Sam ugovor o obradi podataka ne mora ništa koštati: provjera jesu li sve obavezne odredbe prisutne u ugovoru koji vam pošalje klijent ili dobavljač može biti besplatna i bez registracije. Čim odredite da trebate napisati ugovor, cijena se značajno razlikuje: od besplatnog predloška do nekoliko stotina eura za prilagođeni ugovor pravnika, ili fiksni mjesečni iznos kao dio sustava koji ugovor i prati i nadzire.
Točna cijena ovisi o tri čimbenika: koliko obraditelja (stranke koje obrađuju podatke u vaše ime, kao što je vaš računovodstveni paket ili alat za e-mail marketing) imate, koristite li standardni predložak ili prilagođeni ugovor, i kupujete li nešto samo jednom ili plaćate kontinuiranu uslugu koja drži ugovore ažurirane. Sam GDPR ne spominje nikakvu naknadu; cijena je stoga pitanje tržišta, a ne zakonske obveze.
Odakle dolazi iznos
GDPR propisuje što mora biti u ugovoru o obradi podataka, ali ne i što smije koštati. Pravnici koji pišu prilagođene ugovore obično naplaćuju po satu; softverske tvrtke koje nude predloške ili sustave naplaćuju fiksni iznos ili pretplatu. Besplatne verzije često postoje jer se osnovne informacije, kao što su obavezne odredbe i gdje se nalaze u Uredbi, svjesno drže dostupnima. U bazi znanja možete vidjeti koje dijelove ugovor o obradi podataka treba sadržavati, s navođenjem izvora u službenom tekstu.
Što određuje cijenu
Broj obraditelja igra veliku ulogu: samostalni poduzetnik s tri SaaS-alata ima manje posla nego poduzeće s dvadeset dobavljača, svaki sa svojom procjenom rizika. Razlika između predloška i prilagođenog rješenja također je važna: predložak je jeftiniji ali zahtijeva da sami procijenite je li prikladan za vašu situaciju, dok prilagođeni ugovor uzima u obzir specifične dogovore, kao što su prijenos podataka izvan EU-a ili potpodugovarači koje sam dobavljač angažira. Konačno, razlika je postoji li između jednokratne kupnje dokumenta ili kontinuirane usluge: ugovori postaju zastarjeli kada se dobavljač promijeni, doda se novi alat, ili se interpretacija EDPB-a ili Nadzornog tijela za zaštitu podataka promijeni.
Besplatna provjera naspram pisanja ugovora
Mnoga poduzeća ne trebaju sama pisati ugovor, već ga prime od klijenta koji se javlja kao nadzornik obrađivanja podataka. U tom slučaju pitanje nije što je pisanje skupo, već je li priloženi dokument potpun i razumno. Toj provjeri možete pristupiti besplatno: česta pitanja o tome što trebate i što ne trebate potpisati daju prvi vodič, a provjera dostavljenog ugovora može se učiniti bez registracije.
Pisanje vlastitog ugovora je moguće, ali zahtijeva da znate koji su dijelovi obavezni i koji dogovori odgovaraju vašoj situaciji. Nepotpun ugovor pruža malo sigurnosti na papiru ako nešto pođe po zlu kod obraditelja. Za poduzeća koja ne žele sama procijeniti taj rizik, predložak s objašnjenjem često je korak između besplatnog rješenja i potpuno prilagođenog.
Što dodaje pretplata
Sustav koji drži ugovore o obradi podataka aktualnim radi više od samog pružanja dokumenta: povezuje ugovor s vašim registrom obrađivanja podataka, upozorava vas kada ugovor nedostaje ili je zastario, i šalje obavijest čim se nešto promijeni što vas se tiče. To je razlika između jednokratne naknade za dokument i kontinuiranog znanja jesu li vaši ugovori još uvijek ispravni. Na stranici s cijenama navedeno je što se mjesečno naplaćuje i što je uključeno, a što nije.
Kada je pravnik ipak potreban
Za složene obrade, prijenos podataka u zemlje izvan EU-a ili sporove s dobavljačem oko sadržaja ugovora, prilagođeni je pravni savjet često najrazumniji korak. Sustav ili predložak daju strukturu i pojašnjenje, ne individualni savjet; za procjenu vaše specifične situacije, pravnik ili Ured za zaštitu podataka i slobode informacija ostaju preporučena adresa. Na kako to funkcionira možete pročitati gdje informacije na gdpria.eu dolaze i gdje je granica između pojašnjenja i savjeta.
Želite li prvo vidjeti gdje se vaše poduzeće nalazi prije nego što potrošite novac na ugovor? Besplatna brza provjera daje u nekoliko pitanja prvi indikator, i otvoriti poslovni račun može se bez obveza.