Mittevõetud kandidaatide kandideerimisandmete puhul ei ole AVG-s määratud kindlat tähtaega. Määrus sätestab ainult salvestamise piiramise põhimõtte: andmeid ei tohi säilitada kauem kui on vajalik nende kogumise eesmärgi saavutamiseks. Isikuandmete kaitse amet täiendab värbamis- ja valikumenetluse puhul seda juhisega, mis soovitab nelja nädala tähtaega menetluse lõppemisest arvates, võimalusega seda pikendada kuni maksimaalselt üheks aastaks, kui kandidaat selleks nõusoleku annab.
See tähendab praktikas, et te kustutate tagasi lükatud kandidaadi CV, motivatsioonkirja, vestluste protokollid ja võimalikud testitulemused tavaliselt nelja nädala jooksul, välja arvatud juhul, kui te olete selgesõnaliselt ja eraldi nõusoleku küsinud andmete pikemaks säilitamiseks, näiteks järgmise vabastatud ametikoha jaoks.
Miks see tähtaeg seaduses endas ei ole
AVG ei määra enamiku andmetüüpide jaoks konkreetset nädalate või kuude arvu. Seadusandja valis avatud normi: ärge säilitatge kauem kui vajalik, ja kui te eesmärki enam põhjendada ei saa, tuleb andmed kustutada või anonümiseerida. Konkreetsete olukordade jaoks, näiteks kandideerimismenetluste jaoks, on järelevalveasutused avaldanud praktilised juhised, mis soovitavad konkreetset tähtaega. See ei ole õiguslik kohustus artikli numbri tähenduses, kuid see on kriteerium, mille järgi Isikuandmete kaitse amet hindab, kas säilitamise tähtaeg on põhjendatud.
See erinevus on oluline teie sisemise dokumentatsiooni seisukohast: te ei saa viidata "seadusliku nelja nädala pikkusele tähtaegale", sest see AVG-s nii ei ole. Te võite aga viidata järelevalveasutuse juhisele ja selgitada, miks kasutate seda tähtaega lähtepunktina.
Nõusolek pikemaks tähtajaks
Kui soovite kandidaadi CV-d kauem säilitada, näiteks sellepärast, et profiilid sobivad hästi kokku ja lähiajal avaneb sarnane ametikoht, on kandidaadi selgesõnaline nõusolek tavapärane tee. Selle nõusoleku küsite eraldi, väljaspool kandideerimist, ja kandidaat peab saama selle sama lihtsalt tagasi võtta kui anda. Ilma selle nõusolekuta puudub tagasi lükatud kandidaadi andmete pikemaks säilitamiseks õiguslik alus, mis kehtib ka juhul, kui te jätate andmed lihtsalt "hilisemaks" sahtlisse või digitaalsesse kausta.
On soovitatav seada nõusoleku küsimus seotud konkreetse tähtajaga, näiteks üks aasta, avatud lõpu asemel. Kandidaat, kes nõusoleku annab, teab siis ka seda, millal tema andmed automaatselt kaoksid.
Kuidas seda dokumenteeriате
See säilitamise tähtaeg ei peaks olema ainult teie peas, vaid ka teie andmete töötlemise registris: milliseid kandideerimisandmeid te töötlete, mis eesmärgil, kui kaua neid säilitate ja millisel õiguslikul alusel võimalik pikendamine toimub. See muudab teile kergeks ka süstemaatilise kustutamise, et andmeid "polnud põhjust eemaldada" jäädud. Juhises andmete säilitamise tähtaegade kohta andmetüübi järgi leiate kandideerimisandmete kõrval ka tähtajad, mis kehtivad teiste isiklik-alastes andmetel ja haldusdokumentides.
On mõistlik see kokkulepe teie HR-protsessidest lahus jätta ei lase. Kes kandideerimismenetlust korraldab, on tavaliselt ka see, kes peab tagama, et tagasi lükatud kandidaatide CV-d tegelikult e-posti postkastidest, jagatud kaustadest ja ATS-süsteemist kaoksid, mitte ainult esimesest süsteemist, millele keegi mõtleb.
Muud ametialaseid andmeid reguleerivad erinevad tähtajad
Taotlejate andmete säilitamise tähtaeg, kes ei ole valitud, on eraldi sellest säilitamistähtajast, mis kehtib juba töötajaks võetud isikute puhul. Töötajate palgaandmed, lepingud ja maksuseadusega seotud dokumendid kuuluvad teiste reeglite alla, mis sageli nõuavad seadusega ettenähtud säilitamiskohustust maksundusseaduse alusel, mitte GDPR alusel. Kes soovib neid kõrvuti näha, korduma kippuvate küsimuste kogumikus isikuandmete töötlemise kohta leiab kõige levinum olukordi käsitleva ülevaate.
Kas konkreetne säilitamistähtaeg teie olukorras õige on, milline nõusolekutext on teile kõige sobivam ja kuidas te seda sisemiselt tagastate, on lõppkokkuvõttes midagi, mida käsitlege paremini juristiga või kahtluste korral seaduse kohaldamise osas Andmekaitse Inspektsiooniga. Meie pakume struktuuri: paika, kus see tähtaeg käib automaatselt kaasa teie registris, selle asemel et te peaksite sellest ise meeles pidama. Rohkem selle kohta, kuidas registri ja tähtaja vaheline seos toimib, saate lugeda selgitusel, kuidas süsteem toimib.
Kui soovite teada, kas teie praegune viis, kuidas säilitada taotlejate andmeid, on kooskõlas sellega, kuidas muud väikeettevõtted seda korraldavad, tehke tasuta kiirülevaatus või sirvi teemad teadusmõtete baasis. Mõlemad on kont ota kasutamata kasutatavad ja annavad teile paar minutit jooksul esmamulje, kus te olete.