Per i dati dei candidati non assunti non esiste un termine fisso nel GDPR stesso. Il regolamento prevede solo il principio della limitazione dell'archiviazione: i dati non possono essere conservati più a lungo del necessario per lo scopo per il quale sono stati raccolti. L'Autorità olandese per la protezione dei dati specifica questo per la pratica di reclutamento e selezione con una linea guida di quattro settimane dopo la conclusione della procedura, con la possibilità di prolungarla fino a un massimo di un anno se il candidato lo autorizza.
Nella pratica questo significa che il CV, la lettera di motivazione, i verbali dei colloqui e gli eventuali risultati dei test di un candidato rifiutato vengono cancellati standard entro quattro settimane, a meno che non abbiate esplicitamente e separatamente chiesto l'autorizzazione per conservare i dati più a lungo, ad esempio per una prossima posizione aperta.
Perché questo termine non si trova nella legge stessa
Il GDPR non specifica un numero concreto di settimane o mesi per la maggior parte dei tipi di dati. Il legislatore ha scelto una norma aperta: non conservare più a lungo del necessario, e se non riuscite più a giustificare lo scopo, il dato deve essere cancellato o anonimizzato. Per situazioni specifiche, come le procedure di candidatura, le autorità di controllo hanno quindi pubblicato linee guida pratiche che consigliano un termine concreto. Non è un obbligo legale nel senso di un articolo con un numero preciso, ma è lo standard con cui l'Autorità olandese per la protezione dei dati valuta se un termine di conservazione è ragionevole.
Questa distinzione è importante per come lo registrate internamente: non potete fare riferimento a "il termine legale di quattro settimane", perché non è così nel GDPR. Potete fare riferimento alla linea guida dell'autorità di controllo e spiegare perché utilizzate questo termine come punto di partenza.
Autorizzazione per un termine più lungo
Se volete conservare il CV di un candidato più a lungo, ad esempio perché i profili si adattano bene e una posizione simile si aprirà presto, l'autorizzazione esplicita del candidato è la strada abituale. Chiedete questa autorizzazione separatamente, al di fuori della candidatura stessa, e il candidato deve essere in grado di ritirarla con la stessa facilità con cui la concede. Senza questa autorizzazione non c'è base legale per conservare più a lungo i dati di un candidato rifiutato, e lo stesso vale quando lasciate i dati in un cassetto o in una cartella digitale "per dopo".
È consigliabile collegare la richiesta di autorizzazione a un termine concreto, ad esempio un anno, anziché a una durata indeterminata. Un candidato che autorizza, sa così anche quando i suoi dati scompariranno automaticamente.
Cosa documentate al riguardo
Questo termine di conservazione non deve rimanere solo nella vostra testa, ma anche nel vostro registro delle attività di trattamento: quali dati dei candidati elaborate, per quale scopo, quanto a lungo li conservate e sulla base di quale fondamento avviene un eventuale prolungamento. Questo rende anche più facile per voi stesso eliminare dati in modo strutturato anziché lasciarli "perché non c'era ancora motivo di rimuoverli". In la knowledge base sui termini di conservazione per tipo di dato trovate oltre ai dati dei candidati anche i termini che si applicano ad altri fascicoli del personale e ai dati amministrativi.
È saggio non staccare questo accordo dal resto dei vostri processi HR. Chi gestisce la procedura di candidatura è solitamente anche chi deve assicurarsi che i CV dei candidati rifiutati vengono effettivamente eliminati da caselle di posta, cartelle condivise e dal sistema ATS, non solo dal primo sistema a cui qualcuno pensa.
Gli altri dati del personale seguono altri termini di conservazione
Il termine per i dati di candidatura dei candidati respinti è indipendente dai termini di conservazione che si applicano una volta che una persona è effettivamente assunta. I dati salariali, i contratti e i documenti fiscali dei dipendenti sono soggetti a regole diverse, spesso con un obbligo legale di conservazione derivante dalla normativa fiscale anziché dal GDPR. Chi vuole vederli affiancati, troverà in le domande frequenti sui dati dei dipendenti una panoramica delle situazioni più comuni.
Se un termine di conservazione concreto si applica nella vostra situazione, quale testo di consenso utilizzate al meglio e come lo garantite internamente, è infine qualcosa che vi conviene concordare con un avvocato o, in caso di dubbi sull'applicazione della legge, con l'Autorità per la protezione dei dati. Ciò che offriamo è struttura: un luogo in cui questo termine scorre automaticamente nel vostro registro, anziché dovervi pensare continuamente. Ulteriori informazioni su come funziona il collegamento tra registro e termine, le leggete tramite la spiegazione sul funzionamento del sistema.
Se desiderate sapere se il vostro attuale modo di conservare i dati di candidatura è in linea con il modo in cui altre aziende PMI lo organizzano, fate la scansione rapida gratuita oppure sfogliate i temi nella banca dati delle conoscenze. Entrambi sono consultabili senza account e vi daranno un primo quadro in pochi minuti di dove vi trovate.