Kandidātu datus, kas nav pieņemti, AVG pati neparedz noteiktu termiņu. Regulā ir paredzēts tikai datu glabāšanas ierobežošanas princips: datus nedrīkst glabāt ilgāk, nekā nepieciešams nolūkam, kuram tos ievāca. Datu Valsts Inspekcija to papildina ar vadlīniju četru nedēļu termiņu pēc procedūras pabeigšanas personāla atlases un rekrutēšanas praksē, ar iespēju pagarināt līdz maksimāli vienam gadam, ja kandidāts tam piekrīt.
Praksē tas nozīmē, ka jūs CV, motivācijas vēstuli, interviju protokolus un iespējamos testa rezultātus no noraidītā kandidāta standarta kārtībā izdzēšat četru nedēļu laikā, ja vien skaidri un atsevišķi neesat lūguši atļauju datus glabāt ilgāk, piemēram, nākamajam brīvajam darba vietam.
Kāpēc šis termiņš nav pašā likumā
AVG lielākajai daļai datu veidu nenorāda konkrētu nedēļu vai mēnešu skaitu. Likumdevējs izvēlējās atvērto normu: neglabā ilgāk nekā nepieciešams, un ja nolūku vairs nevar pamatot, datus jāizdzēš vai jāanonimizē. Īpašām situācijām, piemēram, personāla atlases procedūrām, uzraudzības iestādes tāpēc publicējušas praktiskas vadlīnijas, kas iesaka konkrētu termiņu. Tas nav likumiska pienākums likuma pantā ar numuru, bet tas ir mērs, pēc kura Datu Valsts Inspekcija novērtē, vai glabāšanas termiņš ir pamatots.
Šis atšķirums ir svarīgs jūsu iekšējam reglamentējumam: jūs nevarat atsaukties uz "likumā noteikto četru nedēļu termiņu", jo tā AVG nav. Jūs varat atsaukties uz uzraudzības iestādes vadlīniju un paskaidrot, kāpēc jūs šo termiņu izmantojat par pamatprincipu.
Piekrišana ilgākam termiņam
Ja vēlaties glabāt kandidāta CV ilgāk, piemēram, tāpēc, ka profili labi sakrīt un drīzumā varētu atvērt līdzīgu brīvo darba vietu, kandidāta skaidra piekrišana ir parastā ceļa. Šo piekrišanu lūdzat atsevišķi, neatkarīgi no kandidatūras, un kandidāts to var atcelt tikpat viegli, kā uzdot. Bez šīs piekrišanas glabātiem noraidītā kandidāta datiem nav juridiska pamata, un tas attiecas arī tad, ja datus vienkārši "atstājat plauktiņā" vai digitālajā mapē "vēlākam laikam".
Ieteicams piekrišanas jautājumu saistīt ar konkrētu termiņu, piemēram, gadu, nevis neiebeidzami. Kandidāts, kurš piekriit, zina arī, kad viņa dati automātiski pazudīs.
Ko par to dokumentējat
Šis glabāšanas termiņš nedrīkstētu būt tikai jūsu prātā, bet arī jūsu datu apstrādes reģistrā: kādus kandidātu datus jūs apstrādājat, kādam nolūkam, cik ilgi tos glabājat un uz kāda pamata notiek iespējamā pagarināšana. Tas vienkāršo arī jums strukturētu datu dzēšanu, nevis tos atstājot ", jo nav bijis iemesla tos noņemt". Mūsu datu glabāšanas termiņu zinātnē par dažādu datu veidiem jūs līdzās kandidātu datiem atradīsit arī termiņus, kas spēlē lomu citos personāla dossiejos un administratīvajos datos.
Ir saprātīgi šo vienošanos nepalaist vaļā no atlikušajiem jūsu HR procesiem. Tas, kurš kārto atlases procedūru, parasti ir arī tas, kurš jāņem vērā, ka noraidīto kandidātu CV faktiski pazūd no e-pasta kasēm, koplietošanas mapēm un ATS sistēmas, nevis tikai no pirmās sistēmas, kur kāds par to domā.
Citi personāla dati seko citiem termiņiem
Termiņš solicitācijas datu glabāšanai no noraidīto kandidātu datu ir neatkarīgs no glabāšanas termiņiem, kas piemērojami, tiklīdz kāds tiek pieņemts darbā. Darbinieku algu dati, līgumi un nodokļu dokumenti pakļauts citiem noteikumiem, bieži vien ar likumīgu glabāšanas pienākumu, kas izriet no nodokļu likumdošanas, nevis GDPR. Ikviens, kurš to vēlas redzēt blakus vienu otram, atradīs Bieži uzdotie jautājumi par personāla datiem pārskatu par visbiežāk sastopamajām situācijām.
Tas, vai konkrēts glabāšanas termiņš jūsu gadījumā ir pareizs, kuru piekrišanas tekstu jūs vislabāk izmantojat un kā to nodrošināt iekšējā līmenī, galu galā ir jautājums, kuru labākais ir saskaņot ar juristu vai, ja rodas šaubas par likuma piemērošanu, ar Datu pārvaldības iestādi. Tas, ko piedāvājam mēs, ir struktūra: vieta, kur šis termiņš automātiski darbojas jūsu reģistrā, nevis tā, ka jums patstāvīgi tas jāatceras. Vairāk par to, kā šī saikne starp reģistru un termiņu darbojas, varat izlasīt no paskaidrojuma par sistēmas darbību.
Vēlaties uzzināt, vai jūsu pašreizējā solicitācijas datu glabāšanas metode atbilst tam, kā citi MVU uzņēmumi to organizē, veiciet tad bezmaksas ātro skenēšanu vai pārlūkojiet tēmas zināšanu bankā. Abi jums pieejami bez konta un sniedz jums dažu minūšu laikā pirmais priekšstats par to, kur jūs stāvat.