Voor sollicitatiegegevens van kandidaten die niet zijn aangenomen, geldt geen vaste termijn in de AVG zelf. De verordening schrijft alleen het beginsel van opslagbeperking voor: gegevens mag u niet langer bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor u ze heeft verzameld. De Autoriteit Persoonsgegevens vult dat voor de wervings- en selectiepraktijk in met een richtlijn van vier weken na afronding van de procedure, met de mogelijkheid dit te verlengen tot maximaal een jaar als de kandidaat daarvoor toestemming geeft.
Dat betekent in de praktijk dat u het cv, de motivatiebrief, gesprekverslagen en eventuele testresultaten van een afgewezen kandidaat standaard binnen die vier weken verwijdert, tenzij u expliciet en apart om toestemming heeft gevraagd om de gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld voor een volgende vacature.
Waarom deze termijn niet in de wet zelf staat
De AVG noemt voor de meeste soorten gegevens geen concreet aantal weken of maanden. De wetgever heeft gekozen voor een open norm: bewaar niet langer dan noodzakelijk, en kunt u het doel niet meer onderbouwen, dan moet de gegeven worden verwijderd of geanonimiseerd. Voor specifieke situaties, zoals sollicitatieprocedures, hebben toezichthouders daarom praktische richtsnoeren gepubliceerd die een concrete termijn adviseren. Dat is geen wettelijke verplichting in de zin van een artikel met een getal erin, maar wel de maatstaf waaraan de Autoriteit Persoonsgegevens toetst wanneer zij kijkt of een bewaartermijn redelijk is.
Dit onderscheid is belangrijk voor hoe u het intern vastlegt: u kunt niet verwijzen naar "de wettelijke termijn van vier weken", want die staat niet zo in de AVG. U kunt wel verwijzen naar de richtsnoer van de toezichthouder en uitleggen waarom u die termijn als uitgangspunt hanteert.
Toestemming voor een langere termijn
Wilt u het cv van een kandidaat langer bewaren, bijvoorbeeld omdat de profielen elkaar goed benaderen en er binnenkort een vergelijkbare vacature opent, dan is expliciete toestemming van de kandidaat de gangbare route. Die toestemming vraagt u apart, los van de sollicitatie zelf, en de kandidaat moet die net zo makkelijk kunnen intrekken als geven. Zonder die toestemming is er voor het langer bewaren van gegevens van een afgewezen kandidaat geen grondslag, en dat geldt ook wanneer u de gegevens alleen in een la of digitale map "voor later" laat staan.
Het is aan te raden om de toestemmingsvraag te koppelen aan een concrete termijn, bijvoorbeeld een jaar, in plaats van een open einde. Een kandidaat die toestemming geeft, weet dan ook wanneer zijn gegevens vanzelf weer verdwijnen.
Wat u hierover vastlegt
Deze bewaartermijn hoort niet alleen in uw hoofd te zitten, maar ook in uw verwerkingsregister: welke sollicitatiegegevens u verwerkt, met welk doel, hoelang u ze bewaart en op basis van welke grondslag een eventuele verlenging plaatsvindt. Dat maakt het ook voor uzelf makkelijker om structureel te verwijderen in plaats van gegevens te laten liggen "omdat er nog geen aanleiding was om ze weg te halen". In de kennisbank over bewaartermijnen per soort gegeven vindt u naast sollicitatiegegevens ook de termijnen die spelen bij andere personeelsdossiers en bij administratieve gegevens.
Het is verstandig om deze afspraak niet los te laten van de rest van uw HR-processen. Wie de sollicitatieprocedure regelt, is meestal ook degene die moet zorgen dat cv's van afgewezen kandidaten daadwerkelijk uit e-mailboxen, gedeelde mappen en het ATS-systeem verdwijnen, niet alleen uit het eerste systeem waar iemand aan denkt.
Andere personeelsgegevens volgen andere termijnen
De termijn voor sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten staat los van de bewaartermijnen die gelden zodra iemand wél in dienst treedt. Loongegevens, contracten en fiscale stukken van medewerkers vallen onder andere regels, vaak met een wettelijke bewaarplicht vanuit belastingwetgeving in plaats van de AVG. Wie dat naast elkaar wil zien, vindt in de veelgestelde vragen over personeelsgegevens een overzicht van de meest voorkomende situaties.
Of een concrete bewaartermijn in uw situatie klopt, welke toestemmingstekst u het beste gebruikt en hoe u dit intern borgt, is uiteindelijk iets wat u het beste met een jurist of, bij twijfel over de toepassing van de wet, met de Autoriteit Persoonsgegevens afstemt. Wat wij bieden is structuur: een plek waar deze termijn automatisch meeloopt in uw register, in plaats van dat u er zelf aan moet blijven denken. Meer over hoe die koppeling tussen register en termijn werkt, leest u via de uitleg over de werking van het systeem.
Wilt u weten of uw huidige manier van bewaren van sollicitatiegegevens aansluit bij hoe andere MKB-bedrijven dit inrichten, doe dan de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank. Beide zijn zonder account te raadplegen en geven u in een paar minuten een eerste beeld van waar u staat.