Pre údaje uchádzačov, ktorí neboli prijatí, neexistuje pevná lehota v samotnom GDPR. Nariadenie len predpisuje princíp obmedzenia ukladania: údaje nesmú byť uchovávané dlhšie, ako je potrebné na dosiahnutie účelu, pre ktorý boli zhromaždené. Úrad na ochranu osobných údajov to konkretizuje pre nábor a výberovú činnosť pokynmi vo výške štyroch týždňov po ukončení postupu, s možnosťou predĺženia na maximálne jeden rok, ak s tým uchádzač súhlasí.
To v praxi znamená, že životopis, motivačný list, záznam z pohovoru a prípadné výsledky testov zamietnutého uchádzača štandardne vymažete do štyroch týždňov, pokiaľ ste výslovne a osobitne nežiadali o súhlas na dlhšie uchovávanie údajov, napríklad pre ďalšiu voľnú pozíciu.
Prečo táto lehota nie je v samotnom zákone
GDPR neurčuje konkrétny počet týždňov alebo mesiacov pre väčšinu typov údajov. Zákonodarca sa rozhodol pre otvorenú normu: uchovávajte nie dlhšie, ako je nevyhnutné, a ak už nemôžete zdôvodniť účel, údaj musí byť vymazaný alebo anonymizovaný. Pre špecifické situácie, ako sú výberové konania, preto dozorovacie orgány zverejnili praktické pokyny, ktoré odporúčajú konkrétnu lehotu. Nejde o právnu povinnosť v zmysle článku s číslom, ale o kritérium, ktoré Úrad na ochranu osobných údajov používa pri hodnotení, či je doba uchovávania zdôvodnená.
Toto rozlíšenie je dôležité pre to, ako to zaznamenáte interne: nemôžete sa odvolávať na "zákonný termín štyroch týždňov", pretože to v GDPR nie je špecifikované. Môžete sa však odvolávať na pokyn dozorovacieho orgánu a vysvetliť, prečo berieš túto lehotu ako východisko.
Súhlas na dlhšiu dobu
Ak chcete uchovávať životopis uchádzača na dlhší čas, napríklad preto, že si profily navzájom dobre vyhovujú a čoskoro sa otvorí podobná voľná pozícia, je výslovný súhlas uchádzača bežným postupom. Tento súhlas od neho vyžadujete osobitne, oddelene od samotnej žiadosti, a uchádzač ho musí vedieť vziať späť rovnako ľahko, ako ho udelil. Bez tohto súhlasu neexistuje právny základ na dlhšie uchovávanie údajov zamietnutého uchádzača, a to platí aj vtedy, keď údaje len necháte ležať v zásuvke alebo v digitálnom priečinku "na neskôr".
Odporúča sa viazať otázku na súhlas na konkrétnu lehotu, napríklad jeden rok, namiesto toho, aby ste ju nechali otvdenú. Uchádzač, ktorý súhlas udeli, potom vie aj to, kedy sa jeho údaje samy odsunú.
To, čo si o tom zaznamenáte
Táto lehota uchovávania by nemala existovať len vo vašej hlave, ale aj vo vašom registri spracovateľských činností: ktoré údaje zo žiadostí spracúvate, s akým účelom, ako dlho ich uchovávate a na základe ktorého právneho základu prípadne dôjde k predĺženiu. To vám tiež uľahčuje to, aby ste systematicky mazali namiesto toho, aby ste nechali údaje ležať "pretože zatiaľ nebol dôvod ich odstrániť". V ensyklopédii o lehote uchovávania podľa druhu údajov nájdete popri údajoch zo žiadostí aj lehoty, ktoré sa uplatňujú pri iných personálnych spisoch a pri administratívnych údajoch.
Je rozumné nezabudzať na túto dohodu v spojitosti so zvyškom vašich HR procesov. Ten, kto riadi proces výberu, zvyčajne zodpovedá aj za to, aby sa životopisy zamietnutých uchádzačov skutočne vymazali z e-mailových schránok, zdieľaných priečinkov a systému ATS, nielen z prvého systému, na ktorý si niekto spomenie.
Iné personálne údaje sa riadia inými lehomami uchovávania
Lehota na uchovávanie údajov o uchádzačoch z odmietnuto kandidátov je oddelená od lehôt na uchovávanie, ktoré platia, keď sa osoba skutočne stane zamestnancov. Údaje o mzdách, zmluvy a daňové doklady zamestnancov podliehajú iným pravidlám, často so zákonnou povinnosťou uchovávania vyplývajúcou z daňového zákonodárstva namiesto GDPR. Ak chcete vidieť toto vedľa seba, nájdete v najčastejších otázkach o údajoch zamestnancov prehľad najčastejších situácií.
To, či je konkrétna lehota na uchovávanie vo vašej situácii správna, ktorý text súhlasu používate najlepšie a ako to interného zabezpečujete, je nakoniec niečo, čo najlepšie odsúhlasíte s právnikom alebo v prípade pochybností o uplatňovaní zákona s Úradom na ochranu osobných údajov. Čo ponúkame, je štruktúra: miesto, kde sa táto lehota automaticky sleduje vo vašom registri namiesto toho, aby ste na ňu neustále pamätali. Viac o tom, ako funguje prepojenie medzi registrom a lehotou, si prečítate prostredníctvom vysvetlenia fungovania systému.
Ak chcete vedieť, či váš súčasný spôsob uchovávania údajov uchádzačov je v súlade s tým, ako to riešia iné MKB-podnikania, vykonajte bezplatnú rýchlu kontrolu alebo si prelistujte témy v znalostnej báze. Oboje je možné konzultovať bez účtu a poskytnú vám počas pár minút prvý prehľad o vašej pozícii.