delší lhůtou
Chcete-li CV kandidáta uchovávat déle, například proto, že se profily dobře shodují a brzy se otevře podobné volné místo, běžným postupem je výslovný souhlas kandidáta. Tento souhlas si vyžádáte zvlášť, odděleně od samotné přihlášky, a kandidát by jej měl moci odvolat stejně snadno, jako jej dal. Bez tohoto souhlasu neexistuje právní základ pro delší uchovávání údajů kandidáta, který nebyl vybrán, a to platí i tehdy, když údaje ponecháte v šuplíku nebo digitální mapě "pro později".
Doporučuje se vázat otázku na souhlas na konkrétní lhůtu, například jeden rok, místo aby měla otevřený konec. Kandidát, který dá souhlas, pak ví i to, kdy se jeho údaje automaticky smažou.
Co o tom zaznamenáte
Tato lhůta uchovávání by neměla být pouze ve vaší hlavě, ale také v registru vašich činností zpracování: které údaje o kandidátech zpracováváte, s jakým účelem, jak dlouho je uchovávejte a na základě jakého právního základu případně dojde k prodloužení. To usnadňuje i vám samým strukturované mazání místo nechávání údajů ležet "protože zatím nebyl důvod je smazat". V knižnici znalostí o dobách uchovávání podle typu údaje najdete vedle údajů o kandidátech i lhůty, které platí pro další personální spisy a pro administrativní údaje.
Je rozumné vázat tuto dohodu na zbývající personální procesy. Ten, kdo řídí výběrové řízení, je obvykle také tím, kdo musí zajistit, aby se CV odmítnutých kandidátů skutečně vymazala z e-mailových schránek, sdílených složek a systému ATS, ne jen z prvního systému, na který si někdo vzpomene.
Ostatní personální údaje se řídí jinými lhůtami
Lhůta pro uchovávání údajů o přihláškách zamítnutých kandidátů je oddělena od doby uchovávání, která se uplatňuje, jakmile se někdo skutečně stane zaměstnancem. Údaje o platech, smlouvy a daňové dokumenty zaměstnanců podléhají jiným pravidlům, často se zákonnou povinností uchovávání vyplývající ze daňové legislativy místo GDPR. Chcete-li je vidět vedle sebe, najdete v často kladených otázky o údajích zaměstnanců přehled nejčastěji se vyskytujících situací.
Zda je konkrétní lhůta pro uchovávání ve vaší situaci správná, který text souhlasu se nejlépe hodí a jak to zajistíte interně, je nakonec něco, co je nejlépe sjednotit s právníkem nebo, pokud si nejste jisti aplikací zákona, s Úřadem pro ochranu osobních údajů. Co my nabízíme, je struktura: místo, kde se tato lhůta automaticky sleduje ve vašem registru, místo aby jste na ni museli myslet sami. Více o tom, jak funguje propojení mezi registrem a lhůtou, si přečtete prostřednictvím vysvětlení fungování systému.
Chcete-li vědět, zda váš současný způsob uchovávání údajů o přihláškách odpovídá způsobu, jakým to zajišťují ostatní MKB podniky, proveďte bezplatný rychlý průzkum nebo si prohlédněte témata v databázi znalostí. Obojí lze konzultovat bez účtu a během pár minut vám dá první představu o tom, kde se nacházíte.