Ett databehandlingsavtal behöver inte kosta något i sig: att kontrollera om ett avtal som en kund eller leverantör skickar till er innehåller rätt delar kan göras gratis och utan konto. Så snart ni låter utarbeta ett avtal skiljer sig priset markant: från en gratis mall till några hundra euro för skräddarsydda juridiska tjänster, eller ett fast belopp per månad som del av ett system som också uppdaterar och övervakar avtalet.
Exakt vad det kostar beror på tre saker: hur många databehandlare (de parter som behandlar data för er räkning, såsom er bokföringsprogram eller e-postmarketingverktyg) ni har, om ni använder en standardmall eller ett skräddarsytt avtal, och om ni köper något engångsvis eller tar en löpande tjänst som håller avtalen uppdaterade. AVG själv nämner ingen taxa; priset kommer därför inte från lagen utan från marknaden.
Var kostnaden kommer från
AVG föreskriver vad ett databehandlingsavtal måste innehålla, men inte vad det får kosta. Jurister som utarbetar skräddarsydda avtal debiterar vanligtvis en timtaxa; mjukvaruföretag som erbjuder en mall eller ett system debiterar ett fast belopp eller prenumeration. Gratis varianter finns ofta för att basinformationen, såsom vad som är obligatoriskt att inkludera och var det finns i förordningen, medvetet görs tillgänglig. I kunskapsbanken kan ni läsa vilka delar ett databehandlingsavtal bör innehålla, tillsammans med källhänvisningen i den officiella texten.
Vad som bestämmer priset
Antalet databehandlare spelar en stor roll: en egenföretagare med tre SaaS-verktyg har mindre arbete än ett företag med tjugo leverantörer, var och en med sin egen riskprofil. Skillnaden mellan mall och skräddarsydd lösning spelar också in: en mall är billigare men kräver att ni själva bedömer om den passar er situation, medan skräddarsytt tar hänsyn till specifika avtal, såsom överföring utanför EU eller underentreprenörer som leverantören själv anlitar. Slutligen spelar det roll om ni köper ett dokument engångsvis eller tar en löpande tjänst: avtal blir föråldrade när en leverantör ändrar, ett nytt verktyg läggs till, eller EDPB:s eller Datainspektionens förklaring ändras.
Gratis kontroll kontra att låta utarbeta
Många företag behöver inte själva utarbeta ett avtal, utan får ett skickat av en kund som agerar registeransvarig. I så fall är frågan inte vad det kostar att utarbeta, utan om det som presenteras är fullständigt och rimligt. Den första bedömningen kan göras gratis: vanliga frågor om vad ni behöver och inte behöver underteckna ger en första vägledning, och granskningen av ett inlämnat avtal kan göras utan konto.
Att själv utarbeta ett avtal är möjligt, men kräver att ni vet vilka delar som är obligatoriska och vilka avtal som passar er situation. Ett avtal som är ofullständigt ger i praktiken lite stöd om något går fel hos databehandlaren. För företag som inte vill själva bedöma denna risk är en mall med vägledning ofta ett mellansteg mellan gratis och helt skräddarsydd lösning.
Vad en prenumeration lägger till
Ett system som uppdaterar databehandlingsavtal gör mer än bara leverera dokumentet: det länkar avtalet till ert behandlingsregister, signalerar när ett avtal saknas eller är föråldrat, och skickar ett meddelande så snart något ändras som påverkar er situation. Det är skillnaden mellan att en gång betala ett belopp för ett dokument och löpande veta om era avtal fortfarande stämmer. På prissidan visas vad som debiteras per månad för detta och vad som ingår och inte ingår.
När en jurist fortfarande behövs
Vid komplexa behandlingar, överföringar till länder utanför EU eller en oenighet med en leverantör om avtalets innehål är personligt juridiskt ombud ofta det smartaste steget. Ett system eller mall ger struktur och vägledning, inte individuell rådgivning; för bedömning av er specifika situation är en jurist eller Datainspektionen fortfarande den lämpliga kontakten. På hur det fungerar läser du var informationen på gdpria.eu kommer från och var gränsen mellan vägledning och rådgivning ligger.
Vill ni först se var ert företag står innan ni spenderar pengar på ett avtal? Den kostnadsfria snabbkontroll ger i några frågor en första indikation, och skapa ett affärskonto kan utan åtaganden.