Welke documenten heeft u nodig voor een nieuwe website of webshop?
Bij een nieuwe website of webshop hoort een vaste set stukken: een privacyverklaring, een cookiebeleid als er trackingcookies worden geplaatst, en een verwerkersovereenkomst met elke partij die namens u persoonsgegevens verwerkt. Dat laatste is bij dit koopmoment het onderdeel dat de meeste vragen oproept, want een nieuwe website brengt zelden één verwerker mee, maar meestal vier of vijf tegelijk.
Denk aan de hostingpartij, de partij achter uw analysetool, de e-maildienst voor nieuwsbrieven, de betaalprovider bij een webshop, en eventueel een chatbot of boekingssysteem. Elke partij die op uw servers of in uw naam gegevens van bezoekers of klanten verwerkt, hoort in beginsel een verwerkersovereenkomst te hebben. De vraag is dus niet "welk document heb ik nodig", maar "met wie moet ik afspraken vastleggen, en heeft die partij dat zelf al geregeld".
Waarom het bij dit koopmoment om meerdere overeenkomsten tegelijk gaat
Bij andere aanleidingen, zoals een klant die zelf een overeenkomst stuurt, gaat het meestal om één relatie die u beoordeelt. Bij een nieuwe website is het net andersom: u bent degene die de tools kiest, en met de keuze voor een tool komt vaak automatisch een standaardovereenkomst mee die de leverancier al klaar heeft staan. Veel bekende SaaS-tools, van hostingpartijen tot analysediensten, bieden zo'n overeenkomst digitaal aan, vaak via een link in het klantportaal. De uitdaging zit niet in het vinden van die documenten, maar in het overzicht houden: welke tool heeft u toegevoegd, staat de overeenkomst er al, en is de tekst nog actueel. Een bibliotheek van bekende tools met de status van de overeenkomst erbij helpt daarbij, zodat u niet per leverancier opnieuw hoeft uit te zoeken wat er speelt. per situatie uitgezocht wat de AVG van u vraagt
De privacyverklaring en het cookiebeleid
Daarnaast hoort er een privacyverklaring op de website te staan die uitlegt welke gegevens worden verzameld, met welk doel, en hoe lang ze worden bewaard. Bij een webshop komt daar het cookiebeleid bij, met name als er cookies worden geplaatst voor advertenties of analyse voordat de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven. De regels rond cookies staan niet alleen in de AVG maar raken ook aan andere wetgeving over elektronische communicatie; de precieze uitwerking daarvan verschilt per situatie, dus voor twijfelgevallen is de toezichthouder of een jurist het aangewezen aanspreekpunt.
Wat dit betekent voor het verwerkingsregister
Elke nieuwe tool die u aan de website koppelt, hoort ook terug te komen in het verwerkingsregister: welke gegevens verwerkt de tool, met welk doel, en waar staan de gegevens fysiek. Bij een webshop komt daar vaak een extra laag bij, omdat betaalgegevens en bestelgeschiedenis een ander bewaartraject volgen dan bijvoorbeeld nieuwsbriefinschrijvingen. Wie het register handmatig bijhoudt, loopt het risico dat een nieuwe tool er wel bij komt maar de bijbehorende overeenkomst niet, of andersom. Een register dat automatisch meegroeit met de tools die u daadwerkelijk gebruikt, voorkomt dat gat.
Beveiliging als onderdeel van de afweging
Naast de papieren kant speelt bij een nieuwe website ook de technische kant: waar staan de gegevens, wie heeft er toegang, en is de verbinding beveiligd. Dat is geen apart document, maar iets wat in de verwerkersovereenkomst en in uw eigen afwegingen terug hoort te komen. hoe beveiliging en privacy in de praktijk samenhangen
Twijfel over een specifieke tool of clausule
Sommige leveranciers werken met standaardovereenkomsten die niet volledig aansluiten op de situatie van een klein bedrijf, of die verwijzen naar doorgifte buiten de EU zonder dat direct duidelijk te maken. Bij twijfel over een specifieke clausule is het raadzaam die te laten beoordelen door een jurist, of de vraag voor te leggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Veelgestelde vragen over cookies, toestemming en de rol van derde partijen op een website zijn ook terug te vinden in het overzicht met veelgestelde vragen. antwoorden op vragen die vaker terugkomen
Overzicht houden zonder alles zelf te hoeven uitzoeken
De kern van dit koopmoment is dus niet één document, maar een set die meegroeit met de tools die u kiest: privacyverklaring, cookiebeleid waar van toepassing, een verwerkersovereenkomst per relevante leverancier, en de bijwerking van het verwerkingsregister. Wie dat per tool los uitzoekt, is al snel meerdere uren kwijt aan het vergelijken van standaardteksten. Een systeem dat de bibliotheek van bekende tools koppelt aan het register en de overeenkomsten bewaakt, neemt dat uitzoekwerk grotendeels uit handen.
Wilt u zien hoe dat er voor uw eigen website of webshop uitziet? Doe de gratis quick-scan of blader door de kennisbank om te zien welke stukken bij uw situatie horen, en zet vervolgens desgewenst een zakelijk account op om het register te laten meegroeien. een zakelijk account starten