За данни на кандидати, които не са наети, няма фиксиран период в самия GDPR. Регламентът предвижда само принципа на ограничение на съхранението: не можете да съхранявате данни по-дълго от необходимото за целта, за която сте ги събрали. Управлението по защита на личните данни конкретизира това за практиката на наемане и селекция с насока за четири седмици след завършване на процедурата, с възможност да я удължите до един година, ако кандидатът даде съгласието си.
Това означава на практика, че стандартно изтривате CV, мотивационното писмо, записите от разговори и всякакви резултати от тестване на отхвърлен кандидат в рамките на тези четири седмици, освен ако явно и отделно не сте поискали съгласието на кандидата да съхранявате данните по-дълго, например за следваща позиция.
Защо този период не фигурира в самия закон
GDPR не предвижда конкретен брой седмици или месеци за повечето видове данни. Законодателят е избрал открит стандарт: съхранявайте не по-дълго от необходимото, и ако вече не можете да обосновете целта, данните трябва да се изтрият или анонимизират. За конкретни ситуации, като процедури на наемане, органите за надзор са публикували практически насоки, препоръчващи конкретен период. Това не е задължение по закон в смисъл на статия с конкретно число, но е мярката, по която Управлението по защита на личните данни оценява дали периодът на съхранение е разумен.
Това разграничение е важно за вашата вътрешна документация: не можете да се позовавате на "законовия период от четири седмици", тъй като той не фигурира така в GDPR. Можете да се позовавате на насоката на органа за надзор и да обясните защо използвате този период като изходна точка.
Съгласие за по-дълъг период
Ако желаете да съхранявате CV на кандидат по-дълго, например защото профилите си прилича и скоро ще се отвори подобна позиция, явното съгласие на кандидата е обичайния начин. Това съгласие поискате отделно, независимо от кандидатурата, и кандидатът трябва да може да го оттегли толкова лесно, колкото да го даде. Без това съгласие няма основание за по-дълго съхранение на данни на отхвърлен кандидат, и това важи и когато оставите данните в чекмеджето или цифровата папка "за по-късно".
Препоръчително е да свържете исканието за съгласие с конкретен период, например една година, вместо без краен срок. Кандидат, който даде съгласие, знае също кога неговите данни автоматично ще бъдат изтрити.
Какво за това документирате
Този период на съхранение не трябва да се намирате само в главата ви, но и в регистъра ви на дейности по обработка на данни: какви данни на кандидати обработвате, с каква цел, колко дълго ги съхранявате и на основата на кое основание се извършва евентуално удължение. Това също улеснява за вас да изтривате систематично, вместо да оставяте данни да стоят "защото нямаше причина да ги премахнете". В познавателната база за периоди на съхранение по вид данни ще намерите, освен данни на кандидати, и периодите, които важат за други досиета на служители и административни данни.
Е разумно тази договореност да не се отделя от остатъка на вашите HR процеси. Който управлява процедурата на наемане, обикновено е и този, който трябва да гарантира, че CV-та на отхвърлени кандидати наистина изчезват от пощенски кутии, споделени папки и системата за управление на кандидатури, не само от първата система, която някой има предвид.
Другите данни на служители следват други периоди на съхранение
Сроката за данни на кандидатите при отхвърляне на кандидатури е отделена от сроковете на съхраняване, които се прилагат, когато някой действително се наеме. Заплатни данни, договори и данъчни документи на служители подлежат на други правила, често със законово задължение за съхраняване от данъчното законодателство, вместо от GDPR. Ако искате да видите това една до друга, ще намерите в честите въпроси относно данните на персонала преглед на най-разпространените ситуации.
Дали конкретният срок на съхраняване е подходящ за вашата ситуация, кой текст на съгласие ви подхожда най-добре и как го гарантирате вътрешно, в крайна сметка е нещо, което най-добре согласувате с юрист или, при съмнение относно приложението на закона, с Органа за защита на данните. Това, което ние предлагаме, е структура: място, където този срок автоматично мониторира в ваш регистър, вместо да трябва да мислите за това сами. Повече информация за това как работи връзката между регистъра и сроката, прочетете в обяснението на работата на системата.
Ако искате да знаете дали вашият текущ начин на съхраняване на данни от кандидатури съответства на това, как другите МСП организирани това, направете безплатната бърза проверка или разгледайте темите в базата на знания. И двата варианта са достъпни без акаунт и ви дават първоначална представа за вашето положение в няколко минути.